- Zentralisieren Sie das Rahmenwerk, nicht die Aktivitäten. Ziele, Kategorien, die Maßeinheit und der Berichtszeitplan gehören in den Mittelpunkt. Welcher Partner, welches Datum und welches Format – das entscheidet der jeweilige Standort.
- Bei den unterschiedlichen Regelungen handelt es sich um arbeitsrechtliche Vorschriften, nicht um CSR-Vorschriften. Ob ehrenamtliche Tätigkeiten während der bezahlten Arbeitszeit stattfinden, wer sie genehmigt und wie die Stunden behandelt werden, sind Fragen des lokalen Arbeitsrechts und der lokalen Praxis.
- In den Vereinigten Staaten darf ein Arbeitnehmer gemäß den Leitlinien des US-Arbeitsministeriums keine ehrenamtliche Tätigkeit für seinen eigenen gewinnorientierten Arbeitgeber ausüben, ohne dass diese Zeit gemäß dem Fair Labor Standards Act als vergütungspflichtige Arbeitszeit gilt. Bei zentral konzipierten Programmen wird dieser Aspekt häufig übersehen.
- Die Konsolidierung hängt von einer frühzeitig getroffenen Entscheidung ab: einer einheitlichen Maßeinheit, die überall auf dieselbe Weise erfasst wird. Stunden sind die übliche Wahl, da sie sich auch bei der Umrechnung zwischen sehr unterschiedlichen Tätigkeiten bewähren.
Die Durchführung eines Unternehmens-Freiwilligenprogramms in mehreren Ländern erfordert, zwei Aspekte gleichzeitig im Blick zu behalten: einen Rahmen, der einheitlich genug ist, um darüber Bericht erstatten zu können, und gleichzeitig genügend lokale Handlungsfreiheit, damit die Standorte das Programm auch tatsächlich nutzen. Die meisten Programme scheitern an dem einen oder anderen Aspekt, und dieses Scheitern ist vorhersehbar.
Zentralistisch gesteuerte Programme führen zu einem Veranstaltungskalender voller Aktivitäten, die vor Ort niemand wollte. Vollständig dezentralisierte Programme führen zu echtem Engagement, das sich nicht in etwas zusammenfassen lässt, das ein Vorstand lesen würde. Die Aufgabe besteht darin, bewusst zu entscheiden, welche Entscheidungen wo getroffen werden.
Warum internationale Freiwilligenprogramme ins Stocken geraten
Der häufigste Grund für das Scheitern ist nicht mangelndes Interesse. Vielmehr liegt es daran, dass die Zentrale eine Entscheidung trifft, die eigentlich dem Standort obliegen sollte – in der Regel die Wahl der Aktivität und des Partners.
Ein Programm, bei dem jede Gelegenheit zentral geschaffen werden muss, führt zu einem Kalender, der widerspiegelt, wofür die Zentrale Zeit hatte, Vorkehrungen zu treffen – und nicht, was die Teams vor Ort hätten organisieren können. Der Standortleiter, der weiß, dass es drei lokale Vereine gibt, kann dieses Wissen nicht nutzen; daher gibt er seine Bemühungen auf, und die Beteiligung in diesem Land stagniert, während das Dashboard anzeigt, dass das Programm läuft.
Das zweite Problem ist das genaue Gegenteil. Die Standorte führen ihre eigenen Initiativen mit ihren eigenen Instrumenten durch, das Engagement ist echt, und am Ende des Jahres kann niemand sagen, was das Unternehmen geleistet hat. Jedes Land erstattet Bericht in seinem eigenen Format, mit seiner eigenen Definition von Beteiligung, und die Konsolidierung erfolgt durch eine manuelle Abstimmung, deren Ergebnis eine Zahl ist, der niemand so recht vertraut.
Ein dritter, weniger auffälliger Misserfolg betrifft die Sprache. Ein Programm, das ausschließlich in der Sprache der Zentrale verfügbar ist, ist kein globales Programm; es ist ein Programm der Zentrale, zu dem andere Länder eingeladen werden. Die Teilnahmequoten an den verschiedenen Standorten machen dies in der Regel deutlich, noch bevor es jemand zugibt.
Was soll zentralisiert werden und was soll auf lokaler Ebene verbleiben?
Die sinnvolle Unterscheidung trennt die Dinge, die vergleichbar sein müssen, von den Dingen, die relevant sein müssen. Vergleichbarkeit ist ein zentrales Anliegen. Relevanz ist rein lokaler Natur.
