Comment gérons-nous l'évaluation des demandes de subventions de recherche et le suivi des étapes clés des projets ?

Le financement de la recherche est particulièrement exigeant, car il impose à une équipe de mener à bien deux tâches difficiles, souvent avec le même effectif réduit.

La première consiste à mettre en place un processus d'évaluation par les pairs fiable :

• Recrutement d'experts externes chargés de l'évaluation.
• Gestion des conflits d'intérêts.
• Recueillir les évaluations structurées dans les délais impartis.

Ce problème de coordination se traduit souvent par de longues chaînes d'e-mails et des agendas personnels.

La deuxième consiste à superviser des projets financés qui peuvent s'étendre sur plusieurs années, en respectant des étapes clés et des échéances de remise de rapports qui doivent être suivies de près. Il arrive parfois que le versement de la tranche suivante de financement dépende de la réalisation d'une étape clé.

Lorsque le suivi des tâches se fait par e-mail et que les étapes clés sont consignées dans un tableur ou restent dans la tête de quelqu'un, deux choses passent à la trappe :

1. Il devient impossible de prouver la responsabilité des évaluateurs.
2. Les échéances des projets passent inaperçues, jusqu’à ce qu’un bénéficiaire soulève un problème.

Nous constatons que les organismes de financement de la recherche sont particulièrement exposés lors des audits. Ils doivent démontrer à la fois que la sélection a été rigoureuse et exempte de conflits d'intérêts, et que les projets financés ont fait l'objet d'un suivi conforme aux engagements pris.

Les équipes qui maîtrisent bien ce processus relient ces deux étapes au sein d'un même flux de travail. L'évaluation par des experts s'effectue via un processus structuré et consigné, puis le suivi des étapes clés et des rapports pour les projets financés s'effectue dans le même système. La chaîne allant de « pourquoi nous avons financé ce projet » à « quels résultats ont été obtenus jusqu'à présent » est ininterrompue et vérifiable.