Comment pouvons-nous rendre notre processus d'évaluation des demandes de subvention plus cohérent et plus équitable ?

L'équité dans l'octroi de subventions finit généralement par être compromise d'une manière que personne n'avait prévue.

Un évaluateur garde les critères en tête et attribue ses notes à l'instinct. Un autre rédige des commentaires, mais n'attribue pas de notes. Un troisième se montre plus sévère le mardi. Aucun d'entre eux n'agit de mauvaise foi. Mais il en résulte que la réussite d'un candidat peut dépendre autant de la personne qui a lu son dossier que de la qualité du projet.

Cela devient un véritable problème dès lors qu'une décision est remise en cause, que ce soit par un candidat non retenu, un membre du conseil d'administration ou un auditeur. L'équipe se trouve alors dans l'incapacité d'expliquer, de manière cohérente, pourquoi un projet a été financé alors qu'un autre, similaire, ne l'a pas été.

On observe également le risque inverse. Certaines équipes, tellement soucieuses de justifier leurs décisions, documentent de manière excessive et informelle, dispersant leurs justifications dans des e-mails et des notes personnelles qu’il est impossible de rassembler par la suite.

Les équipes qui y parviennent procèdent comme suit :

• Fournissez à chaque évaluateur la même grille d'évaluation, avec des critères pondérés en fonction des objectifs du programme.
• Enregistrez chaque note et sa justification dans le cadre du flux de travail, et non dans vos boîtes de réception.

Lorsque l'IA est utilisée, elle peut attribuer une note préliminaire ou signaler des éléments par rapport à cette même grille d'évaluation afin d'accélérer le travail des évaluateurs. Cependant, la grille d'évaluation et la décision finale relèvent de la responsabilité de l'équipe.

Les avantages sont doubles. Les candidats sont évalués selon les mêmes critères, et chaque décision peut être justifiée par des éléments concrets.