Vous travaillez pour une fondation et êtes toujours à la recherche des meilleures pratiques ? Les organisations philanthropiques consacrent beaucoup de ressources à la planification et au renforcement de leur stratégie de RSE. Nombre d'entre elles soutiennent des causes importantes en versant des fonds à des organisations à but non lucratif, et sont constamment à la recherche de moyens d'accroître leur impact social.
En tant que professionnel de la philanthropie, vous devez rechercher et adopter de meilleures méthodes pour aider les organisations à but non lucratif à accomplir leur mission. L'un des aspects de l'octroi de subventions qui est souvent négligé est la manière de lancer et de gérer efficacement un appel à candidatures d'une manière qui soit bénéfique à la fois pour vous et pour les organisations sans but lucratif que vous cherchez à soutenir.
Vous envisagez de lancer un appel à candidatures qui vous permettra de soutenir financièrement une cause, mais vous ne savez pas par où commencer ? Pour vous guider dans le processus d'un appel à candidatures pour des subventions, voici notre liste de contrôle rapide des éléments à prendre en compte :
Étape 1 : Pré-lancement de l'appel à projets
▢ Développez votre stratégie de soutien aux associations.
Commencez à planifier votre demande en réfléchissant à ce que vous aimeriez accomplir avec votre objectif. Quelles causes et organisations voulez-vous soutenir ? Comment voulez-vous soutenir vos futurs partenaires associatifs ? Par exemple, cherchez-vous uniquement des projets à financer ou souhaitez-vous également développer un programme de parrainage ?
Ensuite, définissez les conditions dans lesquelles vous apporterez votre soutien financier. Quel type de subvention accorderez-vous ? Par exemple, s'agit-il d'un fonds direct ou d'un fonds de contrepartie ? Votre soutien est-il restreint ou non restreint ? Si elle est libre, tiendrez-vous également compte des coûts de fonctionnement ? Souhaitez-vous uniquement financer des projets existants ou êtes-vous ouvert au financement de projets déjà en cours ? Combien de temps votre appel à projets restera-t-il ouvert ? Comment comptez-vous rester en contact avec les associations ? Ce sont toutes des questions importantes que vous devez poser au cours des premières étapes de l'émission d'un appel.
▢ Définissez le budget que vous allez allouer.
▢ Établissez le processus d'examen des demandes soumises.
▢ Documentez l'ensemble du processus, étape par étape, et attribuez des rôles et des responsabilités à toutes les parties prenantes (telles que le comité de pilotage, le comité de sélection, le contrôleur administratif et financier, les associations de bénéficiaires, etc.)
▢ Définissez les canaux de communication que vous utiliserez pour offrir une visibilité à votre appel à projets.
▢ Définissez le nombre maximum de demandes que vous souhaitez recevoir et le processus de réception des demandes. Optez pour un formulaire en ligne, cela facilitera la vie de tous !
Étape 2 : Lancement de l'appel à projets
▢ Lancez la communication autour de votre appel à candidatures et adaptez si nécessaire. Multipliez les canaux de communication en vous entourant des bons partenaires du secteur.
▢ Faites le suivi des demandes reçues au jour le jour. Cela vous permettra de rester vigilant et d'ajuster votre appel en cas de besoin. Là encore, nous vous encourageons à opter pour un système en ligne afin de centraliser toutes les informations et de comparer les candidatures pour vous assurer que tout fonctionne.
▢ Notez les candidatures que vous recevez au fur et à mesure, sur la base de votre système de notation préétabli. Surtout dans les premiers temps, gardez un œil sur les notes que les candidatures reçoivent. Si le score moyen est trop faible ou trop élevé, vous devrez modifier votre système de notation.
▢ Transmettez les candidatures pour examen à votre comité de sélection.
▢ Tenez les candidats informés de l'état d'avancement de leur candidature tout au long du processus, depuis la réception de leur candidature, l'analyse et la notation, jusqu'aux prochaines étapes s'ils sont sélectionnés, etc. Faire preuve de transparence vous permettra d'instaurer la confiance avec les candidats dès le départ. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une condition préalable à la réussite d'un projet, car l'octroi de subventions exige de plus en plus un engagement continu entre vous et les candidats.
Étape 3 : clôture de l'appel et suivi du projet
▢ Communiquer les résultats à tous ceux qui ont soumis leur candidature.
▢ Rencontrez le(s) candidat(s) sélectionné(s) et passez en revue les conditions de votre soutien pour vous assurer que tout est clair pour toutes les parties prenantes.
▢ Signer tous les documents juridiques et officiels.
▢ Verser la subvention (partiellement ou totalement) et/ou procéder à la construction de la feuille de route ensemble en cas de parrainage ou de coproduction de projet.
▢ Informez vos équipes internes de l'état d'avancement de votre appel.
Étape 4 : Évaluer le projet et ajuster les processus
▢ Débriefing en interne sur l'avancement du processus d'attribution.
▢ Créer des rapports sur le processus d'attribution.
▢ Mesurer l'impact des actions entreprises ou soutenues et obtenir des résultats clés.
▢ Communiquez sur la réussite de vos actions, les résultats obtenus et les points d'amélioration que vous souhaitez mettre en œuvre.
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