- Die Phase der Absichtserklärung dient dem Geldgeber als Filter und ist kein Dokument, das der Antragsteller ausarbeiten muss. Die Begriffe „Absichtserklärung“, „Anfrageschreiben“ und „Konzeptbeschreibung“ bezeichnen alle dasselbe: eine kurze erste Einreichung, anhand derer entschieden wird, ob die Bearbeitung eines vollständigen Antrags lohnenswert ist.
- Es handelt sich nicht um eine Prüfung der Förderfähigkeit. Die Förderfähigkeit ist ein binäres Kriterium und wird im Rahmen der Logik des Formulars geprüft. Eine Absichtserklärung (LOI) beantwortet eine Frage, die keine Regel beantworten kann, nämlich ob es sich hierbei um die Art von Projekt handelt, die das Programm fördern möchte.
- Fünf Fragen reichen in der Regel aus, und die Frage, die am strengsten filtert, lautet: „Warum gerade dieser Anruf?“ Ein Antragsteller, der dasselbe Absichtsschreiben an zwölf Geldgeber schickt, kann diese Frage nicht überzeugend beantworten.
- Diese Phase zahlt sich nur aus, wenn der Rückgang zügig erfolgt. Eine Absichtserklärung, deren Beantwortung sechs Wochen in Anspruch nimmt, verlängert die Wartezeit des Antragstellers, ohne ihm Arbeit abzunehmen.
Die Phase der Absichtserklärung ist eine kurze erste Einreichung, anhand derer ein Förderer einem Antragsteller mitteilen kann, ob es sich lohnt, einen vollständigen Antrag zu verfassen. Der Antragsteller reicht ein oder zwei Seiten ein. Der Förderer antwortet mit einer Einladung oder einer Ablehnung. Der Sinn dieser Phase besteht darin, die Kosten eines abgelehnten Antrags vom Antragsteller und vom Prüfungsgremium fernzuhalten.
Fast alles, was über Absichtserklärungen veröffentlicht wird, richtet sich an diejenigen, die sie einreichen. Hier sehen Sie die andere Seite des Schreibtisches: Wie gestaltet man den Rahmen, welche Fragen stellt man und wie trifft man eine Entscheidung?
Absichtserklärung, Anfrage, Konzeptbeschreibung
Drei Bezeichnungen für dieselbe Phase. „Letter of Intent“ ist der gängigste Begriff in der Förderpraxis von Unternehmen und Stiftungen, „Letter of Inquiry“ taucht häufiger in der nordamerikanischen Philanthropie auf, und „Concept Note“ ist in der Forschung und der internationalen Entwicklungszusammenarbeit der Standard.
Die Unterschiede sind eher formaler als inhaltlicher Natur. Alle drei Begriffe bezeichnen eine kurze, unverbindliche Erstbewerbung, die ein Förderer auf Eignung prüft, bevor er ein vollständiges Antragsverfahren eröffnet. Wenn in einer Ausschreibung ein Begriff verwendet wird und Antragsteller nach einem anderen fragen, meinen sie damit dasselbe.
Wichtiger als die Bezeichnung ist die Frage, ob mit dieser Phase eine Entscheidung verbunden ist. Eine Absichtserklärung, zu deren Ausarbeitung zu einem vollständigen Antrag alle aufgefordert sind, stellt kein Auswahlkriterium dar. Es handelt sich lediglich um ein zusätzliches Formular.
Wozu die Bühne eigentlich dient
Die LOI-Phase beantwortet eine Frage, die keine Förderfähigkeitsregel beantworten kann: Handelt es sich hierbei um die Art von Projekt, die im Rahmen dieses Programms gefördert werden soll?
Die Förderfähigkeit ist binär und rein formal. Eine Organisation ist entweder als gemeinnützige Einrichtung registriert oder nicht. Sie ist entweder in der förderfähigen Region tätig oder nicht. Diese Bedingungen sind Teil der Logik des Formulars, die bei der Einreichung angewendet wird, und erfordern keinerlei menschliches Eingreifen.
Die Eignung ist ein anderer Aspekt. Ein Antrag kann alle veröffentlichten Bedingungen erfüllen und dennoch für die Ausschreibung ungeeignet sein: beispielsweise wenn die richtige Art von Organisation die falsche Art von Arbeit vorschlägt oder wenn es sich um eine Arbeit handelt, die das Programm bereits vor drei Jahren gefördert hat und von der es sich inzwischen entfernt hat. Um dies zu beurteilen, bedarf es einer Person, und es dauert nur wenige Minuten, wenn der Antrag zwei Seiten statt vierzig umfasst.
Dieses Verhältnis ist das gesamte wirtschaftliche Argument für die Bühne.
