- Il faut centraliser le cadre, pas les activités. Les objectifs, les catégories, l'unité de mesure et le calendrier de reporting relèvent du niveau central. Le choix du partenaire, la date et le format relèvent quant à eux du niveau local.
- Les règles qui diffèrent sont celles relatives à l'emploi, et non celles relatives à la RSE. La question de savoir si le bénévolat est effectué pendant les heures de travail rémunérées, qui l'autorise et comment ces heures sont prises en compte relève du droit du travail et des pratiques locales.
- Aux États-Unis, un salarié ne peut pas effectuer de bénévolat pour le compte de son propre employeur à but lucratif sans que ce temps ne soit considéré comme du temps de travail rémunérable au titre de la loi sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act), conformément aux directives du ministère américain du Travail. Les programmes élaborés au niveau central négligent souvent cet aspect.
- La consolidation repose sur une décision prise dès le début : une unité unique, enregistrée de la même manière partout. Les heures constituent généralement le choix privilégié, car elles restent valables même lorsque l'on passe d'une activité à une autre très différente.
Mettre en œuvre un programme de bénévolat d'entreprise dans plusieurs pays implique de concilier deux exigences : d'une part, un cadre suffisamment cohérent pour permettre l'établissement de rapports, et d'autre part, une marge de manœuvre locale suffisante pour que les sites l'utilisent réellement. La plupart des programmes échouent sur l'un ou l'autre de ces plans, et cet échec est prévisible.
Les programmes centralisés donnent lieu à un calendrier rempli d'activités dont personne sur place ne voulait. Les programmes entièrement décentralisés suscitent un véritable engagement qui ne peut se résumer en un document que le conseil d'administration pourra lire. Le travail consiste à déterminer, de manière délibérée, quelles décisions relèvent de quel niveau.
Pourquoi les programmes de volontariat international piétinent-ils ?
L'échec le plus fréquent n'est pas dû à un manque d'intérêt. Il tient au fait que le centre prend une décision qui devrait revenir au site, généralement le choix de l'activité et du partenaire.
Un programme dans lequel chaque opportunité doit être créée de manière centralisée aboutit à un calendrier qui reflète ce que le siège a eu le temps de mettre en place, et non ce que les équipes locales auraient pu organiser. Le responsable de site, qui connaît trois associations locales, ne peut pas mettre à profit ces informations ; il finit donc par baisser les bras, et la participation dans ce pays stagne alors que le tableau de bord indique que le programme est toujours en cours.
Le deuxième échec est l'exact contraire. Les sites mènent leurs propres initiatives avec leurs propres outils, l'engagement est bien réel, mais à la fin de l'année, personne ne peut dire ce que l'entreprise a accompli. Chaque pays rend compte selon son propre format, avec sa propre définition de la participation, et la consolidation se résume à un rapprochement manuel qui aboutit à un chiffre auquel personne ne fait vraiment confiance.
Un troisième échec, plus discret, concerne la langue. Un programme disponible uniquement dans la langue du siège n’est pas un programme mondial ; il s’agit d’un programme du siège auquel les autres pays sont invités à participer. Les taux de participation sur les différents sites le révèlent généralement avant même que quiconque ne l’admette.
Ce qu'il faut centraliser et ce qu'il faut laisser au niveau local
La distinction qui s'impose consiste à séparer ce qui doit être comparable de ce qui doit être pertinent. La comparabilité est une préoccupation centrale. La pertinence, quant à elle, relève entièrement du contexte local.
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Le principe sous-jacent : centraliser ce qui doit être agrégé et déléguer ce qui doit être défini au niveau local. Un site qui ne peut pas choisir son propre partenaire n’a aucune raison de se soucier du programme. Un site qui invente sa propre définition d’une heure de bénévolat rend le programme impossible à rendre compte.
Une amélioration qu'il vaut mieux intégrer dès le départ : permettre aux responsables locaux de proposer un nouveau partenaire ou une nouvelle catégorie d'activité, plutôt que de les contraindre à choisir entre la liste centrale et une solution hors plateforme. Les programmes qui ne prévoient pas cette possibilité finissent par se retrouver avec un programme parallèle géré dans un tableur.
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Les règles locales qui diffèrent réellement
Les différences entre les pays portent principalement sur le droit du travail et les pratiques locales, et non sur la politique en matière de RSE. Quatre questions reviennent régulièrement.
Ce temps est-il rémunéré ? Le fait que le bénévolat soit effectué pendant les heures de travail, pendant le temps libre ou selon une combinaison des deux constitue la variable la plus importante ; cela influe autant sur le traitement juridique que le taux de participation. C'est une décision avec laquelle l'entité locale doit se sentir à l'aise.
Les salariés peuvent-ils faire du bénévolat pour leur employeur ? Aux États-Unis, les directives du ministère du Travail, en vertu de la loi sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act), stipulent clairement qu’un salarié d’une entreprise privée à but lucratif ne peut pas se porter volontaire pour fournir le même type de services à cet employeur sans que ce temps ne soit considéré comme du temps de travail rémunérable. Les programmes élaborés de manière centralisée, notamment dans le cadre d’événements organisés par l’entreprise, négligent souvent cet aspect.
