Comment gérer le bénévolat compte tenu des différentes législations locales ?

Une politique unique en matière de volontariat à l'international est la formule la plus courante, mais elle présente deux inconvénients à la fois : elle est trop restrictive là où les règles locales sont souples, et non conforme là où elles ne le sont pas.

Trois domaines dans lesquels cette variation est bien réelle.

Les salariés peuvent-ils faire du bénévolat pour leur propre employeur ? Cette question en surprend plus d’un. Aux États-Unis, la loi sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act) n'autorise pas les salariés à effectuer du bénévolat pour un employeur du secteur privé à but lucratif, et les directives du ministère américain du Travail relatives aux salaires et aux horaires considèrent ce temps comme des heures de travail rémunérables lorsque l'activité bénévole correspond au type de travail pour lequel le salarié est rémunéré, lorsque l'employeur la dirige ou la contrôle, ou lorsque le service n'est pas fourni librement, sans contrainte ni pression indue. Tout programme organisant des journées de bénévolat en interne aux États-Unis doit être conçu en tenant compte de ces éléments.

Congés payés pour le bénévolat. Il n'existe pas de norme commune. Certaines juridictions prévoient des congés ou le maintien du salaire pour certaines fonctions civiques spécifiques, d'autres laissent cette décision entièrement à l'employeur, et un droit à des congés pour bénévolat applicable à l'ensemble de l'entreprise s'ajoute aux obligations déjà prévues par la législation locale. Il est préférable de vérifier la situation pays par pays plutôt que de partir du principe que ce droit est uniforme.

Données relatives aux salariés. Le fait de consigner qui s'est porté volontaire, à quel moment et auprès de quelle organisation relève des données à caractère personnel des salariés. Au sein de l'Union européenne, cela soumet le programme aux obligations en matière de protection des données, notamment en ce qui concerne les délais de conservation et les personnes autorisées à consulter ces informations, ce qui constitue le même problème que celui auquel sont confrontés les programmes de subventions en ce qui concerne les données des candidats.

Vient ensuite l'aspect pratique, qui entraîne davantage de perturbations que l'aspect juridique.

Les jours fériés ne coïncident pas. Une semaine mondiale du bénévolat fixée par le siège tombera sur un jour férié national dans un pays, sur une fête religieuse dans un autre, et en pleine haute saison dans un troisième. Prévoir une période de plusieurs semaines plutôt qu'une date unique permet de résoudre la plupart de ces problèmes.

La structure mise en place repose sur un cadre unique assorti d'une configuration locale : la conception du programme et les champs de rapport sont identiques partout, tandis que les activités éligibles, la procédure d'approbation et le calendrier sont définis au niveau de chaque région.

C'est grâce à une plateforme logicielle dédiée au bénévolat d'entreprise que cela devient possible : un cadre unique pour toutes les régions sans pour autant restreindre l'autonomie locale, des formulaires et des opportunités disponibles dans les langues réellement utilisées sur vos sites, ainsi qu'un circuit de validation configuré par région plutôt que de manière centralisée.

Ce qu’aucune plateforme ne peut faire, c’est vous indiquer quelles sont les règles locales. C’est une question qui relève de votre interlocuteur juridique ou des ressources humaines dans chaque pays, et il vaut mieux la poser avant le lancement du programme plutôt qu’après la première plainte.