Comment choisir entre des candidatures qui répondent toutes aux critères ?

Chaque phase de sélection en arrive au même point. La sélection préliminaire a éliminé ce qu’elle pouvait, la grille d’évaluation a fait son travail, et il reste encore plus de candidatures solides que le budget ne le permet. Les notes seules ne suffisent plus lorsque plusieurs candidats se trouvent à moins d’un point les uns des autres.

La première étape consiste à accepter qu'une égalité est une réalité, plutôt que de vouloir inventer de la précision. Ajouter des décimales à un score ne permet pas de distinguer deux candidatures que le jury estime véritablement à égalité ; cela ne fait que donner l'impression qu'un choix arbitraire a été mûrement réfléchi. Il faut dire ouvertement que la notation a rempli son rôle et qu'un deuxième critère entre désormais en jeu.

Ce deuxième critère doit être retenu avant le cycle de financement, et non pendant celui-ci. Dans la pratique, les bailleurs de fonds en utilisent quatre, qui ne sont pas interchangeables. L’équilibre du portefeuille, pour éviter de financer cinq versions d’un même projet ou dans une même région. La portée, en privilégiant la candidature qui bénéficie au plus grand nombre ou à une population moins bien desservie. L’additionnalité, en privilégiant le projet qui ne verrait pas le jour sans votre intervention. L’historique des relations, en privilégiant une organisation qui a toujours rendu compte de manière fiable de ses activités.

Chacun d’entre eux comporte un coût qui mérite d’être souligné. L’équilibre du portefeuille pénalise une excellente candidature en raison des partenaires avec lesquels elle s’associe. La portée favorise les grandes organisations capables de comptabiliser correctement le nombre de bénéficiaires. L’historique des relations ferme discrètement la porte aux nouveaux candidats, ce qui va à l’encontre de ce que la plupart des bailleurs de fonds affirment rechercher. En choisir un revient à accepter délibérément ses biais plutôt que de les découvrir au bout de trois ans d’analyse des données.

Ce qui ne fonctionne pas, c'est de s'en remettre à l'assemblée. Un comité de sélection qui tranche les ex aequo par le débat a tendance à récompenser celui qui s'exprime le mieux ou en dernier, et aboutit à des décisions que personne ne peut retracer par la suite. Le débat est utile pour faire émerger des informations que les notes n'ont pas prises en compte ; mais à lui seul, il constitue un piètre critère de départage.

Deux mesures de précaution s'imposent ici. Vérifiez à nouveau l'absence de conflits d'intérêts lors de la phase de départage, car c'est à ce moment-là que les relations personnelles risquent le plus d'influencer la décision. Et consignez quelle règle de départage a été appliquée pour chaque décision, et pas seulement le résultat.

C'est justement là tout l'intérêt de ce dossier. Un an plus tard, un candidat non retenu ou un membre du comité demandera pourquoi un projet a été financé alors qu'un autre, comparable, ne l'a pas été. Répondre « il a obtenu un meilleur score » n'est pas une option valable lorsque les scores sont identiques. Répondre « nous veillons à l'équilibre de notre portefeuille, et nous avons déjà financé deux projets dans cette région » est une réponse défendable, qui n'est valable que si elle a été consignée par écrit à l'époque.

Une plateforme de gestion des subventions regroupe dans un même dossier les notes, les évaluateurs, la décision et la justification ; ainsi, les éléments justifiant un choix serré restent disponibles en cas de contestation.