Comment garantir la conformité au RGPD lorsque les demandes de subvention contiennent des données à caractère personnel ?

Les demandes de subvention regorgent de données à caractère personnel, souvent bien plus que ne le pensent les équipes. Au minimum, elles contiennent des noms et des coordonnées. Mais elles comprennent fréquemment des CV, des références, des informations financières et, parfois, des données relevant de catégories particulières, telles que des informations sur la santé, lorsque le projet concerne les soins ou le handicap.

Lorsque ces informations sont stockées sur des disques partagés, dans des boîtes de réception et dans un tableur de suivi, le programme présente un réel risque au regard du RGPD, sans qu'il n'existe de moyen clair de le gérer.

Les questions qui mettent en évidence ce fossé sont simples :

• Qui a accès à ces données, et ont-ils tous besoin de ces informations ?
• Sur quelle base légale le détenons-nous ?
• Combien de temps allons-nous le garder ?
• Que se passe-t-il lorsqu'un candidat nous demande de supprimer ses données ?

Dans un système basé sur des dossiers et une boîte de réception, personne ne peut répondre à ces questions avec certitude. Une simple demande d'accès aux données personnelles ou de suppression se transforme en une recherche manuelle à travers plusieurs systèmes.

Nous constatons que les équipes soucieuses de la conformité, en particulier dans les secteurs réglementés et au sein des organisations composées de plusieurs entités, s'efforcent de faire en sorte que les données à caractère personnel soient gérées par la plateforme elle-même :

• Un accès basé sur les rôles, afin que chacun ne voie que ce dont il a besoin dans le cadre de son travail.
• Des délais de conservation définis qui entraînent la suppression automatique des données.
• Consentement obtenu au moment de la demande.

L'objectif est de faire en sorte que le RGPD soit intégré dès la conception du système, plutôt que de compter sur la bonne volonté de chaque membre de l'équipe pour qu'il agisse correctement.