- Les critères d'éligibilité ne constituent plus un ensemble unique de règles. Un programme mis en œuvre dans douze pays présente rarement les mêmes conditions dans chacun d'entre eux ; les règles doivent donc s'appliquer en fonction du lieu de résidence du candidat, sous peine d'être erronées dans certains cas.
- La devise doit être déterminée avant l'ouverture de l'appel à projets, et non au moment du paiement. La devise dans laquelle le candidat établit son budget, le taux applicable et la date de référence constituent trois décisions distinctes ; laisser l'une d'entre elles implicite entraîne des litiges lors de la clôture du dossier.
- Les bénéficiaires subissent une double perte financière lors de la conversion. Les recommandations de UK Aid Match soulignent le problème de la double conversion : les fonds sont convertis à leur réception, puis à nouveau lors de leur utilisation, aux taux en vigueur dans les banques locales, ce qui réduit d'emblée le montant de la subvention avant même que les travaux ne commencent.
- La langue relève de la révision, et non de la traduction. L'acceptation des candidatures dans plusieurs langues ne fonctionne que si les fichiers sont transmis aux évaluateurs maîtrisant ces langues, et si les critères d'évaluation ont la même signification dans chacune d'elles.
Un programme international de subventions est un programme dans lequel les candidats, et souvent les fonds, franchissent les frontières. Ce simple fait modifie quatre aspects qu’un programme national peut laisser sous-entendus : qui est éligible, comment l’organisation est évaluée, dans quelle devise les montants sont libellés et dans quelle langue le dossier est examiné.
Aucune de ces questions n'est difficile d'un point de vue conceptuel. Elles deviennent difficiles parce qu'elles sont généralement soulevées en cours de session, une fois l'appel à candidatures publié, lorsqu'un candidat pose une question à laquelle personne n'avait prévu de réponse.
Les critères d'éligibilité ne se résument plus à un ensemble unique de règles
La première idée reçue à abandonner est celle selon laquelle un ensemble unique de critères d'éligibilité pourrait s'appliquer à tous les pays. Les formes juridiques varient, tout comme la définition d'un organisme caritatif agréé, et les seuils pertinents : une durée minimale d'activité jugée raisonnable sur un marché peut exclure la majeure partie du secteur sur un autre.
Un ensemble de règles globales présente donc un défaut dans l'un des deux sens suivants : soit il est suffisamment souple pour s'adapter à la juridiction la moins stricte, auquel cas il ne filtre pratiquement rien dans la juridiction la plus stricte ; soit il est suffisamment strict pour s'adapter à la juridiction la plus stricte, auquel cas il exclut des organisations que vous auriez souhaité financer.
La solution viable consiste à appliquer des règles en fonction de la localisation de chaque candidat, définies une seule fois et évaluées au moment du dépôt de la candidature. La configuration est plus coûteuse, mais cela fait toute la différence entre une étape de présélection qui fonctionne partout et une autre qui ne fonctionne qu’au siège.
La publication de ces règles par pays est tout aussi importante que leur application. Le principal bénéficiaire est le candidat qui peut vérifier les conditions applicables dans son propre pays avant de consacrer deux jours à remplir un formulaire ; cela permet de réduire d'emblée le nombre de candidatures non éligibles.
Évaluer une organisation dont il est difficile de vérifier la fiabilité
La diligence raisonnable nationale s'appuie sur des registres que le bailleur de fonds sait interpréter. Au niveau international, le registre peut être rédigé dans une autre langue, présenter une structure différente ou ne pas être accessible au public.
Pour les fondations privées américaines, il existe deux voies reconnues pour octroyer des subventions à des organisations étrangères : procéder à une évaluation d’équivalence afin de déterminer si le bénéficiaire est assimilable à un organisme caritatif public américain, ou exercer un contrôle sur l’utilisation des fonds alloués. Ces deux voies impliquent des obligations différentes en matière de documentation et de reporting, et le choix de l’une ou de l’autre dépend du bénéficiaire et de la subvention en question. Il s’agit d’une question fiscale ayant des conséquences concrètes ; elle relève donc davantage d’un conseil juridique que d’un simple modèle type.
