Sie arbeiten für eine Stiftung und sind ständig auf der Suche nach Best Practices? Philanthropische Organisationen verwenden viele Ressourcen auf die Planung und Stärkung ihrer CSR-Strategie. Viele unterstützen wichtige Anliegen, indem sie Gelder an gemeinnützige Organisationen auszahlen, und sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre soziale Wirkung zu erhöhen.
Als Fachmann in der Philanthropie müssen Sie bessere Wege erforschen und anwenden, um gemeinnützige Organisationen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Ein Aspekt, der bei der Vergabe von Zuschüssen oft übersehen wird, ist die Frage, wie Sie eine Ausschreibung so effektiv gestalten, dass sowohl Sie als auch die gemeinnützigen Organisationen, die Sie unterstützen möchten, davon profitieren.
Planen Sie einen Aufruf zur Einreichung von Anträgen, mit dem Sie eine Sache finanziell unterstützen können, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Um Sie bei der Ausschreibung von Fördermitteln zu unterstützen, finden Sie hier eine kurze Checkliste mit den Dingen, die Sie beachten sollten:
Phase 1: Vor der Veröffentlichung des Aufrufs zur Einreichung von Projekten
▢ Entwickeln Sie Ihre Strategie zur Unterstützung von Verbänden
Beginnen Sie mit der Planung Ihres Antrags, indem Sie sich überlegen, was Sie mit Ihrem Ziel erreichen möchten. Welche Anliegen und Organisationen möchten Sie unterstützen? Wie wollen Sie Ihre zukünftigen Vereinspartner unterstützen? Suchen Sie zum Beispiel nur nach Projekten, die Sie finanzieren möchten, oder wollen Sie auch ein Sponsoringprogramm entwickeln?
Legen Sie dann die Bedingungen fest, unter denen Sie finanzielle Unterstützung leisten werden. Welche Art von Zuschuss werden Sie gewähren? Handelt es sich zum Beispiel um einen direkten oder einen ergänzenden Zuschuss? Ist Ihre Unterstützung beschränkt oder unbeschränkt? Wenn sie nicht zweckgebunden ist, werden Sie auch die Betriebskosten berücksichtigen? Möchten Sie nur bestehende Projekte finanzieren oder sind Sie offen für die Finanzierung von Projekten, die bereits laufen? Wie lange wird Ihr Aufruf zur Einreichung von Projekten offen bleiben? Wie planen Sie, mit den Verbänden in Kontakt zu bleiben? Dies sind alles wichtige Fragen, die Sie sich in der Anfangsphase eines Aufrufs stellen sollten.
▢ Legen Sie das Budget fest, das Sie bereitstellen werden.
▢ Legen Sie das Prüfungsverfahren für die eingereichten Anträge fest.
▢ Dokumentieren Sie den gesamten Prozess Schritt für Schritt und weisen Sie allen Beteiligten (wie dem Lenkungsausschuss, dem Auswahlausschuss, dem Verwaltungs- und Finanzmonitor, den Verbänden der Begünstigten usw.) Rollen und Verantwortlichkeiten zu.
Legen Sie die Kommunikationskanäle fest, über die Sie Ihren Projektaufruf bekannt machen wollen.
Legen Sie die maximale Anzahl der Anträge fest, die Sie erhalten möchten, sowie das Verfahren für den Erhalt der Anträge. Entscheiden Sie sich für ein Online-Formular, das macht allen das Leben leichter!
Phase 2: Veröffentlichung des Aufrufs zur Einreichung von Projekten
Starten Sie die Kommunikation rund um Ihre Ausschreibung und passen Sie sie bei Bedarf an. Multiplizieren Sie die Kommunikationskanäle und umgeben Sie sich mit den richtigen Partnern in der Branche.
Behalten Sie den Überblick über die täglich eingehenden Anträge. So können Sie wachsam bleiben und Ihren Anruf bei Bedarf anpassen. Auch hier empfehlen wir Ihnen, sich für ein Online-System zu entscheiden, um alle Informationen zu zentralisieren und die Bewerbungen zu vergleichen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.
Bewerten Sie die Bewerbungen, die Sie erhalten, nach und nach auf der Grundlage eines von Ihnen festgelegten Bewertungssystems. Behalten Sie vor allem in der Anfangsphase die Bewertungen im Auge, die die Bewerbungen erhalten. Wenn die durchschnittliche Punktzahl zu niedrig oder zu hoch ist, müssen Sie Ihr Bewertungssystem anpassen.
▢ Leiten Sie die Bewerbungen zur Prüfung an Ihren Auswahlausschuss weiter.
Halten Sie die Bewerber während des gesamten Prozesses über den Status ihrer Bewerbung auf dem Laufenden, vom Eingang der Bewerbung über die Analyse und Bewertung bis hin zu den nächsten Schritten, wenn sie ausgewählt werden, usw. Wenn Sie transparent sind, können Sie von Anfang an Vertrauen bei den Bewerbern aufbauen. Denken Sie daran, dass dies eine Voraussetzung für den Erfolg eines Projekts ist, denn die Vergabe von Fördermitteln erfordert zunehmend ein kontinuierliches Engagement zwischen Ihnen und den Antragstellern.
Phase 3: Abschluss des Gesprächs und Projektnachbereitung
▢ Teilen Sie die Ergebnisse allen mit, die ihre Bewerbung eingereicht haben.
▢ Treffen Sie sich mit dem/den ausgewählten Antragsteller(n) und überprüfen Sie die Bedingungen für Ihre Unterstützung, um sicherzustellen, dass alles für alle Beteiligten klar ist.
Unterschreiben Sie alle rechtlichen und offiziellen Dokumente.
Auszahlung des Zuschusses (teilweise oder vollständig) und/oder gemeinsame Erstellung des Fahrplans im Falle von Sponsoring oder Projekt-Koproduktion.
▢ Informieren Sie Ihre internen Teams über den Status Ihres Anrufs.
Phase 4: Bewerten Sie das Projekt und passen Sie die Prozesse an
▢ Interne Nachbesprechung über den Fortschritt des Vergabeverfahrens.
▢ Erstellen Sie Berichte über den Vergabeprozess.
▢ Messen Sie die Auswirkungen der ergriffenen oder unterstützten Maßnahmen und erzielen Sie wichtige Ergebnisse.
▢ Kommunizieren Sie über den Erfolg Ihrer Aktionen, die erzielten Ergebnisse und die Verbesserungspunkte, die Sie umsetzen wollen.
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Unser Team von CSR-Experten hat sich durch jahrelange Erfahrung mit der Unterstützung einiger der bekanntesten Marken der Welt bei der Unterstützung wichtiger Anliegen Fachwissen über die Veröffentlichung von Aufrufen zur Einreichung von Vorschlägen angeeignet.
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