- Die Teilnahmebedingungen lassen sich nicht mehr in einem einheitlichen Regelwerk festlegen. Bei einem Programm, das in zwölf Ländern durchgeführt wird, gelten selten in allen zwölf Ländern dieselben Bedingungen; daher müssen die Regeln je nach Standort des Antragstellers gelten, da sie andernfalls an einer Stelle falsch wären.
- Die Währung muss vor Beginn der Ausschreibung festgelegt werden, nicht erst bei der Zahlung. In welcher Währung der Antragsteller sein Budget plant, welcher Wechselkurs gilt und zu welchem Datum – dies sind drei separate Entscheidungen; wird eine davon ungenannt gelassen, führt dies bei Abschluss zu Streitigkeiten.
- Die Fördermittelempfänger erleiden bei der Währungsumrechnung doppelte Verluste. In den Leitlinien von UK Aid Match wird auf das Problem der doppelten Währungsumrechnung hingewiesen, bei dem die Mittel sowohl bei Erhalt als auch bei der Ausgabe zu den lokalen Bankkursen umgerechnet werden, wodurch die Fördermittel bereits vor Beginn der Arbeiten geschmälert werden.
- Die Sprache ist ein Problem der Begutachtung, kein Problem der Übersetzung. Die Annahme von Bewerbungen in mehreren Sprachen funktioniert nur, wenn den Gutachtern, die diese Sprachen beherrschen, die richtigen Dateien zugewiesen werden und wenn die Bewertungskriterien in jeder Sprache dasselbe bedeuten.
Bei einem internationalen Förderprogramm überschreiten die Antragsteller – und oft auch die Fördermittel – Landesgrenzen. Allein diese Tatsache verändert vier Aspekte, die bei einem inländischen Programm möglicherweise implizit bleiben: Wer förderungsberechtigt ist, wie die Organisation geprüft wird, in welcher Währung die Beträge angegeben sind und in welcher Sprache die Unterlagen gelesen werden.
Keines dieser Themen ist an sich schwierig. Sie werden erst dann schwierig, weil sie in der Regel erst im Verlauf der Runde auftauchen, nachdem die Aufgabenstellung veröffentlicht wurde und ein Bewerber eine Frage stellt, auf die niemand eine Antwort vorbereitet hat.
Die Teilnahmebedingungen bestehen nicht mehr aus einem einzigen Regelwerk
Die erste Annahme, die es zu verwerfen gilt, ist, dass ein einziger Satz von Zulassungskriterien für jedes Land geeignet sein kann. Die Rechtsformen unterscheiden sich, ebenso wie die Definition einer eingetragenen gemeinnützigen Organisation und die Schwellenwerte, die sinnvoll sind: Eine Mindestdauer der Geschäftstätigkeit, die in einem Markt als angemessen gilt, schließt in einem anderen Markt den Großteil der Branche aus.
Ein globaler Regelkatalog ist daher in einer von zwei Hinsicht fehlerhaft. Entweder ist er so großzügig, dass er den lockersten Rechtsraum abdeckt – in diesem Fall filtert er im strengsten Rechtsraum fast nichts heraus –, oder er ist so streng, dass er den strengsten Rechtsraum abdeckt – in diesem Fall schließt er Organisationen aus, die Sie eigentlich hätten fördern wollen.
Die praktikable Lösung besteht darin, Regeln je nach Standort des Bewerbers anzuwenden, die einmal festgelegt und bei der Einreichung geprüft werden. Die Konfiguration ist zwar aufwändiger, doch darin liegt der Unterschied zwischen einer Vorauswahlphase, die überall funktioniert, und einer, die nur in der Zentrale funktioniert.
Die Veröffentlichung dieser Regeln für jedes einzelne Land ist ebenso wichtig wie deren Anwendung. Ein Antragsteller, der die Bedingungen für seinen eigenen Rechtsraum überprüfen kann, bevor er zwei Tage mit dem Ausfüllen eines Formulars verbringt, profitiert davon am meisten, und die Zahl der nicht zulässigen Anträge sinkt bereits an der Quelle.
Die Überprüfung einer Organisation, die sich nicht ohne Weiteres verifizieren lässt
Die inländische Due-Diligence-Prüfung stützt sich auf Register, die der Kapitalgeber zu interpretieren weiß. Im grenzüberschreitenden Kontext kann das Register in einer anderen Sprache verfasst, anders strukturiert oder nicht öffentlich zugänglich sein.
Für private US-Stiftungen gibt es zwei etablierte Wege für die Gewährung von Zuwendungen an ausländische Organisationen: entweder die Feststellung der Gleichwertigkeit, wonach der Zuwendungsempfänger einer öffentlichen US-Wohltätigkeitsorganisation gleichgestellt ist, oder die Ausübung der Ausgabenverantwortung über die Zuwendung. Diese sind mit unterschiedlichen Dokumentations- und Berichtspflichten verbunden, und welche Variante geeignet ist, hängt vom jeweiligen Zuwendungsempfänger und der jeweiligen Zuwendung ab. Da es sich hierbei um eine steuerrechtliche Frage mit konkreten Konsequenzen handelt, sollte diese eher von einem Rechtsberater als anhand einer Vorlage geklärt werden.
