Comment pouvons-nous réduire le temps que notre équipe consacre à l'examen des demandes de subvention ?

C'est pendant la période d'évaluation que les équipes chargées des petites subventions s'épuisent en silence.

Nous avons vu des responsables relire deux cents formulaires de candidature interminables, reporter manuellement les informations essentielles dans une grille d'évaluation et relancer les candidats pour obtenir le seul document qu'ils avaient oublié de joindre. Tout cela avant même que l'évaluation proprement dite ne commence.

Ce travail essentiel, à savoir déterminer quels projets méritent d'être financés, se retrouve relégué au temps qui reste après la préparation manuelle. Et comme tout le monde est fatigué lorsqu'on arrive au bas de la pile, les dernières candidatures sont souvent examinées avec moins d'attention que les premières. Ce n'est juste pour personne.

Les activités qui prennent le plus de temps sont étonnamment toujours les mêmes :

• Vérification des conditions d'éligibilité pouvant être automatisée dès la phase de remplissage du formulaire.
• Les mêmes informations sont retapées à partir de l'application dans un tableau de synthèse.
• Il n'y a pas de résumé permettant d'avoir une vue d'ensemble, ce qui oblige les relecteurs à lire chaque mot pour repérer les quelques éléments importants.

Les équipes qui parviennent à résoudre ce problème adoptent deux mesures. D’une part, elles intègrent les critères d’éligibilité directement dans le formulaire de candidature, de sorte que les demandes hors critères ne parviennent jamais aux évaluateurs. D’autre part, elles confient à l’IA la rédaction d’un résumé structuré de chaque candidature (objet de la demande, budget, adéquation) que l’évaluateur peut vérifier et utiliser comme base de travail.

Le jugement reste entièrement humain. Ce qui disparaît, c'est la charge administrative qui l'entoure.