Lettre d'intention : l'étape préliminaire permettant de présélectionner les candidatures dès le début

Qu'est-ce qu'une lettre d'intention ?

Une lettre d'intention (LOI) est un document préliminaire succinct dans lequel un candidat présente les grandes lignes d'un projet proposé, permettant ainsi à un bailleur de fonds d'évaluer la pertinence de celui-ci avant de solliciter une proposition complète. Elle compte généralement une ou deux pages et expose l'idée, sa pertinence par rapport au programme et son périmètre approximatif.

La lettre d'intention est volontairement succincte. Son objectif n'est pas de présenter un dossier complet en vue d'un financement, mais d'offrir aux deux parties un moyen peu coûteux de déterminer s'il vaut la peine de préparer une demande complète, avant que quiconque n'y consacre des efforts importants.

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Pourquoi les bailleurs de fonds recourent-ils à une phase de lettre d'intention ?

Les enjeux économiques liés aux demandes de financement de la recherche en sont la principale raison. La rédaction d'une proposition de recherche complète peut demander plusieurs semaines de travail à un candidat, et les données montrent systématiquement que la grande majorité du coût total d'un cycle de financement est supportée par les candidats qui rédigent ces propositions, dont la plupart seront rejetées.

Une phase de lettre d'intention (LOI) permet de filtrer ces coûts. En présélectionnant très tôt les idées en fonction de leur adéquation, un bailleur de fonds évite aux candidats non éligibles de consacrer du temps à une candidature complète qui n'aurait que peu de chances d'aboutir, et épargne à ses propres évaluateurs d'examiner des propositions qui n'auraient jamais été retenues, ce qui rend l'ensemble du processus plus efficace.

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En quoi une lettre d'intention diffère-t-elle d'un appel à projets ?

Ces deux documents sont faciles à distinguer dès lors que l'on en comprend bien la finalité. Un appel à projets est l'invitation publique lancée par le bailleur de fonds pour lancer un cycle de candidature ; la lettre d'intention est la réponse succincte que le candidat y apporte, soumise avant la proposition complète.

L'appel est lancé par le bailleur de fonds aux acteurs de terrain ; la lettre d'intention (LOI) constitue en retour une première manifestation d'intérêt, déjà filtrée. L'une ouvre la voie à l'opportunité, tandis que l'autre représente le premier pas, encore timide, que fait un candidat pour s'en approcher.

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Exécution d'une étape LOI dans une plateforme

Une plateforme de gestion des subventions de recherche prend en charge un processus en deux étapes : les candidats soumettent une lettre d'intention via un formulaire succinct, les évaluateurs vérifient la pertinence des dossiers, et seuls les candidats invités sont autorisés à soumettre une proposition complète, ce qui permet de regrouper la présélection initiale et la gestion des soumissions complètes au sein d'un même flux intégré.