Comment assurons-nous la traçabilité de chaque décision relative à l'octroi d'une subvention ?

Les acteurs du monde de la gouvernance et de la finance ont tendance à poser une question d'une simplicité trompeuse : « Montrez-moi comment cette subvention a été attribuée. »

Cela semble facile jusqu'à ce qu'on essaie d'y répondre dans un contexte classique, où la prise de décision est répartie entre :

• Un e-mail confirmant la liste des candidats présélectionnés.
• Une feuille de calcul qui a depuis été écrasée.
• Un accord verbal que personne n'a consigné par écrit.

À ce stade, le programme a en réalité échoué face à ses propres contrôles internes. Non pas parce qu'un incident s'est produit, mais parce qu'il ne peut pas prouver qu'il n'y en a pas eu.

Nous avons vu ce phénomène se manifester de manière dérangeante :

• Un candidat non retenu invoquant un préjugé.
• Un audit interne qui procède à un échantillonnage aléatoire.
• Un nouveau responsable des subventions qui cherche à comprendre pourquoi un bénéficiaire de longue date a été financé année après année.

Dans chaque cas, l'absence d'un historique continu transforme une simple formalité en une situation d'urgence.

La solution la plus fiable consiste à faire générer automatiquement la piste d'audit par le flux de travail : qui a soumis le document, qui l'a relu, quelle note a été attribuée, qui l'a approuvé et à quelle date. Il ne faut pas la tenir à la main, car un journal manuel présente toujours des lacunes précisément là où on en a le plus besoin.

En procédant ainsi, pour reconstituer une décision, il suffit de consulter le dossier, sans avoir à interroger toutes les personnes qui étaient présentes dans la salle.