- La phase de la lettre d'intention est un filtre mis en place par le bailleur de fonds, et non un document que le candidat doit peaufiner. Les termes « lettre d'intention », « lettre de demande d'informations » et « note de concept » désignent tous la même chose : une première soumission succincte qui permet de déterminer si une candidature complète mérite qu'on y consacre du temps.
- Il ne s'agit pas d'une vérification des critères d'éligibilité. L'éligibilité est binaire et relève de la logique du formulaire. Une lettre d'intention permet de répondre à une question à laquelle aucune règle ne peut répondre, à savoir si ce projet correspond au type de projet que le programme souhaite financer.
- Cinq questions suffisent généralement, et celle qui fait le plus la différence est : « Pourquoi cet appel ? ». Un candidat qui envoie la même lettre d'intention à douze bailleurs de fonds ne peut pas y répondre de manière convaincante.
- Cette étape n'est utile que si le délai de réponse est court. Une lettre d'intention (LOI) dont la réponse prend six semaines ne fait que prolonger l'attente du candidat sans lui épargner aucune charge de travail.
La phase de lettre d'intention consiste en une première soumission succincte qui permet à un bailleur de fonds d'indiquer à un candidat s'il vaut la peine de rédiger une proposition complète. Le candidat envoie un ou deux pages. Le bailleur de fonds répond par une invitation ou un refus. L'objectif de cette phase est d'éviter au candidat et au comité d'évaluation le coût lié à une candidature rejetée.
La quasi-totalité des publications consacrées aux lettres d'intention s'adresse à ceux qui les rédigent. Voici le point de vue de l'autre côté du bureau : comment préparer le terrain, quelles questions poser et comment prendre une décision.
Lettre d'intention, lettre de demande d'informations, note conceptuelle
Trois appellations pour une même étape. Le terme « lettre d'intention » est le plus couramment utilisé dans le domaine des subventions accordées par les entreprises et les fondations ; la « lettre de demande d'informations » apparaît plus souvent dans le secteur philanthropique nord-américain ; quant à la « note conceptuelle », elle est couramment utilisée dans les domaines de la recherche et du développement international.
Ces différences sont d’ordre formel plutôt que de fond. Ces trois termes désignent tous une première soumission succincte et non contraignante, que le bailleur de fonds examine afin d’évaluer l’adéquation du projet avant de lancer la procédure de candidature complète. Si un appel à projets utilise un terme et que les candidats en évoquent un autre, ils font en réalité référence à la même chose.
Ce qui importe davantage que le nom, c'est de savoir si cette étape donne lieu à une décision. Une lettre d'intention que chacun est invité à développer pour en faire une proposition complète ne constitue pas un critère de sélection. Il s'agit simplement d'un formulaire supplémentaire.
À quoi sert réellement la scène ?
La phase de lettre d'intention permet de répondre à une question à laquelle aucune règle d'éligibilité ne peut répondre : s'agit-il du type de projet que ce programme souhaite financer ?
L'éligibilité est binaire et mécanique. Une organisation est soit une association à but non lucratif enregistrée, soit elle ne l'est pas. Elle exerce ses activités soit dans la région éligible au financement, soit elle ne le fait pas. Ces conditions relèvent de la logique du formulaire, appliquée au moment de la soumission, et ne nécessitent aucune intervention humaine.
La pertinence, c'est autre chose. Une candidature peut remplir toutes les conditions publiées et pourtant ne pas convenir à l'appel à projets : il peut s'agir d'un organisme approprié proposant un type d'action inadapté, ou d'une action que le programme a financée il y a trois ans et dont il s'est depuis détourné. Pour en juger, il faut une personne, et cela ne prend que quelques minutes lorsque le dossier ne fait que deux pages au lieu de quarante.
Ce ratio constitue l'argument économique fondamental en faveur de cette étape.
Quand est-il judicieux de passer par une phase de lettre d'intention ?
C'est rentable lorsque ces trois conditions sont réunies.
La rédaction d'une candidature complète est coûteuse. Si la rédaction d'une proposition complète prend une journée au candidat, cette étape ajoute des difficultés sans apporter grand-chose en contrepartie. Si cela prend des semaines, comme c'est souvent le cas pour les propositions de recherche et de financement, cette étape permet d'économiser un réel travail.
Vous rejetez la plupart des demandes qui vous sont adressées. Un programme qui ne finance qu'une demande sur trois n'apporte pas grand-chose. Un programme qui n'en finance qu'une sur vingt impose à dix-neuf organisations un travail qui aurait pu être évité.
Vous pouvez répondre rapidement. C'est la condition qui est le plus souvent négligée. Une lettre d'intention (LOI) pour laquelle il faut six semaines pour obtenir une réponse ajoute une étape supplémentaire à l'attente du candidat sans pour autant alléger ses efforts. Si le comité n'est pas en mesure de traiter les lettres d'intention en deux semaines environ, cette étape alourdit le processus au lieu de le faciliter.
Cela ne vaut pas la peine de postuler à un programme fermé où les candidats sont invités directement, ou dont le nombre de candidatures est suffisamment restreint pour permettre de lire l'intégralité de chaque dossier.
Les cinq questions à poser dans une lettre d'intention
Les formulaires de lettre d'intention trop longs vont à l'encontre du but recherché. Cinq questions, auxquelles on peut répondre en une quinzaine de minutes, suffisent généralement pour prendre une décision.
- Qui pose la question ? Nom de l'organisation, statut juridique, pays d'activité et une ligne décrivant son activité.
- Ce qu'ils proposent de faire. Un paragraphe. Ni une méthodologie, ni un plan de travail.