Förderer außerhalb der USA stehen vor einem vergleichbaren Problem, das jedoch mit anderen Begriffen beschrieben wird: Sie müssen nachweisen, dass der Empfänger existiert, tatsächlich das ist, wofür er sich ausgibt, und Rechenschaft über die Verwendung der Mittel ablegen kann. Unabhängig vom jeweiligen Rahmenwerk ist die praktische Anforderung dieselbe, nämlich dass die gesammelten Nachweise dem Fördervorhaben zugeordnet werden und nicht in den E-Mails des Programmbeauftragten verbleiben.
Währung: drei Entscheidungen, die vor Beginn der Telefonkonferenz getroffen wurden
Bei Währungsfragen verlieren internationale Programme am häufigsten Geld und Ansehen; dies lässt sich jedoch durch drei im Voraus getroffene Entscheidungen vollständig vermeiden.
In welcher Währung erstellt der Antragsteller sein Budget? In seiner eigenen Währung, was das Budget realistisch macht, den Vergleich zwischen den Anträgen jedoch erschwert, oder in Ihrer Währung, was den umgekehrten Effekt hat. Beides ist vertretbar. Wenn Sie sich nicht entscheiden, erhalten Sie beides.
Welcher Satz und zu welchem Zeitpunkt? Der Satz zum Zeitpunkt der Einreichung, zum Zeitpunkt der Bewilligung oder zum Zeitpunkt der Auszahlung. Diese können sich innerhalb eines Sechsmonatszyklus erheblich unterscheiden, und die Differenz geht zu Lasten des Antragstellers, sofern Sie nichts anderes festlegen.
Wer trägt das Risiko zwischen der Bewilligung und der Auszahlung? Wenn ein Zuschuss in einer Währung bewilligt und Monate später in einer anderen ausgezahlt wird, muss jemand die Kursschwankung auffangen. Der Council on Foundations weist seit Langem darauf hin, dass Wechselkursrisiken ein ständiges Risiko bei der internationalen Förderpraxis darstellen, und es handelt sich dabei um ein Risiko, das bewusst und nicht zufällig von jemandem getragen werden muss.
Es gibt noch weitere Kosten, die Geldgeber selten erkennen. In den für „UK Aid Match“ veröffentlichten Leitlinien wird das Problem der doppelten Währungsumrechnung hervorgehoben: Mittel, die bei Eingang und erneut bei der Ausgabe zu den lokalen Bankkursen umgerechnet werden, können eine Förderzusage bereits schmälern, bevor überhaupt mit der Programmarbeit begonnen wird. Ein Fördermittelempfänger, der eine Unterauslastung des Budgets meldet, hat die Differenz möglicherweise bereits bei der Einzahlung verloren.
Die praktischen Einzelheiten zur Umrechnung von Förderbeträgen zwischen verschiedenen Währungen verdienen eine eigene Antwort, und die Entscheidung hierzu sollte in der Fördervereinbarung und nicht in einer Folge-E-Mail getroffen werden.
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Prüfung von Bewerbungen in Sprachen, die Ihr Team nicht versteht
Die Annahme von Anträgen in mehreren Sprachen ist in erster Linie ein Problem der Prüfung und erst in zweiter Linie ein Problem der Übersetzung. Dabei müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein.
Gutachter, die die jeweilige Sprache lesen, müssen die Dateien in dieser Sprache erhalten, wodurch die Weiterleitung sowohl eine sprachliche als auch eine thematische Frage darstellt. Maschinelle Übersetzung ist für die Vorauswahl nützlich, für die Beurteilung jedoch unzuverlässig, insbesondere wenn es bei einem Antrag auf Nuancen bei der Beschreibung einer Gemeinschaft oder einer Methode ankommt. Zudem müssen die Kriterien in jeder Sprache dieselbe Bedeutung haben, was ein Problem bei der Formulierung darstellt: Eine nur grob übersetzte Bewertungsrubrik führt zu nicht vergleichbaren Bewertungen, ganz gleich, wie sorgfältig jeder Gutachter sie anwendet.
Das häufig auftretende Problem ist subtiler als eine Übersetzungsfehler. Wenn Anträge in der Sprache der Zentrale von erfahrenen Gutachtern gelesen werden, während die übrigen an denjenigen weitergeleitet werden, der gerade verfügbar ist, wird die Sprache, in der der Antrag eingereicht wurde, stillschweigend zu einem Bewertungsfaktor. Die jährliche Überprüfung der Ergebnisse nach Einreichungssprache ist der einfachste Weg, um festzustellen, ob dies tatsächlich der Fall ist.