Wann sich eine LOI-Phase lohnt
Es zahlt sich aus, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind.
Die Erstellung eines vollständigen Antrags ist aufwendig. Wenn ein Antragsteller für einen vollständigen Antrag einen Tag benötigt, verursacht dieser Schritt zusätzlichen Aufwand, ohne nennenswerte Vorteile zu bieten. Benötigt die Erstellung hingegen Wochen – wie es bei Forschungs- und Kapitalanträgen häufig der Fall ist –, erspart dieser Schritt tatsächlich Arbeit.
Sie lehnen den Großteil dessen ab, was Sie erhalten. Ein Programm, das jeden dritten Antrag fördert, erzielt nur wenig. Ein Programm, das jeden zwanzigsten Antrag fördert, verlangt von neunzehn Organisationen, vermeidbare Arbeit zu leisten.
Sie können schnell antworten. Dies ist die Bedingung, die am häufigsten übersehen wird. Eine Absichtserklärung, deren Beantwortung sechs Wochen dauert, verlängert die Wartezeit des Bewerbers um eine weitere Phase, ohne dass sich dessen Aufwand verringert. Wenn das Gremium die Absichtserklärungen nicht innerhalb von etwa zwei Wochen bearbeiten kann, verschlechtert diese Phase den Prozess, anstatt ihn zu verbessern.
Es lohnt sich nicht, sich für ein geschlossenes Programm zu bewerben, bei dem Bewerber direkt eingeladen werden oder bei dem der Bewerberpool so klein ist, dass es überschaubar ist, jede vollständige Bewerbung zu lesen.
Die fünf Fragen, die in einer Absichtserklärung gestellt werden sollten
Umfangreiche LOI-Formulare verfehlen ihren Zweck. Fünf Fragen, die sich in etwa fünfzehn Minuten beantworten lassen, reichen in der Regel aus, um eine Entscheidung zu treffen.
- Wer stellt die Anfrage? Organisation, Rechtsform, Land, in dem die Organisation tätig ist, sowie eine kurze Beschreibung ihrer Tätigkeit.
- Was sie vorschlagen. Ein Absatz. Keine Methodik, kein Arbeitsplan.
- Für wen ist das bestimmt und in welchem Umfang? Welche Bevölkerungsgruppe wird erreicht und wie viele Personen sind das ungefähr?
- Ungefährer beantragter Betrag und Gesamtkosten des Projekts. Eine Spanne ist ausreichend. Damit soll festgestellt werden, ob der Antrag überhaupt in Ihren Förderrahmen fällt.
- Warum diese Ausschreibung? Ein Absatz, der das Projekt mit den veröffentlichten Prioritäten in Verbindung bringt. Diese Frage leistet den größten Beitrag zur Vorauswahl, da sie genau die Frage ist, die ein Antragsteller, der dasselbe Interessenbekundungsschreiben an zwölf Förderer sendet, nicht zufriedenstellend beantworten kann.
Alles andere kann bis zum Ausfüllen des vollständigen Antragsformulars warten. Die Anforderung eines detaillierten Kostenplans oder eines vollständigen Logikmodells bereits in der Phase der Absichtserklärung führt erneut zu den Kosten, die durch diese Phase eigentlich vermieden werden sollen.
Eine Absichtserklärung (LOI) stellt keine Prüfung der Teilnahmeberechtigung dar
Die Vermischung dieser beiden Aspekte ist der häufigste Konstruktionsfehler und erweist sich in beiden Richtungen als kostspielig.
Die Anwendung von Zulassungskriterien im Rahmen der Prüfung der Absichtserklärungen (LOI) bedeutet, dass eine Person Einreichungen liest, die eine Regel bereits bei der Einreichung hätte ablehnen müssen. Die Anwendung von „Fit“ als automatisierte Regel bedeutet, dass das Programm Einreichungen aufgrund von Schlüsselwörtern ablehnt und dadurch Vorschläge verliert, die es eigentlich hätte berücksichtigen wollen.
Der korrekte Ablauf sieht vor, dass zunächst automatisch die Förderfähigkeit geprüft wird, noch bevor das LOI-Formular eine Einreichung überhaupt akzeptiert. Anschließend wird das LOI von einer Person geprüft, um die Eignung festzustellen. In unserem Leitfaden zur automatisierten Prüfung von Förderanträgen werden die fünf Phasen beschrieben, zu denen dieser Prozess gehört.
