Coordination des bénévoles : trouver le bon collaborateur pour la bonne mission

Qu'est-ce que la coordination des bénévoles ?

La coordination des bénévoles consiste, au quotidien, à transformer une intention en participation effective. Elle consiste notamment à publier des offres de bénévolat sous une forme permettant aux employés de donner suite, à mettre en relation les personnes avec des activités correspondant à leurs compétences et à leur disponibilité, à gérer les inscriptions et les annulations, et à confirmer le nombre de participants auprès de l'organisme d'accueil.

C'est une réalité peu glamour, mais déterminante. Une entreprise peut disposer d'un programme financé, d'un droit rémunéré et de salariés motivés, et pourtant n'enregistrer pratiquement aucune heure, car personne n'a comblé le fossé entre l'envie d'aider et le fait de savoir à quoi s'attendre le jeudi.

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En quoi cela diffère-t-il du bénévolat d'entreprise ?

Ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, alors qu'ils ne devraient pas l'être. Le bénévolat d'entreprise désigne le programme : la politique, les droits qui y sont associés, les causes qu'une entreprise choisit de soutenir. La coordination, quant à elle, correspond au niveau opérationnel qui sous-tend ce programme.

Cette distinction est importante lorsqu'un programme n'atteint pas ses objectifs, car ces deux types de problèmes ont des causes différentes et nécessitent des solutions différentes. Un problème lié au programme relève de la politique, du budget ou du leadership. Un problème de coordination concerne la visibilité des opportunités, la possibilité de les réserver et la mise à disposition d'un personnel adéquat ; c'est généralement le moins coûteux des deux à résoudre.

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Les points où la coordination fait généralement défaut

Trois échecs en sont principalement responsables. Des offres publiées sans les détails pratiques dont un salarié a besoin pour s’engager, ce qui fait que l’annonce suscite de l’intérêt mais ne génère aucune réservation. Des inscriptions qui ne se transforment jamais en participation, car personne n’a reçu de rappel et personne ne les a remarquées. Et des organisations partenaires laissées dans l’incertitude quant aux chiffres, ce qui explique pourquoi une entreprise perd un partenaire après un seul absent.

Un quatrième facteur est d'ordre structurel. Lorsque la coordination repose sur une seule personne enthousiaste dans chaque site, la durée de vie du programme correspond à celle de son mandat. Une coordination qui s'inscrit dans un processus perdure ; celle qui repose sur une seule personne ne perdure pas.

L'indicateur à surveiller est l'écart entre le nombre d'inscriptions et le nombre d'heures effectuées. Il s'agit de l'indicateur le plus direct de la qualité de la coordination d'un programme, et il est plus utile que le seul taux d'engagement des bénévoles, qui indique un chiffre sans préciser où se situent les pertes.

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Coordination du bénévolat via une plateforme

Une plateforme logicielle dédiée au bénévolat d'entreprise gère directement la coordination. Les opportunités sont publiées sur un portail à l'image de l'entreprise ; les employés sont mis en relation avec celles-ci en fonction de leurs compétences et de leurs centres d'intérêt, puis s'inscrivent eux-mêmes ; enfin, le processus de validation et l'envoi d'e-mails de rappel se déroulent automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de faire appel à une personne pour assurer le suivi.

Comme l'inscription et les heures enregistrées figurent dans le même dossier, la participation est prise en compte de manière automatique au cours du processus, plutôt que d'être recensée a posteriori. L'écart entre les inscriptions et les heures effectuées apparaît alors dans les rapports, parallèlement au suivi des heures de bénévolat, au lieu de rester invisible jusqu'à ce que quelqu'un se demande pourquoi les totaux semblent faibles.