Comment gérer les dons d'entreprise et les dons de contrepartie à partir d'une seule et même plateforme ?

Les programmes de dons et de dons jumelés se développent presque toujours par accumulation plutôt que de manière planifiée.

Une année, on met en place un formulaire de demande de don. L'année suivante, on y ajoute un dispositif de dons jumelés. Les versements sont suivis dans un tableur financier. Les validations se font par e-mail.

Chaque élément est pris isolément. Mais il n'existe aucun registre indiquant ce que l'entreprise a versé, à qui, ni si la contribution de contrepartie d'un salarié a effectivement été approuvée et versée.

On perçoit les tensions de part et d'autre :

• Les salariés perdent confiance dans le programme de contribution équivalente, car ils soumettent une demande et n'obtiennent jamais de réponse. Le taux de participation baisse.
• L'entreprise ne peut pas répondre facilement à une question élémentaire posée par la direction, à savoir « quel montant total avons-nous versé cette année, et à quelles causes ? », sans devoir rassembler manuellement les informations provenant de plusieurs sources.

Il y a également un aspect lié à la conformité, car les dons versés à certaines organisations peuvent nécessiter une vérification avant que les fonds ne soient débloqués.

Les équipes qui parviennent à maîtriser ce processus mettent en place un guichet unique pour l'ensemble du dispositif. Un point de contact unique pour les demandes de dons et les demandes de contribution de contrepartie des salariés, où les validations sont acheminées et consignées, et où chaque don est enregistré dans le cadre d'un budget.

Le suivi et la déclaration des dons deviennent alors une procédure courante. Les salariés reçoivent effectivement un retour d'information sur leurs demandes de remboursement. Et le total en fin d'année fait l'objet d'une simple demande de renseignements, et non plus d'une enquête.