Antragsmanagement: Wie Förderer eingehende Anträge entgegennehmen und organisieren

Was versteht man unter Einreichungsmanagement?

Unter „Antragsmanagement“ versteht man die Art und Weise, wie ein Förderer eingehende Anträge entgegennimmt und so organisiert, dass jeder Antrag vollständig, vergleichbar und prägungsbereit vorliegt. Es umfasst den Eingangsbereich eines Programms: wie Antragsteller ihre Anträge einreichen, wie deren Unterlagen erfasst werden und wie diese vor Beginn der Bewertung sortiert werden.

Bei ordnungsgemäßer Umsetzung ersetzt das Antragsmanagement das bekannte Verfahren, bei dem Anträge per E-Mail als PDF-Dateien und Anhänge eingehen, die anschließend nachverfolgt, zusammengeführt und manuell sortiert werden müssen. Stattdessen werden alle Anträge über einen einzigen kontrollierten Kanal in einem einheitlichen Format eingereicht.

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Was gehört zu einem guten Einreichungsmanagement?

Eine effiziente Antragstellung basiert auf strukturierten Online-Formularen und nicht auf frei gestaltbaren Dokumenten. Mithilfe bedingter Logik werden den Antragstellern nur die für sie relevanten Fragen angezeigt, Felder zum Hochladen von Dokumenten sorgen dafür, dass die Begleitdokumente dem richtigen Datensatz zugeordnet werden, und integrierte Validierungsfunktionen verhindern, dass unvollständige Anträge eingereicht werden.

Das Ergebnis ist, dass die Gutachter Bewerbungen erhalten, die bereits vollständig sind und einheitlich strukturiert sind. Gerade diese Einheitlichkeit macht die späteren Phasen – den Vergleich und die Bewertung – überhaupt erst möglich, da man Einreichungen, die in unterschiedlicher Form eingehen, nicht fair miteinander vergleichen kann.

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Warum ist das Einreichungsmanagement für einen Förderer von Bedeutung?

Die Bearbeitung der eingereichten Unterlagen bestimmt die Qualität aller nachfolgenden Schritte. Fehlende Angaben, die bereits bei der Entgegennahme festgestellt werden, lassen sich kostengünstig beheben; werden dieselben Lücken erst während der Prüfung entdeckt, muss der Antragsteller nachgehakt werden, was zu einer Verzögerung der Entscheidung für alle Beteiligten führt.

Dies prägt zudem die Erfahrung der Antragsteller. Ein klarer, gut strukturierter Einreichungsprozess wirkt sich positiv auf das Ansehen des Förderers aus und verringert die Anzahl verwirrter oder nicht den Förderkriterien entsprechender Anträge, während ein chaotischer Prozess qualifizierte Antragsteller abschreckt und den Verwaltungsaufwand in die Höhe treibt.

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Antragsverwaltung auf einer Förderplattform

In einer Softwareplattform für das Fördermittelmanagement erfolgt die Verwaltung der Anträge über ein konfigurierbares Antragsformular, das die Förderkriterien bereits bei der Eingabe überprüft. Die Anträge laufen an einem zentralen Ort ein – bereits geprüft und strukturiert –, sodass sie ohne manuelle Sortierung direkt in die Antragsbewertung übergehen können.