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Das zugrunde liegende Prinzip lautet: Zentralisieren Sie das, was Sie zusammenrechnen müssen, und delegieren Sie das, was lokal gelten muss. Eine Einrichtung, die ihren Partner nicht selbst auswählen kann, hat keinen Grund, sich um das Programm zu kümmern. Eine Einrichtung, die ihre eigene Definition einer Freiwilligenstunde festlegt, macht das Programm nicht auswertbar.
Eine Verbesserung, die es sich lohnt, von Anfang an zu integrieren: Geben Sie den lokalen Ansprechpartnern die Möglichkeit, einen neuen Partner oder eine neue Aktivitätskategorie vorzuschlagen, anstatt sie vor die Wahl zwischen der zentralen Liste und einer Lösung außerhalb der Plattform zu stellen. Programme, bei denen dieser Weg fehlt, führen letztendlich zu einem „Schattenprogramm“ in einer Tabellenkalkulation.
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Die lokalen Vorschriften, die sich tatsächlich unterscheiden
Die Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern betreffen größtenteils das Arbeitsrecht und die lokalen Gepflogenheiten, nicht die CSR-Politik. Vier Fragen tauchen dabei immer wieder auf.
Wird die Zeit vergütet? Ob die ehrenamtliche Tätigkeit während der Arbeitszeit, in der Freizeit oder in einer Kombination aus beidem erfolgt, ist der wichtigste Faktor überhaupt und beeinflusst die rechtliche Einstufung ebenso stark wie die Beteiligungsquote. Es handelt sich um eine Entscheidung, mit der die örtliche Einrichtung einverstanden sein muss.
Können Mitarbeiter ehrenamtlich für ihren Arbeitgeber tätig werden? In den Vereinigten Staaten geht aus den Leitlinien des Arbeitsministeriums im Rahmen des Fair Labor Standards Act eindeutig hervor, dass ein Mitarbeiter eines privaten, gewinnorientierten Unternehmens nicht ehrenamtlich dieselbe Art von Dienstleistungen für diesen Arbeitgeber erbringen darf, ohne dass diese Zeit als vergütungspflichtige Arbeitszeit gilt. Zentral konzipierte Programme, insbesondere im Zusammenhang mit unternehmensinternen Veranstaltungen, lassen diesen Punkt regelmäßig außer Acht.
Wer genehmigt die Abwesenheit? In einigen Ländern entscheidet der Vorgesetzte, in anderen läuft der Prozess über die Personalabteilung, und in einigen wenigen Fällen sind Betriebsvereinbarungen zu beachten. Dies ist eine Frage des Arbeitsablaufs, auf die es je nach Land unterschiedliche Antworten gibt, und die zentrale Festlegung einer einzigen Antwort macht ein Programm in der Hälfte seiner Einsatzgebiete unbrauchbar.
Welche Daten dürfen über eine Person erfasst werden? Die Datenschutzbestimmungen variieren, und freiwillig bereitgestellte Daten gelten als Mitarbeiterdaten. Welche Daten Sie speichern dürfen, wie lange diese aufbewahrt werden dürfen und ob sie ins Ausland übermittelt werden dürfen, sind Fragen, die vor dem Start des Programms und nicht erst bei der ersten Prüfung geklärt werden sollten.
Auf keine dieser Fragen gibt es eine einzige richtige Antwort – und genau darum geht es. Das Rahmenkonzept muss vier unterschiedliche Antworten berücksichtigen, ohne dass dafür vier verschiedene Systeme erforderlich sind. Es lohnt sich, parallel dazu die praktischen Einzelheiten zur Organisation von Freiwilligenarbeit unter Berücksichtigung unterschiedlicher lokaler Rechtsvorschriften zu lesen, ebenso wie den konkreten Fall kleiner Länderbüros, in denen der Verwaltungsaufwand von einer einzigen Person bewältigt wird, die diese Aufgabe neben ihrer regulären Tätigkeit wahrnimmt.
Wie lässt sich die Berichterstattung konsolidieren, ohne die Programmstruktur zu vereinfachen?
Die Konsolidierung hängt von einer frühzeitig getroffenen Entscheidung ab: einer einheitlichen Maßeinheit, die überall auf dieselbe Weise erfasst wird. Stunden sind die übliche Wahl, da sie auch bei der Umrechnung zwischen Aktivitäten, die sonst nichts gemeinsam haben, erhalten bleiben. Eine Strandreinigungsaktion, eine Mentoring-Sitzung und ein Pro-bono-Audit lassen sich hinsichtlich der Zeit vergleichen, ansonsten jedoch kaum.
