Comment convertir les montants des subventions d'une devise à l'autre ?

Une subvention internationale est accordée dans une devise et dépensée dans une autre, et c'est précisément cet écart qui est à l'origine des problèmes de comptabilité.

La première question à trancher est de savoir quelle date sert de référence pour déterminer le taux. Trois dates entrent en ligne de compte et donnent chacune un résultat différent : la date de la décision d’octroi, la date de versement des fonds et la date à laquelle le bénéficiaire rend compte. Une subvention approuvée à un certain taux, versée trois mois plus tard à un autre taux et faisant l’objet d’un rapport à un troisième taux donne lieu à trois chiffres valables pour la même subvention, mais empêche l’équipe financière de les rapprocher.

Choisissez-en une, précisez-la dans la convention de subvention et appliquez-la de manière uniforme à l'ensemble du portefeuille. Le choix importe moins que la cohérence.

Il faut ensuite déterminer qui supporte le risque. Le Council on Foundations répertorie les approches courantes en matière de fluctuations monétaires dans le cadre des subventions internationales : verser la totalité du montant à l’avance, le placer sur un compte séquestre au taux convenu lors de la négociation, ou couvrir le risque sur toute la durée de la subvention. Chacune de ces options fait porter le risque à un acteur différent. Ce qui n’est en aucun cas envisageable, c’est de laisser cette question en suspens, car le bénéficiaire en supporte alors automatiquement le risque et ne se rend compte du manque à gagner qu’à mi-parcours du projet.

Deux pertes opérationnelles méritent d'être mentionnées, car elles auraient pu être évitées.

Double conversion. Les fonds convertis à deux reprises avant d'atteindre le bénéficiaire, généralement via une devise ou un compte intermédiaire, subissent une perte de marge à chaque étape. Les recommandations financières publiées à l'intention des bénéficiaires de subventions « UK Aid Match » soulignent qu'il s'agit là d'un coût récurrent et inutile.

Des taux défavorables proposés par un établissement inadapté. Ces mêmes notes d'orientation indiquent que les bénéficiaires obtiennent des taux nettement moins avantageux lorsqu'ils effectuent leurs conversions par l'intermédiaire de banques locales plutôt que de banques internationales. Un bailleur de fonds peut simplement remédier à cette situation en soulevant la question avant le premier versement.

Pour établir vos rapports, conservez les deux montants. Le montant exprimé dans la devise du bénéficiaire correspond à ce qu’il a réellement dépensé et à ce qui figure dans ses propres comptes. Le montant exprimé dans votre devise correspond au coût du programme pour vous. Si vous ne conservez que le montant converti, vous ne pourrez jamais répondre à une question concernant le projet lui-même.

Une plateforme logicielle de gestion des subventions enregistre l'octroi, le paiement et le rapport dans leurs devises respectives, en indiquant pour chacun le taux de change et la date correspondants, ce qui permet de garantir la cohérence entre le total du portefeuille et la réalité locale de chaque subvention. C'est également ce qui permet de garantir la comparabilité des rapports des bénéficiaires lorsque les partenaires rendent compte dans cinq devises différentes.