Comment procédons-nous à l'examen des demandes de subvention rédigées dans d'autres langues ?

Un programme ouvert à plusieurs pays recevra des candidatures que l'équipe d'évaluation ne pourra pas lire. Il existe quatre façons de gérer cette situation, qui ne sont pas équivalentes.

Exiger une seule langue. C'est l'option la plus simple, mais aussi celle qui comporte le plus grand coût caché. Elle ne supprime pas le travail de traduction, elle le fait porter par le candidat. Les organisations qui ont les moyens de faire traduire leur proposition par des professionnels sont généralement les plus grandes et celles qui disposent des meilleures ressources ; cette exigence favorise donc discrètement les grandes structures plutôt que le mérite. Si le programme a pour objectif d'atteindre de petites organisations locales, cette option va à l'encontre de son objectif même.

Tout traduire de manière centralisée. Une solution justifiable mais coûteuse, qui ajoute une étape entre la soumission et l'examen, étape qu'il est facile de sous-estimer dans le calendrier. Cela en vaut la peine pour une présélection, mais rarement pour un recrutement complet.

Recrutez des évaluateurs qui maîtrisent la langue. C'est généralement la bonne solution. Un évaluateur qui lit le texte original repère ce que la traduction ne rend pas : le registre utilisé, la connaissance qu'a l'organisme de sa propre communauté, l'adéquation entre la description budgétaire et le projet. Cela permet également d'éviter les retards. La difficulté réside dans leur recherche, ce qui relève davantage d'un problème de recrutement que d'un problème de procédure, et peut être résolu plusieurs mois avant l'ouverture de l'appel à projets.

Traduction automatique. Acceptable pour le tri, mais pas pour la prise de décision. Elle est suffisante pour comprendre le sujet d'une candidature et déterminer à quel évaluateur elle doit être transmise. Elle n'est toutefois pas suffisante pour fonder un jugement, et un refus fondé sur une traduction automatique ne peut être justifié auprès du candidat.

Il y a deux choses à régler, quel que soit l'itinéraire choisi.

Publiez les règles d'éligibilité et les critères d'évaluation dans toutes les langues acceptées par l'appel à projets. Un candidat invité à rédiger son dossier dans sa propre langue, mais évalué selon des critères qu'il ne peut lire qu'en anglais, est jugé sur la base d'un document dont il n'a jamais eu pleinement connaissance.

Conservez l'original. Les traductions sont des documents de travail ; le texte soumis fait foi. Si une décision est contestée deux ans plus tard, le dossier doit contenir ce que le demandeur a effectivement écrit, ce qui relève tout simplement des exigences en matière de piste d'audit.

Une plateforme logicielle de gestion des subventions permet de traiter simultanément un appel à projets en plusieurs langues : le formulaire, les règles d’éligibilité et les critères sont localisés, les candidatures sont stockées dans la langue dans laquelle elles ont été soumises, et un système d’acheminement envoie chaque candidature à un évaluateur chargé de l’examiner. Notre note sur la gestion d’un programme couvrant plusieurs pays, devises et langues aborde la mise en place globale de ce type de système.