Qui autorise l'absence ? Dans certains pays, c'est le supérieur hiérarchique qui en décide, dans d'autres, cela passe par les ressources humaines, et dans quelques-uns encore, cela relève d'accords conclus avec le comité d'entreprise. Il s'agit d'une question de processus dont la réponse varie d'un pays à l'autre, et le fait d'imposer une réponse unique de manière centralisée rendrait le programme inutilisable dans la moitié des territoires concernés.
Quelles informations peut-on enregistrer concernant une personne ? Les règles en matière de protection des données varient, et les données fournies par les bénévoles relèvent des données relatives aux salariés. Les questions de savoir ce que vous pouvez conserver, pendant combien de temps et si ces données peuvent quitter le territoire doivent être réglées avant le lancement du programme, et non lors du premier audit.
Aucune de ces questions n'a de réponse unique, et c'est justement là où réside tout l'intérêt. Le cadre doit permettre d'envisager quatre réponses différentes sans pour autant nécessiter quatre systèmes distincts. Il est intéressant de se pencher parallèlement sur les aspects pratiques de la gestion du bénévolat dans le contexte de législations locales variées, tout comme sur le cas particulier des petits bureaux nationaux, où la charge administrative incombe à une seule personne qui s'en occupe en plus de ses fonctions habituelles.
Comment harmoniser le reporting sans aplatir la structure du programme ?
La consolidation repose sur une décision prise dès le départ : une unité de mesure unique, enregistrée de la même manière partout. Les heures constituent généralement le choix privilégié, car elles restent valables même lorsqu’on passe d’une activité à une autre qui n’ont rien d’autre en commun. Un nettoyage de plage, une session de mentorat et un audit bénévole sont comparables en termes de temps, mais pratiquement en rien d’autre.
Autour de cette unité, trois critères permettent de valider un rapport : la catégorie d'activité, issue d'une liste centrale, qui permet de préciser le type de travail réalisé par l'entreprise ; l'organisation partenaire, afin de pouvoir attribuer la contribution ; et le site, afin de pouvoir analyser la participation par pays plutôt que sous la forme d'une moyenne unique qui masque la dispersion.
Indiquez séparément le nombre de participants et le nombre d'heures. Un site qui affiche un nombre élevé d'inscriptions mais un faible nombre d'heures de bénévolat enregistrées n'est pas un site où les bénévoles sont engagés ; c'est un site où quelque chose empêche les personnes de passer de l'intention à l'action, généralement des problèmes d'emploi du temps ou l'absence d'accord de la part des responsables. Cette distinction n'apparaît pas si les deux données sont regroupées.
Il faut résister à la tentation de classer les pays uniquement sur la base du taux de participation. La taille des entités locales, le secteur d’activité, les types de contrats et la proportion de personnel travaillant sur le terrain sont autant de facteurs qui influencent ce chiffre pour des raisons sans rapport avec la qualité de la gestion du programme.
Les limites, énoncées clairement
Un cadre commun ne garantit pas une participation égale, et il ne faut pas s'attendre à ce qu'il en soit ainsi. Les pays présentent des différences en matière de culture du bénévolat, de temps que les salariés peuvent réellement consacrer à cette activité et de visibilité du programme au niveau local. La convergence n'est pas l'objectif à viser ; ce qui importe, c'est d'évaluer chaque site par rapport à sa propre évolution.
La répartition elle-même implique également un véritable compromis. Chaque décision orientée vers le centre favorise la comparabilité au détriment de la pertinence, et l’inverse est tout aussi vrai. Il n’existe pas de configuration permettant de maximiser ces deux aspects à la fois, mais seulement une position que l’on choisit délibérément et que l’on réévalue régulièrement.
Et un programme ne peut pas être plus simple que la politique qui le sous-tend. Si l'entreprise n'a pas décidé si le bénévolat s'effectue pendant les heures de travail, aucun outil ne permettra de clarifier ce point auprès des salariés. Le logiciel enregistre une décision ; il ne la prend pas.
Comment « Optimy » gère le volontariat international
Optimy repose précisément sur cette distinction : un cadre par région sans pour autant porter atteinte à l’autonomie locale, de sorte que chaque site gère ses propres activités dans le respect des catégories et des objectifs définis au niveau central. Une interface dédiée aux responsables de programme locaux permet à chaque site de contrôler ce qu’il publie, tandis qu’un portail destiné aux collaborateurs, à l’image de la marque, garantit une expérience cohérente pour les participants. La plateforme prend en charge plus de 22 langues, ce qui rend le programme réellement utilisable, et non pas simplement accessible, en dehors du siège social.
Pour chaque activité, on assure le suivi des heures et du budget, en indiquant les montants alloués et engagés ainsi que l'écart entre les deux ; des rapports établissent un lien entre la participation, la fidélisation et les résultats commerciaux, sous une forme compréhensible par le conseil d'administration.
Si vous souhaitez comparer des plateformes plutôt que de concevoir vous-même le programme, notre comparatif des meilleurs logiciels de bénévolat d'entreprise passe en revue les principales options. Pour connaître la répartition entre les niveaux local et central au sein de votre propre structure, consultez la page consacrée au bénévolat d'entreprise ou réservez une démonstration.
