Förderzyklus: Die Phasen, die eine Förderung durchläuft – vom Antrag bis zur Wirkung

Wie sieht der Förderzyklus aus?

Der Förderzyklus bezeichnet die Abfolge der Phasen, die eine einzelne Förderung durchläuft – vom Zeitpunkt der Einreichung des Antrags bis zum Abschlussbericht über die mit den Fördermitteln erzielten Ergebnisse. Er stellt sozusagen die Wegbeschreibung dar, während das Fördermanagement die Praxis ist, diesen Prozess über ein gesamtes Programm hinweg erfolgreich zu steuern.

Auch wenn die Begrifflichkeiten je nach Förderer variieren, wird der Lebenszyklus in der Regel in drei große Phasen unterteilt: vor der Bewilligung, während der Bewilligung und nach der Bewilligung. Jede Phase umfasst mehrere konkrete Schritte, und ein Fördervorhaben schreitet erst dann voran, wenn der vorherige Schritt abgeschlossen ist.

‍

Welche Phasen umfasst der Lebenszyklus einer Förderung?

Die Phase vor der Förderentscheidung umfasst alle Schritte, die einer Förderentscheidung vorausgehen: die Ausschreibung des Programms, die Entgegennahme der Anträge, die Prüfung der Förderfähigkeit sowie die Begutachtung und Bewertung der Anträge. Hier liegt der größte Teil des Verwaltungsaufwands für einen Förderer.

Die Bewilligungsphase umfasst die Entscheidung selbst, die Mitteilung des Ergebnisses an die Antragsteller sowie die Freigabe der Mittel. Die Phase nach der Bewilligung umfasst dann die Überwachung, die Berichterstattung durch die Förderempfänger und den Abschluss, in dessen Rahmen der Förderer in Erfahrung bringt, was mit den Mitteln tatsächlich erreicht wurde, und die Fördermittel abrechnet.

‍

Warum sollte man ein Programm einem klar definierten Lebenszyklus zuordnen?

Durch die Zuordnung eines Programms zu einem expliziten Lebenszyklus kann ein Förderer Engpässe erkennen und beheben. In der Praxis treten Verzögerungen vor allem an zwei Stellen auf: in der Phase der Prüfung und Bewertung sowie in der Phase der Berichterstattung nach der Bewilligung, in der uneinheitliche Einreichungen der Fördermittelempfänger den gesamten Prozess verlangsamen.

Ein festgelegter Lebenszyklus sorgt zudem dafür, dass jede Förderung einheitlich abgewickelt wird, was die Grundlage für faire Entscheidungen und einen lückenlosen Prüfpfad bildet. Ohne diesen wird jede Förderung zu einem etwas anderen Prozess, wodurch die Vergleichbarkeit innerhalb eines Programms verloren geht.

‍

Verwaltung des Förderzyklus auf einer einzigen Plattform

Da sich der Lebenszyklus über viele Monate erstreckt und mehrere Teams beteiligt sind, besteht die größte Herausforderung darin, alle Phasen miteinander zu verknüpfen. Wenn die Erfassung, die Prüfung, die Auszahlung und die Berichterstattung in separaten Tools erfolgen, müssen Informationen bei jedem Übergang erneut eingegeben werden, und Fristen werden verpasst.

Durch die Abwicklung des gesamten Förderzyklus in einer einzigen Fördermanagement-Softwareplattform bleiben die einzelnen Phasen miteinander verknüpft, sodass die gesamte Historie einer Förderung – von der Einreichung bis hin zur Berichterstattung durch den Förderempfänger – lückenlos nachverfolgt werden kann.