Comment organiser le bénévolat des salariés dans les petits bureaux régionaux ?

Un programme de volontariat international est presque toujours conçu en fonction du siège social, puis échoue discrètement partout ailleurs.

Le scénario de référence prévoit un événement d'équipe : quarante personnes, un partenaire caritatif local, une journée hors du bureau. Dans un bureau régional comptant six personnes, cet événement ne peut pas avoir lieu. Il n'y a pas assez de monde pour y participer, personne n'a le temps de l'organiser, et la seule personne qui pourrait s'en charger est également chargée des finances et des ressources humaines pour la région.

Ce qui fonctionne à cette échelle, c'est un paramètre par défaut différent.

L'individu prime sur le collectif. Le fait qu'une personne consacre quatre heures à une activité bénévole est tout à fait normal dans un bureau de six personnes. Cela devrait être considéré comme un résultat positif plutôt que comme un échec de l'équipe.

Les compétences priment sur la main-d'œuvre. Le bénévolat axé sur les compétences s'adapte aux situations où les activités de groupe ne le peuvent pas. Un responsable financier qui aide une association locale à tenir sa comptabilité apporte davantage qu'une même personne qui peint un mur, et cela ne nécessite aucun effectif minimum.

Identification locale, validation centrale. Le siège n’est pas en mesure de trouver des partenaires fiables dans douze pays. Les équipes sur le terrain, elles, en sont capables et savent déjà qui sont les acteurs sérieux au niveau local. Donnez-leur les moyens de proposer une initiative et d’obtenir une réponse rapide, plutôt qu’une liste préétablie ne comportant aucun partenaire à moins de 300 kilomètres d’eux.

Deux choses à éviter.

Il ne faut pas juger les petits sites sur la base de la participation en valeur absolue. Dix heures de travail pour un bureau de six personnes représentent un taux plus élevé que quatre cents heures pour un site de huit cents personnes, et le fait de ne communiquer que les chiffres globaux donne l’impression que les petits bureaux sont inactifs, alors qu’ils sont souvent les plus engagés.

Ne créez pas de poste de coordinateur local. Dans un petit bureau, cette fonction revient inévitablement à quelqu’un qui cumule déjà deux fonctions, et le programme s’arrête le jour où cette personne part.

Un droit est plus utile qu’une campagne. Les congés pour bénévolat permettent d’éviter les conflits avec le travail rémunéré, qui sont particulièrement aigus lorsque l’équipe ne dispose d’aucune marge de manœuvre.

Une plateforme logicielle dédiée au bénévolat d'entreprise permet de gérer un même programme à plusieurs échelles : un cadre unique et un ensemble de champs de reporting communs à toutes les régions, sans pour autant restreindre l'autonomie locale, avec d'une part des activités individuelles et axées sur les compétences dans les petits sites, et d'autre part des événements d'équipe lorsque les effectifs le permettent. Les heures et les compétences mobilisées sont agrégées de manière identique quel que soit le format, ce qui est essentiel pour assurer le suivi entre les différents sites.