- I requisiti di ammissibilità non sono più un unico insieme di regole. Un programma attuato in dodici paesi raramente presenta le stesse condizioni in tutti e dodici, quindi le regole devono essere applicate in base alla sede del richiedente, altrimenti risulteranno errate in qualche caso.
- La valuta deve essere stabilita prima dell'apertura del bando, non al momento del pagamento. La valuta utilizzata dal richiedente per il proprio bilancio, il tasso di cambio applicabile e la data di riferimento sono tre decisioni distinte; lasciare implicita una qualsiasi di esse dà adito a controversie in fase di chiusura.
- I beneficiari subiscono una doppia perdita di denaro a causa della conversione. Le linee guida di UK Aid Match segnalano il problema della doppia conversione, per cui i fondi, convertiti al momento della ricezione e poi nuovamente al momento della spesa, ai tassi di cambio delle banche locali, riducono l’importo del finanziamento prima ancora che venga avviato qualsiasi intervento.
- La lingua è una questione di revisione, non di traduzione. Accettare candidature in diverse lingue funziona solo se i revisori che conoscono quelle lingue ricevono i file giusti e se i criteri di valutazione hanno lo stesso significato in ciascuna di esse.
Un programma di sovvenzioni internazionale è un programma in cui i richiedenti, e spesso anche i fondi, attraversano i confini nazionali. Questo semplice fatto modifica quattro aspetti che un programma nazionale può lasciare impliciti: chi è ammissibile, come viene valutata l’organizzazione, in quale valuta sono espressi gli importi e in quale lingua viene letto il fascicolo.
Nessuna di queste domande è difficile dal punto di vista concettuale. Diventano difficili perché di solito vengono poste a metà sessione, dopo la pubblicazione del bando, quando un candidato pone una domanda per la quale nessuno ha preparato una risposta.
L'idoneità non è più definita da un unico insieme di regole
Il primo presupposto da abbandonare è che un unico insieme di criteri di ammissibilità possa valere per tutti i paesi. Le forme giuridiche differiscono, così come differiscono i requisiti per essere considerati un ente di beneficenza registrato e le soglie che risultano adeguate: un periodo minimo di attività che è ragionevole in un mercato esclude la maggior parte del settore in un altro.
Un insieme di regole globali è quindi errato in uno dei due casi seguenti: o è sufficientemente permissivo per la giurisdizione meno restrittiva, nel qual caso non filtra quasi nulla in quella più restrittiva, oppure è sufficientemente rigoroso per la giurisdizione più restrittiva, nel qual caso esclude organizzazioni che si sarebbe voluto finanziare.
La soluzione praticabile consiste nell'applicare regole specifiche per la sede di ciascun candidato, definite una volta sola e valutate al momento della presentazione della domanda. La configurazione richiede un costo maggiore e rappresenta la differenza tra una fase di selezione che funziona ovunque e una che funziona solo presso la sede centrale.
La pubblicazione di tali norme per ciascun Paese è importante tanto quanto la loro applicazione. Il principale beneficiario è il richiedente che può verificare i requisiti previsti dalla propria giurisdizione prima di dedicare due giorni alla compilazione di un modulo; in questo modo, il numero di domande non ammissibili si riduce alla fonte.
Valutare un’organizzazione di cui non è facile verificare l’affidabilità
La due diligence nazionale si basa su registri che il finanziatore è in grado di interpretare. A livello transnazionale, il registro potrebbe essere redatto in un’altra lingua, avere una struttura diversa o non essere di dominio pubblico.
Per le fondazioni private statunitensi esistono due modalità consolidate per l’erogazione di sovvenzioni a organizzazioni straniere: stabilire che il beneficiario sia equivalente a un ente di beneficenza pubblico statunitense oppure esercitare il controllo sulla gestione della sovvenzione. Ciascuna di esse comporta obblighi di documentazione e rendicontazione diversi, e la scelta della modalità più adeguata dipende dal beneficiario e dalla sovvenzione stessa. Si tratta di una questione fiscale con conseguenze concrete, pertanto è opportuno rivolgersi a un consulente legale piuttosto che affidarsi a un modello predefinito.
