Verantwortung für die Mittelverwendung: Zusätzliche Maßnahmen, die erforderlich sind, wenn ein Förderempfänger keine gemeinnützige Einrichtung ist

Was versteht man unter Ausgabenverantwortung?

Die meisten Fördermittel, die eine private US-Stiftung gewährt, gehen an Organisationen mit dem Status einer gemeinnützigen Einrichtung und erfordern keine besondere Handhabung. Die Ausgabenverantwortung deckt den Rest ab: Fördermittel an gewinnorientierte Einrichtungen, unter bestimmten Umständen an Einzelpersonen, an ausländische Organisationen ohne Gleichwertigkeitsfeststellung sowie an andere private Stiftungen.

Es handelt sich um eine verfahrensrechtliche Vorgabe. Der Stiftung ist es nicht untersagt, den Zuschuss zu gewähren; sie muss jedoch festgelegte Schritte einhalten und nachweisen können, dass sie dies getan hat.

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Die fünf Schritte

Eine vor der Gewährung durchgeführte Überprüfung der Identität, der Geschichte und der Geschäftsführung des Zuschussempfängers, die ausreicht, um eine angemessene Sicherheit dafür zu bieten, dass die Mittel wie vorgesehen verwendet werden. Eine schriftliche Zuschussvereinbarung, die die Mittel auf einen festgelegten gemeinnützigen Zweck beschränkt und andere Verwendungszwecke untersagt.

Die Auflage, dass der Fördermittelempfänger die Mittel auf einem separaten Konto verwahrt und darüber gesonderte Aufzeichnungen führt. Berichte des Fördermittelempfängers darüber, wie die Mittel verwendet wurden und welche Fortschritte erzielt wurden, mindestens einmal jährlich sowie am Ende der Förderperiode.

Sowie die Offenlegung des Zuschusses im Jahresbericht der Stiftung, wobei die Berichte aufbewahrt werden. Der fünfte Schritt wird am häufigsten übersehen, da er erst lange nach dem Ausscheiden des Programmteams erfolgt.

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Wann dies gilt

Entscheidend ist der Status des Empfängers, nicht die Höhe oder der Zweck der Zuwendung. Eine bescheidene Zuwendung an ein als Gesellschaft organisiertes Sozialunternehmen erfüllt die Anforderungen in vollem Umfang; eine wesentlich höhere Zuwendung an eine etablierte gemeinnützige Einrichtung erfüllt hingegen keine davon.

Bei internationalen Fördermitteln entscheidet die Stiftung zwischen diesem Verfahren und einer Gleichwertigkeitsfeststellung. Die Ausgabenverantwortung lässt sich schneller übernehmen, ist jedoch mit einem höheren Aufwand verbunden.

Eine praktische Konsequenz sollte bei der Planung berücksichtigt werden: Die Verpflichtung besteht noch Jahre nach der Förderentscheidung fort. Eine Stiftung, die im Jahr 2026 keinen Bericht eines Förderempfängers aus dem Jahr 2022 vorweisen kann, weist eine Compliance-Lücke auf – unabhängig davon, wie erfolgreich das Programm war.

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Verantwortung für die Ausgaben auf einer Förderplattform

Eine Softwareplattform für das Fördermittelmanagement kann bereits zum Zeitpunkt der Bewilligung kennzeichnen, bei welchen Fördermitteln diese Auflage gilt, die Fördervereinbarung mit zweckgebundenen Mitteln anhand einer genehmigten Vorlage erstellen und die erforderlichen Berichterstattungen der Fördermittelempfänger automatisch planen.

Die Berichtspflicht ist es, die einem System seinen Stellenwert verleiht. Jahresberichte über die gesamte Laufzeit jedes betroffenen Förderprojekts, die nachverfolgt und eingefordert werden, ohne dass sich jemand daran erinnern muss – das ist der Unterschied zwischen einer dokumentierten Akte und einem Versuch der Rekonstruktion.