Comment gérer un programme de subventions avec une équipe très réduite ?

Un nombre surprenant de fondations d'entreprise gèrent des budgets importants avec une seule personne. Un coordinateur, éventuellement aidé d'un collègue à temps partiel en période de forte activité.

Ce n’est jamais l’ambition ni le souci qui constituent un frein. C’est le nombre d’heures dans une journée. Et ces heures ne se déroulent pas comme on le souhaiterait. Elles sont accaparées par les aspects mécaniques du cycle :

• Accusés de réception des demandes.
• Envoi de rappels.
• Récupération des documents manquants.
• Mise en forme d'une liste restreinte en vue de sa validation.
• Réalisation manuelle du rapport de fin d'année.

Le travail de terrain proprement dit, c'est-à-dire discuter avec les bénéficiaires et comprendre ce qui fonctionne, se contente de ce qui reste. Ce qui est souvent très peu.

Il existe également un risque lié à la résilience dans ce cas. Lorsque tout repose sur les tâches manuelles et routinières d'une seule personne, un congé ou un départ peut paralyser l'ensemble du programme, et il n'existe aucun processus documenté permettant à un remplaçant de prendre le relais.

Les équipes qui réussissent à cette échelle font deux choses :

1. Ils uniformisent le traitement des dossiers, de sorte que chaque demande est transmise dans son intégralité et de manière comparable, ce qui élimine complètement les allers-retours.
2. Elles automatisent les tâches répétitives et soumises à des délais (rappels, mises à jour de statut, élaboration de rapports), ce qui permet de consacrer le temps des collaborateurs à la prise de décision et aux relations humaines.

Le but n'est pas d'en faire davantage. Il s'agit d'empêcher que ce programme ne devienne insidieusement un deuxième emploi à temps plein pour lequel personne n'a été embauché.