- À qui s'adresse-t-il et à quelle échelle ? Quelle est la population visée et, approximativement, combien de personnes cela représente-t-il ?
- Montant approximatif demandé et coût total du projet. Une fourchette suffit. L'objectif est de déterminer si la demande s'inscrit dans votre fourchette de financement.
- Pourquoi cet appel à projets ? Un paragraphe établissant le lien entre le projet et les priorités publiées. C'est cette question qui permet en grande partie de faire le tri, car c'est celle à laquelle un candidat envoyant la même lettre d'intention à douze bailleurs de fonds ne peut pas répondre de manière satisfaisante.
Tout le reste peut attendre le formulaire de candidature complet. Demander un budget détaillé ou un modèle logique complet au stade de la lettre d'intention revient à engendrer les coûts que cette étape est justement censée éviter.
Une lettre d'intention ne constitue pas une vérification d'éligibilité
Confondre les deux constitue l'erreur de conception la plus courante, et elle s'avère coûteuse dans les deux sens.
Appliquer les critères d'éligibilité dans le cadre de l'examen des lettres d'intention revient à examiner des dossiers qu'une règle aurait dû rejeter dès leur réception. Appliquer ces critères sous forme de règle automatisée signifie que le programme rejette des propositions sur la base de mots-clés et passe à côté de propositions qu'il aurait dû retenir.
La procédure à suivre est la suivante : l'éligibilité est vérifiée en premier lieu, de manière automatique, avant même que le formulaire de lettre d'intention (LOI) n'accepte une candidature. Ensuite, la LOI est examinée par une personne afin de vérifier qu'elle répond aux critères requis. Notre guide sur la sélection automatisée des demandes de subvention présente les cinq étapes auxquelles celle-ci se rattache.
Comment présélectionner les lettres d'intention sans avoir à recommencer tout le processus d'évaluation
À ce stade, le risque est de tomber dans la sur-ingénierie. Une grille d’évaluation pondérée comportant six critères et des repères bien définis est l’outil approprié pour les propositions complètes. Appliquée à une lettre d’intention de deux pages, elle donne une fausse impression de précision, car le contenu de la page n’est pas suffisant pour distinguer un 6 d’un 7.
Trois pratiques permettent de respecter le principe de proportionnalité.
Décidez, ne donnez pas de note. Acceptez, refusez ou mettez en attente. Trois issues possibles, un seul évaluateur, avec un deuxième avis uniquement pour les cas mis en attente.
Rédigez une phrase expliquant le raisonnement derrière chaque décision. Pas à l'intention du candidat, mais pour le dossier. Six mois plus tard, quand quelqu'un demandera pourquoi une organisation réputée a été refusée avant même que quiconque n'ait lu sa proposition, cette phrase constituera la réponse.
Lisez-les par lots, et non pas à la file. L'adéquation est relative. Les évaluateurs qui examinent les lettres d'intention une par une au fur et à mesure de leur réception appliquent un critère variable. Ceux qui en lisent quarante d'un seul coup appliquent un critère cohérent.
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Que dire aux candidats que vous refusez ?
Un refus de lettre d'intention est la meilleure expérience que puisse offrir un bailleur de fonds à moindre coût, et la plupart des bailleurs de fonds la gaspillent.
Le candidat a consacré quinze minutes à sa candidature et se voit opposer un refus avant même d'avoir dû y consacrer trois semaines. C'est une faveur, et cela passe ainsi si le message précise quelles priorités publiées le projet ne respectait pas. En revanche, cela ressemble à un rejet si le message indique que le programme a reçu de nombreuses candidatures de grande qualité.
Deux lignes suffisent : une raison précise et une indication précisant s'ils sont invités à postuler lors d'un prochain appel à projets. Les bailleurs de fonds qui procèdent ainsi reçoivent, l'année suivante, des lettres d'intention mieux ciblées de la part des mêmes organisations, ce qui constitue le rendement composé de cette étape.
Où se situe la phase de la lettre d'intention ?
Cette étape s'inscrit dans la phase préalable à l'attribution, entre la publication de l'appel à projets et le dépôt du dossier complet. Elle modifie la structure du cycle plutôt que de le compléter : une évaluation approfondie est remplacée par un filtrage rapide suivi d'une évaluation plus succincte.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'appel à candidatures qui précède cette étape, consultez notre guide sur le lancement d'un appel à candidatures. Quant au sort réservé aux propositions retenues par la suite, c'est au tour du jury d'évaluation et de sa grille d'évaluation d'intervenir ; notre note sur la réduction du temps consacré par les évaluateurs aborde ce même problème du point de vue du jury.
Comment « Optimy » gère un processus en deux étapes
Optimy applique automatiquement les critères d'éligibilité dès la soumission, en fonction des conditions définies selon la localisation du candidat, puis propose un bref questionnaire avant le formulaire complet, ce qui permet de filtrer les demandes non éligibles ou hors champ en quelques minutes plutôt qu'en plusieurs semaines. Les candidats sélectionnés ont alors accès au formulaire complet. Les candidats refusés reçoivent une réponse immédiate, plutôt qu'à la fin de l'appel à candidatures.
Ces deux étapes font partie du même dossier ; ainsi, la lettre d’intention (LOI), la décision, la motivation et la proposition complète sont regroupées tout au long du cycle de traitement de la demande. Consultez la page consacrée au logiciel de gestion des subventions ou les pages relatives aux subventions de recherche si vos appels à projets s’appuient sur des notes de synthèse. Pour vous guider dans votre propre processus en deux étapes, prenez rendez-vous pour une session d’accompagnement.
