Suivi des heures de bénévolat : la base de données d'un programme de bénévolat

Qu'est-ce que le suivi des heures de bénévolat ?

Le suivi des heures de bénévolat consiste à enregistrer le temps que les employés consacrent à des activités bénévoles : qui a fait du bénévolat, pour quelle cause et pendant combien de temps. Cela peut sembler banal, mais il s'agit de la base de données fondamentale de tout programme de bénévolat.

Presque tout le reste en dépend. Les subventions accordées aux bénévoles sont calculées à partir des heures, les indicateurs d'engagement en découlent, et les rapports sur les réseaux sociaux s'appuient sur ces données. Si les heures sont correctement comptabilisées, tout ce qui en découle est fiable ; si elles sont erronées, tous les chiffres ci-dessus ne sont pas fiables.

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En quoi cela diffère-t-il du taux d'engagement ?

Ces deux éléments sont directement liés mais distincts : l'un correspond à la matière première, l'autre à un produit qui en découle. Le suivi des heures de bénévolat constitue l'enregistrement de base des heures effectivement effectuées. Le taux d'engagement des bénévoles est un indicateur calculé à partir de cet enregistrement, tel que la proportion d'employés ayant effectué du bénévolat.

Il s'agit d'une relation entre les données et les indicateurs. Il est impossible de calculer un taux d'engagement pertinent sans disposer de données précises sur les heures et la participation, et c'est précisément pour cette raison que le suivi est considéré comme un élément fondamental plutôt que comme une simple formalité administrative.

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Pourquoi est-il important de disposer d'un suivi précis ?

Car les enjeux liés à ces données sont bien réels. Les subventions accordées aux bénévoles sont versées en fonction des heures enregistrées ; ainsi, toute erreur coûte de l’argent à l’association. Les taux d’engagement orientent la stratégie ; par conséquent, des données erronées induisent en erreur les décideurs. Enfin, les rapports sociaux établis dans le cadre de dispositifs tels que la CSRD nécessitent de plus en plus des chiffres capables de résister à un examen minutieux.

L'erreur la plus courante est la sous-estimation. Lorsque les heures sont saisies manuellement et a posteriori, dans des tableurs, des e-mails ou de mémoire, une grande partie du travail bénévole n'est tout simplement jamais consignée, ce qui fait qu'une entreprise sous-estime systématiquement la contribution réelle de ses collaborateurs.

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Suivi des heures de bénévolat sur une plateforme

Une plateforme dédiée au bénévolat d'entreprise permet aux salariés d'enregistrer leurs heures facilement et rapidement, avec une vérification, afin que le relevé soit complet et fiable. C'est grâce à cette base solide que les subventions accordées au bénévolat, les taux d'engagement et les rapports d'impact sont fiables et ne relèvent pas de la simple conjecture.