Les bailleurs de fonds hors des États-Unis sont confrontés à un problème similaire, mais exprimé en des termes différents : ils doivent s’assurer que le bénéficiaire existe bel et bien, qu’il est bien ce qu’il prétend être et qu’il est en mesure de justifier l’utilisation des fonds. Quel que soit le cadre, l’exigence pratique reste la même : les pièces justificatives doivent être enregistrées dans le dossier de la subvention plutôt que de rester dans la boîte mail du chargé de programme.
Devise : trois décisions prises avant l'ouverture de l'appel
C'est souvent sur la question des devises que les programmes internationaux perdent de l'argent et nuisent à leur image, mais cela peut être entièrement évité en prenant trois décisions à l'avance.
Dans quelle devise le candidat établit-il son budget ? Dans la sienne, ce qui rend le budget réaliste mais complique la comparaison entre les candidatures, ou dans la vôtre, ce qui a l'effet inverse ? Les deux options sont défendables. Ne pas se prononcer revient à recevoir les deux.
Quel taux, et à quelle date ? Le taux en vigueur au moment du dépôt de la demande, de l'attribution de la subvention ou du versement. Ces taux peuvent varier considérablement au cours d'un cycle de six mois, et c'est au demandeur qu'il revient de gérer cette différence, sauf indication contraire de votre part.
Qui prend en charge la différence entre l'octroi de la subvention et son versement ? Si une subvention est octroyée dans une devise et versée dans une autre plusieurs mois plus tard, quelqu'un doit absorber la variation. Le Council on Foundations souligne depuis longtemps que l'exposition au risque de change constitue un risque permanent dans le cadre des subventions internationales, et il s'agit d'un risque qui doit être pris en charge de manière délibérée, et non par défaut.
Il existe un autre coût que les bailleurs de fonds perçoivent rarement. Les recommandations publiées dans le cadre du programme « UK Aid Match » mettent en évidence le problème de la double conversion : les fonds, convertis une première fois à leur réception puis une seconde fois lors de leur dépense, aux taux bancaires locaux, peuvent réduire considérablement le montant d’une subvention avant même que les activités du programme ne commencent. Un bénéficiaire faisant état d’une sous-utilisation de son budget peut tout simplement avoir perdu la différence lors de la conversion initiale.
Les modalités pratiques de la conversion des montants des subventions d'une devise à l'autre méritent une réponse à part entière, et cette décision doit figurer dans la convention de subvention plutôt que dans un e-mail de suivi.
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Examiner des candidatures rédigées dans des langues que votre équipe ne maîtrise pas
Le fait d'accepter des candidatures rédigées en plusieurs langues relève davantage d'un problème de vérification que d'un problème de traduction. Trois conditions doivent être remplies.
Les évaluateurs qui lisent la langue doivent recevoir les dossiers dans cette langue, ce qui fait de l’acheminement une question linguistique autant que thématique. La traduction automatique est utile pour le tri, mais peu fiable pour l’évaluation, en particulier lorsqu’une candidature repose sur des nuances dans la description d’une communauté ou d’une méthode. De plus, les critères doivent avoir la même signification dans chaque langue, ce qui pose un problème de rédaction : une grille d’évaluation traduite de manière approximative donne lieu à des notes non comparables, même si chaque évaluateur l’applique avec le plus grand soin.
Cette erreur courante est plus subtile qu’une simple erreur de traduction. Lorsque les demandes rédigées dans la langue du siège sont lues par des évaluateurs expérimentés et que les autres sont transmises à la première personne disponible, la langue de dépôt devient discrètement un critère d’évaluation. Vérifier une fois par an les résultats en fonction de la langue de dépôt est le moyen le plus simple de déterminer si c’est effectivement le cas.
Notre réponse concernant l'examen des demandes de subvention rédigées dans d'autres langues fournit des précisions détaillées sur le processus de traitement.