In unserer Antwort zur Prüfung von Förderanträgen in anderen Sprachen gehen wir detailliert auf den Bearbeitungsablauf ein.
Daten, Compliance und Speicherorte der Unterlagen
Förderanträge enthalten personenbezogene Daten, und durch deren grenzüberschreitende Übermittlung unterliegen diese unterschiedlichen Datenschutzregelungen. Für europäische Antragsteller gelten bei der Fördervergabe die Verpflichtungen der DSGVO unabhängig vom Sitz des Förderers, was sich darauf auswirkt, welche Daten erhoben werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wer Zugriff darauf hat.
Der Datenstandort – also der Ort, an dem die Datensätze physisch gespeichert werden – ist eine vom Datenschutz getrennte Frage und wird zunehmend zu einer eigenständigen Anforderung bei der Beschaffung. Es lohnt sich, dies bei jeder Plattform frühzeitig zu klären, da sich dies später nur selten ändern lässt.
Auch die Berichtspflichten nehmen zu. Ein einzelnes Programm kann gegenüber verschiedenen Behörden unterschiedliche Berichte der Fördermittelempfänger in unterschiedlichen Formaten vorlegen müssen – und darüber hinaus den vom Vorstand gewünschten Gesamtüberblick. Die Festlegung gemeinsamer Felder bereits in der Konzeptionsphase ermöglicht diese Zusammenführung, ohne dass für jedes Land ein manueller Arbeitsaufwand erforderlich ist.
Die Grenzen, klar und deutlich dargelegt
Eine internationale Tätigkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden, und es ist ehrlich, dies zuzugeben. Die Überprüfung dauert länger, bei der Währungsumrechnung geht Wert verloren, und Übersetzungen sowie der Versand verlängern den Zyklus um mehrere Wochen. Bei einem Programm, das jedes Jahr eine Handvoll kleiner Förderungen im Ausland vergibt, kann es vorkommen, dass der Verwaltungsaufwand den Nutzen übersteigt, und die Konzentration auf eine geringere Anzahl von Ländern ist eine berechtigte Lösung.
Eine zu starke Standardisierung ist der andere Fehler. Ein einziges globales Formular, eine einzige Bewertungsmatrix und ein einziger Satz von Mindestanforderungen liefern zwar vergleichbare Daten, begünstigen jedoch systematisch diejenigen Bewerber, die dem Markt entsprechen, für den das Programm konzipiert wurde. Vergleichbarkeit und Fairness stehen hier im Widerspruch zueinander, und diese Spannung wird nicht aufgelöst, sondern lediglich gemanagt.
Und nichts davon wird durch Software geregelt. Welche Währung, welcher Kurs, welcher Überprüfungsweg und was mit nicht ausgegebenen Mitteln geschieht, sind politische Entscheidungen. Eine Plattform setzt diese Entscheidungen, sobald sie getroffen sind, konsequent um – und sorgt ebenso konsequent dafür, dass sie nicht getroffen werden.
Wie „ Optimy “ internationale Förderprogramme abwickelt
Optimy Die Plattform wendet die Zulassungskriterien automatisch bei der Einreichung an, wobei die Bedingungen je nach Standort des Antragstellers festgelegt werden. Dank dieses Mechanismus kann ein Programm unter zwölf verschiedenen Regelwerken durchgeführt werden, ohne dass zwölf verschiedene Formulare erforderlich sind. Die Anträge werden in den Sprachen Ihrer Antragsteller erfasst, und über die Berechtigungen der Prüfer wird gesteuert, wer welche Dateien einsehen darf; die Bewertungen werden bis zum Ende des Begutachtungszeitraums von den einzelnen Prüfern getrennt aufbewahrt. Die Plattform ist standardmäßig DSGVO-konform, und jede Entscheidung sowie jedes Dokument verbleibt im Förderungsdatensatz als Prüfpfad für die Behörde, die später Auskunft verlangt.
Die Währungsabwicklung und der Datenspeicherort hängen von der Konfiguration eines Programms sowie vom Tarif ab; daher sollten Sie dies ausdrücklich ansprechen, anstatt von bestimmten Annahmen auszugehen. Vereinbaren Sie einen Termin für eine detaillierte Erläuterung unter Angabe Ihrer Länderkartei, damit wir die einzelnen Punkte gemeinsam durchgehen können.
Wenn Sie verschiedene Plattformen vergleichen möchten, finden Sie in unserem Leitfaden zur besten Fördermittelverwaltungssoftware Informationen zu Funktionsumfang, Preisen und Hosting. Um sich ein umfassendes Bild vom Betrieb eines länderübergreifenden Programms zu machen, lesen Sie bitte auch unsere Antwort zum Thema Förderprogramme über Länder-, Währungs- und Sprachgrenzen hinweg oder besuchen Sie die Seite zur Fördermittelverwaltung.