I finanziatori al di fuori degli Stati Uniti si trovano ad affrontare un problema simile, sebbene espresso con un vocabolario diverso: dimostrare che il beneficiario esista, sia effettivamente ciò che dichiara di essere e sia in grado di rendere conto dell’utilizzo dei fondi. A prescindere dal contesto, il requisito pratico rimane lo stesso, ovvero che le prove raccolte vengano registrate in relazione alla sovvenzione, anziché rimanere nella posta elettronica del responsabile del programma.
Valuta: tre decisioni, prese prima dell’apertura delle contrattazioni
La questione valutaria è il principale motivo per cui i programmi internazionali perdono spesso denaro e credibilità, ma si tratta di un problema del tutto evitabile se si prendono tre decisioni in anticipo.
In quale valuta viene redatto il bilancio del candidato? Nella propria, il che rende il bilancio realistico ma complica il confronto tra le diverse candidature, oppure nella vostra, il che ha l’effetto opposto. Entrambe le opzioni sono giustificabili. Non decidere significa ricevere entrambe.
Quale tasso e a quale data? Il tasso al momento della presentazione della domanda, dell’assegnazione o del pagamento. Questi valori possono variare in modo sostanziale nell’arco di un ciclo semestrale e, salvo diversa indicazione da parte vostra, la differenza è a carico del richiedente.
Chi si fa carico della differenza tra l’assegnazione della sovvenzione e il pagamento? Se una sovvenzione viene assegnata in una valuta e versata in un’altra mesi dopo, qualcuno deve assorbire la variazione. Il Council on Foundations ha da tempo segnalato l’esposizione al rischio di cambio come un rischio costante nelle sovvenzioni internazionali, ed è un rischio che deve essere assunto in modo consapevole, piuttosto che per default.
C’è un ulteriore costo che i finanziatori raramente prendono in considerazione. Le linee guida pubblicate per UK Aid Match evidenziano il problema della doppia conversione: i fondi, convertiti una prima volta al momento della ricezione e una seconda volta al momento della spesa, ai tassi di cambio delle banche locali, possono erodere l’importo concesso prima ancora che abbia inizio qualsiasi attività prevista dal programma. Un beneficiario che segnala una spesa inferiore al budget potrebbe semplicemente aver perso la differenza durante il trasferimento dei fondi.
Gli aspetti pratici relativi alla conversione degli importi delle sovvenzioni tra diverse valute meritano una risposta a sé stante, e tale decisione va inserita nell’accordo di sovvenzione piuttosto che in un’e-mail di follow-up.
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Esaminare le candidature redatte in lingue che il vostro team non conosce
Accettare candidature in diverse lingue è innanzitutto un problema di revisione, prima ancora che di traduzione. Devono essere soddisfatte tre condizioni.
I revisori che leggono una determinata lingua devono ricevere i file in quella lingua, il che rende l’assegnazione dei fascicoli una questione non solo tematica, ma anche linguistica. La traduzione automatica è utile per una prima selezione, ma inaffidabile ai fini di una valutazione, in particolare quando una candidatura si basa su sfumature nella descrizione di una comunità o di un metodo. Inoltre, i criteri devono avere lo stesso significato in ogni lingua, il che rappresenta un problema di redazione: una griglia di valutazione tradotta in modo approssimativo produce punteggi non comparabili, per quanto accuratamente la applichi ciascun revisore.
L'errore più comune è più sottile di un semplice errore di traduzione. Quando le candidature redatte nella lingua della sede centrale vengono lette da revisori di alto livello e le altre vengono assegnate a chiunque sia disponibile, la lingua di presentazione diventa silenziosamente un fattore determinante per la valutazione. Verificare una volta all'anno i risultati in base alla lingua di presentazione è il modo più semplice per scoprire se ciò sta effettivamente accadendo.
La nostra risposta in merito alla valutazione delle domande di sovvenzione in altre lingue entra nel dettaglio delle procedure.
