Comment pouvons-nous remplacer les tableurs pour la gestion des demandes de subventions ?

Presque toutes les équipes que nous accueillons arrivent avec une feuille de calcul « principale » et une certaine inquiétude à ce sujet.

Au départ, il s'agissait d'un simple outil de suivi. Puis, onglet après onglet, il est devenu la colonne vertébrale de l'ensemble du programme. Le problème ne réside pas dans le tableur en lui-même, mais dans le fait de l'utiliser comme système d'enregistrement officiel pour un processus de financement soumis à une réglementation.

C'est là que ça commence à ne plus fonctionner :

• Le système plante dès que deux personnes le modifient en même temps.
• L'historique des versions disparaît, ce qui fait que personne ne peut dire quelle version est la plus récente.
• Il arrive que des formules soient modifiées par inadvertance, et personne ne s'en rend compte avant que, des mois plus tard, un chiffre ne semble erroné.

Et le plus grand problème de tous : lorsqu'un auditeur ou un membre du conseil d'administration demande « qui a décidé de financer cela, et sur quelle base ? », le tableur ne peut pas répondre. La décision a été prise dans un fil de discussion par e-mail qui a depuis été perdu.

En général, une seule personne maîtrise l'ensemble du dossier. Cela rend le programme vulnérable. Lorsque cette personne est en congé, le programme est de fait mis en pause.

Le fait de regrouper la réception des dossiers, les vérifications d'éligibilité, l'évaluation et les décisions au sein d'un flux de travail configuré ne signifie pas pour autant renoncer à toute structure. Cela signifie simplement que cette structure est enfin appliquée, consignée et partageable. Le tableur peut rester un bloc-notes personnel. Il cesse simplement d'être le support sur lequel repose le programme.