Vor der Bewilligung: alles, was vor einer Förderentscheidung geschieht

Was versteht man unter der Phase vor der Auftragsvergabe?

Der Zeitraum vor der Förderzusage umfasst die Zeit vom Zeitpunkt der Bekanntgabe einer Fördermöglichkeit bis zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung. Er endet mit dem Förderbescheid, nicht mit der Auszahlung.

Diese Phase stellt ein eigenständiges Konzept dar, da sich die damit verbundenen Aufgaben in ihrer Art unterscheiden. Die Phase vor der Vergabe umfasst die Auswahl im Rahmen eines Wettbewerbs unter Zeitdruck; im Anschluss daran erfolgt die Abwicklung einer bereits eingegangenen Verpflichtung.

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Was geschieht in der Phase vor der Auftragsvergabe?

Die Ausschreibung ist definiert und veröffentlicht: Was der Geldgeber fördert, wer sich bewerben kann, nach welchen Kriterien und bis zu welchem Zeitpunkt. Eine Ausschreibung, bei der einer dieser Punkte unklare bleibt, führt dazu, dass Bewerbungen eingehen, die das Programm niemals fördern würde.

Die Anträge gehen ein und werden anhand von Zulassungskriterien geprüft – dabei handelt es sich um eine binäre Überprüfung, nicht um eine Qualitätsbewertung. Die zulässigen Anträge durchlaufen anschließend eine Bewertung anhand einer veröffentlichten Bewertungsmatrix, in der Regel durch mehr als einen Gutachter.

Es wird eine Auswahlliste erstellt und dem Entscheidungsträger vorgelegt: einem Ausschuss, einem Vorstand oder einem bevollmächtigten Genehmiger. Die Ablehnung der übrigen Anträge ist Teil dieser Phase, und eine zügige und klare Ablehnung trägt zum guten Ruf eines Geldgebers bei.

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Wo es bei der Vergabevorbereitung schiefgeht

Der kostspieligste Fehler ist es, wenn Anträge an die falsche Stelle gelangen. Wenn nicht förderfähige Anträge von einer Person statt durch eine Regel herausgefiltert werden, wird die Zeit der Gutachter für Anträge aufgewendet, die ohnehin nicht förderfähig waren, und die förderfähigen Anträge werden von übermüdeten Personen geprüft.

Zweitens besteht eine Uneinheitlichkeit zwischen den Gutachtern. Ohne eine gemeinsame Bewertungsmatrix sind die Bewertungen nicht vergleichbar, sodass eine Auswahlliste ebenso sehr davon abhängt, wer eine Bewerbung begutachtet hat, wie davon, was darin vorgeschlagen wurde.

Der dritte Punkt ist das Schweigen. Antragsteller, die monatelang keine Antwort erhalten, sind die mit Abstand zuverlässigste Ursache für Reputationsschäden im Förderwesen, und dies ist ausschließlich ein Prozessproblem.

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Vorabgenehmigung auf einer Förderplattform

Eine Softwareplattform zur Fördermittelverwaltung wendet die Zulassungskriterien automatisch an, sobald Anträge eingehen, sodass die Prüfer stets nur Anträge sehen, die die Voraussetzungen erfüllen, und leitet die übrigen Anträge an einen auf die Marke abgestimmten Ablehnungsbrief weiter.

Anschließend verwaltet das System die Bewertungsrubrik, verteilt die Anträge an die Gutachter unter Ausschluss derjenigen, bei denen Interessenkonflikte vorliegen, und erstellt die Auswahlliste auf der Grundlage der Bewertungen und nicht anhand einer Tabellenkalkulation – wodurch eine dokumentierte Empfehlung an die Vergabephase des Förderzyklus weitergeleitet wird.