Im Zusammenhang mit dieser Einheit sorgen drei Felder dafür, dass ein Bericht fundiert ist: Die Tätigkeitskategorie, die aus einer zentralen Liste ausgewählt wird, damit Sie angeben können, welche Art von Arbeit das Unternehmen geleistet hat; die Partnerorganisation, damit der Beitrag zugeordnet werden kann; und der Standort, damit die Beteiligung nach Ländern aufgeschlüsselt dargestellt werden kann und nicht als ein einziger Durchschnittswert, der die Streuung verschleiert.
Bitte geben Sie die Teilnahme und die geleisteten Stunden getrennt an. Ein Standort mit vielen Anmeldungen und wenigen erfassten Freiwilligenstunden ist kein Standort mit engagierten Freiwilligen; es handelt sich vielmehr um einen Standort, an dem etwas die Menschen daran hindert, ihre Absicht in die Tat umzusetzen – in der Regel sind dies Terminprobleme oder die Genehmigung durch die Leitung. Diese Unterscheidung geht verloren, wenn beide Angaben zusammengefasst werden.
Widerstehen Sie der Versuchung, Länder allein anhand der Teilnahmequote zu bewerten. Die Größe der lokalen Einrichtungen, der Sektor, die Vertragsarten und der Anteil der im Außendienst tätigen Mitarbeiter beeinflussen diese Zahl aus Gründen, die nichts mit der Qualität der Programmdurchführung zu tun haben.
Die Grenzen, klar und deutlich dargelegt
Ein gemeinsamer Rahmen führt nicht zu einer gleichmäßigen Beteiligung, und dies sollte auch nicht erwartet werden. Die Länder unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Kultur des ehrenamtlichen Engagements, hinsichtlich der Zeit, die sich die Beschäftigten realistisch gesehen dafür aufbringen können, sowie hinsichtlich der Sichtbarkeit des Programms vor Ort. Konvergenz ist das falsche Ziel; sinnvoll ist vielmehr, jeden Standort anhand seiner eigenen Entwicklung zu bewerten.
Auch bei der Aufteilung selbst gibt es einen echten Zielkonflikt. Jede Entscheidung, die in Richtung der Mitte verschoben wird, gewinnt an Vergleichbarkeit und verliert an Relevanz – und das Gegenteil trifft ebenso zu. Es gibt keine Konfiguration, die beides maximiert, sondern nur eine Position, die Sie bewusst wählen und immer wieder überprüfen.
Und ein Programm kann nicht einfacher sein als die ihm zugrunde liegende Richtlinie. Wenn das Unternehmen noch nicht entschieden hat, ob ehrenamtliche Tätigkeiten während der Arbeitszeit stattfinden sollen, wird kein Tool den Mitarbeitern dies verdeutlichen können. Die Software erfasst eine Entscheidung; sie trifft sie nicht.
Wie „ Optimy “ Freiwilligeneinsätze in mehreren Ländern handhabt
Optimy Das Konzept basiert genau auf dieser Aufteilung: ein Rahmenwerk pro Region, ohne die lokale Autonomie einzuschränken, sodass die Standorte ihre eigenen Aktivitäten innerhalb der zentral festgelegten Kategorien und Ziele durchführen können. Durch die Sichtweise eines lokalen Programmleiters hat jeder Standort die Kontrolle darüber, was veröffentlicht wird, während ein markenspezifisches Mitarbeiterportal für ein einheitliches Erlebnis der Teilnehmer sorgt. Die Plattform unterstützt mehr als 22 Sprachen, wodurch das Programm auch außerhalb der Zentrale nicht nur verfügbar, sondern auch nutzbar ist.
Für jede Aktivität werden Zeitaufwand und Budget erfasst, einschließlich der zugewiesenen und gebundenen Beträge sowie der Abweichung zwischen diesen; Berichte stellen einen Zusammenhang zwischen Beteiligung, Kundenbindung und Geschäftsergebnissen in einer für den Vorstand verständlichen Form her.
Falls Sie Plattformen vergleichen möchten, anstatt das Programm selbst zu gestalten, finden Sie in unserem Vergleich der besten Software für Unternehmensfreiwilligenarbeit die wichtigsten Optionen. Um die Aufteilung zwischen lokaler und zentraler Ebene in Ihrer eigenen Struktur zu sehen, besuchen Sie die Seite zum Thema Unternehmensfreiwilligenarbeit oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Führung.
