Gestion des candidatures : comment les bailleurs de fonds reçoivent et classent les candidatures qui leur parviennent
La gestion des candidatures désigne la manière dont un bailleur de fonds reçoit et organise les candidatures qui lui parviennent. Lorsqu’elle est bien mise en œuvre, elle s’appuie sur des formulaires en ligne configurables intégrant une logique conditionnelle, des fonctionnalités de téléchargement de documents et des règles d’éligibilité, afin que chaque candidature soit complète et comparable aux autres.
Ce système remplace la méthode habituelle consistant à trier manuellement les fichiers PDF et les e-mails. Il fournit également les données structurées qui seront nécessaires ultérieurement pour l'évaluation et la création de rapports.
Foire aux questions
Termes associés
Parmi les nouveaux termes que nous avons ajoutés, ce sont les mots « équipes chargées des subventions », « parrainage » et « RSE » qui reviennent le plus souvent.
Avant l'attribution du marché
La phase préalable à l'octroi correspond à la première étape du cycle de vie d'une subvention : publication de l'appel à projets, réception des candidatures, vérification de l'éligibilité, évaluation et présélection — c'est-à-dire toutes les étapes qui précèdent l'engagement des fonds.
La phase préalable à l'attribution détermine le niveau de sélectivité d'un bailleur de fonds. C'est au cours de cette phase que se décide le nombre de candidatures non éligibles qui parviendront aux évaluateurs humains, ainsi que la cohérence de la notation des candidatures éligibles ; ces aspects ne peuvent plus être corrigés lors de la phase suivante.
Évaluation à l'aveugle
L'évaluation à l'aveugle consiste à examiner les candidatures sans que les évaluateurs aient connaissance des informations permettant d'identifier les candidats — nom, organisme et, souvent, lieu d'implantation —, afin que les notes attribuées reflètent la qualité de la proposition plutôt que la réputation de son auteur.
L'évaluation anonyme permet de réduire un certain type de partialité, mais ne peut pas les éliminer toutes. La qualité de la rédaction, le nom des associés et l'ampleur du budget permettent souvent de démasquer le candidat de toute façon ; c'est pourquoi les bailleurs de fonds associent cette méthode à une procédure déclarée de gestion des conflits d'intérêts plutôt que de s'y fier uniquement.
Grille d'évaluation
Une grille d'évaluation est le document qui définit les éléments pris en compte par les évaluateurs dans une candidature, l'échelle qu'ils utilisent pour chaque critère, ainsi que le poids de chaque critère dans la note globale.
La grille d'évaluation est l'outil ; la notation consiste à l'utiliser. La publier en même temps que l'appel à candidatures permet aux candidats de répondre directement aux critères, et la conserver dans les dossiers permet au bailleur de fonds d'expliquer sa décision plusieurs mois après qu'elle a été prise.
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