Dati, conformità e ubicazione dei documenti
Le domande di sovvenzione contengono dati personali e il loro trasferimento transfrontaliero le sottopone a regimi di protezione dei dati diversi. Per i richiedenti europei, gli obblighi previsti dal GDPR in materia di concessione di sovvenzioni si applicano indipendentemente dalla sede dell’ente erogatore, il che influisce sui dati raccolti, sulla durata della loro conservazione e sui soggetti autorizzati ad accedervi.
La residenza dei dati, ovvero il luogo in cui i dati sono fisicamente archiviati, è una questione distinta dalla protezione dei dati e rappresenta sempre più spesso un requisito di appalto a sé stante. È opportuno definirla sin dall’inizio per qualsiasi piattaforma, poiché raramente è possibile modificarla in un secondo momento.
Anche gli obblighi di rendicontazione si moltiplicano. Un singolo programma può dover presentare diverse relazioni dei beneficiari, in formati diversi, a diverse autorità, oltre alla visione d’insieme che il consiglio di amministrazione richiede. Definire i campi comuni in fase di progettazione è ciò che rende possibile tale consolidamento senza dover ricorrere a un’operazione manuale per ogni singolo Paese.
I limiti, espressi chiaramente
Operare a livello internazionale comporta costi aggiuntivi concreti, ed è giusto ammetterlo. Le procedure di verifica richiedono più tempo, la conversione delle valute comporta una perdita di valore, mentre la traduzione e l’instradamento allungano il ciclo di alcune settimane. Un programma che finanzia ogni anno una manciata di piccole sovvenzioni all’estero potrebbe scoprire che i costi generali superano i benefici, e concentrarsi su un numero minore di paesi rappresenta una soluzione legittima.
L’eccessiva standardizzazione rappresenta l’altro errore. Un unico modulo globale, un’unica griglia di valutazione e un unico insieme di soglie producono dati comparabili e favoriscono sistematicamente i candidati che rispecchiano il mercato per cui il programma è stato concepito. In questo caso, comparabilità ed equità sono in contrasto tra loro, e questa tensione non viene risolta, ma semplicemente gestita.
E nulla di tutto ciò viene stabilito dal software. Quale valuta, quale tasso di cambio, quale procedura di verifica e cosa ne sia dei fondi non spesi sono decisioni politiche. Una piattaforma le applica in modo coerente una volta prese, e ne applica l'assenza con altrettanta coerenza.
Come gestisce Optimy i programmi di sovvenzioni internazionali
Optimy applica automaticamente le regole di ammissibilità al momento dell’invio, in base alle condizioni stabilite per la sede di ciascun candidato; questo meccanismo consente a un unico programma di operare secondo dodici diversi insiemi di regole senza dover ricorrere a dodici moduli distinti. Le candidature vengono raccolte nelle lingue dei candidati e le autorizzazioni dei revisori determinano chi può visualizzare quali file; i punteggi vengono tenuti separati tra i revisori fino alla chiusura del periodo di valutazione. La piattaforma è conforme al GDPR per impostazione predefinita e ogni decisione e documento rimane archiviato nella documentazione relativa alla sovvenzione come traccia di audit a disposizione dell’autorità che ne faccia richiesta in seguito.
La gestione delle valute e la residenza dei dati dipendono dalla configurazione del programma e dal piano scelto, quindi è opportuno chiarire questi aspetti in modo specifico piuttosto che dare qualcosa per scontato. Prenota una dimostrazione con l’elenco dei paesi di tuo interesse e ne parleremo insieme.
Se stai valutando diverse piattaforme, la nostra guida ai migliori software per la gestione delle sovvenzioni illustra caratteristiche, prezzi e opzioni di hosting. Per avere un quadro completo della gestione di un programma multinazionale, consulta anche la nostra risposta sui programmi di sovvenzioni che coinvolgono diversi paesi, valute e lingue, oppure la pagina dedicata alla gestione delle sovvenzioni.