So prüfen Sie Absichtserklärungen, ohne den gesamten Begutachtungsprozess neu durchlaufen zu müssen
Das Risiko in dieser Phase besteht in einer übermäßigen Komplexität. Eine gewichtete Bewertungsmatrix mit sechs Kriterien und festgelegten Ankerwerten ist das richtige Instrument für vollständige Anträge. Bei der Anwendung auf eine zweiseitige Absichtserklärung (LOI) führt sie zu einer trügerischen Präzision, da der Inhalt der Seite nicht ausreicht, um eine 6 von einer 7 zu unterscheiden.
Drei Vorgehensweisen sorgen für ein ausgewogenes Verhältnis.
Entscheiden Sie, bewerten Sie nicht. Annehmen, ablehnen oder zurückstellen. Drei mögliche Ergebnisse, ein Prüfer, wobei bei „Zurückstellen“ eine zweite Meinung eingeholt wird.
Verfassen Sie pro Entscheidung einen Satz zur Begründung. Nicht für den Antragsteller, sondern für die Akten. Wenn sechs Monate später jemand fragt, warum der Antrag einer bekannten Organisation abgelehnt wurde, bevor überhaupt jemand den Antrag gelesen hatte, ist dieser Satz die Antwort.
Lesen Sie eine Reihe von Unterlagen, nicht eine Warteschlange. Die Eignung ist relativ. Gutachter, die Interessenbekundungen einzeln bei ihrem Eintreffen bewerten, wenden einen schwankenden Maßstab an. Gutachter, die vierzig auf einmal lesen, wenden einen einheitlichen Maßstab an.
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Was Sie den Bewerbern mitteilen sollten, deren Bewerbung Sie ablehnen
Eine Ablehnung der Absichtserklärung ist die kostengünstigste positive Erfahrung, die ein Geldgeber vermitteln kann, und die meisten Geldgeber lassen diese Gelegenheit ungenutzt verstreichen.
Der Antragsteller hat fünfzehn Minuten investiert und erhält bereits eine Absage, noch bevor er drei Wochen damit verbracht hat. Das ist ein Gefallen, und es wirkt auch als solcher, wenn in der Nachricht konkret genannt wird, welchen der veröffentlichten Prioritäten das Projekt nicht entsprach. Es wirkt hingegen wie eine Abfuhr, wenn darin steht, dass das Programm viele überzeugende Anträge erhalten habe.
Zwei Zeilen genügen: eine namentlich genannte Begründung und die Angabe, ob die Organisation sich gerne für eine zukünftige Förderrunde bewerben darf. Förderer, die so vorgehen, erhalten im folgenden Jahr gezieltere Absichtserklärungen von denselben Organisationen – dies ist die sich verstärkende Rendite dieser Vorgehensweise.
Wo die LOI-Phase angesiedelt ist
Diese Phase findet im Vorfeld der Vergabe statt, zwischen der veröffentlichten Ausschreibung und der vollständigen Antragstellung. Sie verändert den Ablauf einer Ausschreibungsrunde, anstatt ihn zu ergänzen: Anstelle einer einzigen umfassenden Begutachtung erfolgt zunächst eine schnelle Vorauswahl, gefolgt von einer kleineren Begutachtung.
Informationen zu den Abläufen der vorangehenden Ausschreibung finden Sie in unserem Leitfaden zur Durchführung einer Ausschreibung. Was anschließend mit den eingereichten Vorschlägen geschieht, liegt in der Verantwortung des Gutachtergremiums und dessen Bewertungsraster; unser Hinweis zur Reduzierung des Zeitaufwands für Gutachter behandelt dasselbe Problem aus Sicht des Gremiums.
Wie „ Optimy “ eine zweistufige Anwendung ausführt
Optimy wendet bei der Einreichung automatisch die Zulassungskriterien an, wobei die Bedingungen je nach Standort des Bewerbers festgelegt werden, und blendet anschließend vor dem vollständigen Formular einen kurzen Fragebogen ein, sodass nicht zulässige und nicht in den Anwendungsbereich fallende Anträge innerhalb von Minuten statt Wochen herausgefiltert werden. Eingeladene Bewerber erhalten Zugriff auf das vollständige Formular. Abgelehnte Bewerber erhalten umgehend eine Antwort und müssen nicht bis zum Ende der Runde warten.
Beide Phasen sind in derselben Akte zusammengefasst, sodass die Absichtserklärung (LOI), die Entscheidung, die Begründung und der vollständige Antrag während der gesamten Laufzeit des Antrags zusammenbleiben. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zur Fördermittelverwaltungssoftware oder auf den Seiten zu Forschungsfördermitteln, falls Ihre Ausschreibungsrunden auf der Grundlage von Konzeptbeschreibungen durchgeführt werden. Um Ihren eigenen zweistufigen Prozess Schritt für Schritt durchzugehen, vereinbaren Sie bitte einen Termin für eine Einweisung.