Données, conformité et emplacement des dossiers
Les demandes de subvention contiennent des données à caractère personnel, et leur transfert transfrontalier les soumet à des régimes de protection des données qui diffèrent d'un pays à l'autre. Pour les demandeurs européens, les obligations découlant du RGPD en matière d'octroi de subventions s'appliquent quel que soit le lieu d'implantation du bailleur de fonds, ce qui a une incidence sur les données collectées, leur durée de conservation et les personnes autorisées à y avoir accès.
La localisation des données, c'est-à-dire le lieu où les données sont physiquement stockées, est une question distincte de celle de la protection des données et constitue de plus en plus une exigence à part entière dans le cadre des marchés publics. Il est important de la définir dès le départ pour toute plateforme, car elle est rarement modifiable par la suite.
Les obligations en matière de rapports se multiplient également. Un même programme peut être tenu de fournir différents rapports de bénéficiaires, dans des formats variés, à différentes autorités, sans compter la vue d'ensemble que le conseil d'administration souhaite obtenir. C'est en définissant les champs communs dès la phase de conception que l'on rend cette consolidation possible, sans avoir à recourir à un traitement manuel pays par pays.
Les limites, énoncées clairement
Opérer à l'international engendre des coûts réels, et il est honnête de le reconnaître. Les procédures de vérification prennent plus de temps, la conversion monétaire entraîne une perte de valeur, et la traduction ainsi que l'acheminement allongent le cycle de plusieurs semaines. Un programme qui finance chaque année une poignée de petites subventions à l'étranger peut constater que les frais généraux dépassent les avantages, et il est tout à fait légitime de se concentrer sur un nombre plus restreint de pays.
Une standardisation excessive constitue l'autre écueil. Un formulaire unique à l'échelle mondiale, une grille d'évaluation unique et un ensemble unique de seuils permettent d'obtenir des données comparables, mais favorisent systématiquement les candidats qui correspondent au profil du marché pour lequel le programme a été conçu. La comparabilité et l'équité s'opposent ici, et cette tension, loin d'être résolue, est simplement gérée.
Et rien de tout cela n'est déterminé par un logiciel. Le choix de la devise, du taux de change, de la procédure de vérification, ainsi que le sort réservé aux fonds non dépensés relèvent de décisions politiques. Une plateforme veille à leur application cohérente une fois qu'elles ont été prises, et veille tout aussi rigoureusement à leur absence lorsqu'elles n'existent pas.
Comment « Optimy » gère les programmes de subventions internationaux
Optimy applique automatiquement les critères d’éligibilité dès le dépôt de la candidature, en fonction des conditions définies selon la localisation du candidat ; c’est ce mécanisme qui permet à un même programme de fonctionner selon douze ensembles de règles différents sans avoir à créer douze formulaires distincts. Les candidatures sont recueillies dans la langue des candidats, et les droits d’accès des évaluateurs déterminent qui peut consulter quels fichiers ; les notes attribuées par chaque évaluateur restent confidentielles jusqu’à la clôture de la période d’évaluation. La plateforme est conforme au RGPD par défaut, et chaque décision ainsi que chaque document sont conservés dans le dossier de subvention, constituant ainsi une piste d’audit à la disposition de l’autorité compétente en cas de demande ultérieure.
La gestion des devises et la localisation des données dépendent de la configuration du programme et du forfait choisi ; il est donc préférable d'aborder ces points spécifiquement plutôt que de partir de suppositions. Prenez rendez-vous pour une démonstration avec la liste des pays qui vous concerne et nous pourrons passer ces points en revue ensemble.
Si vous comparez différentes plateformes, notre guide des meilleurs logiciels de gestion des subventions aborde les aspects liés au périmètre de fonctionnement, aux tarifs et à l'hébergement. Pour avoir une vision complète de la gestion d'un programme international, consultez également notre réponse sur les programmes de subventions dans différents pays, devises et langues, ou la page consacrée à la gestion des subventions.
