- Centralizzare la struttura, non le attività. Gli obiettivi, le categorie, l’unità di misura e il calendario di rendicontazione devono essere definiti a livello centrale. Il partner, la data e il formato devono invece essere stabiliti a livello locale.
- Le norme che differiscono sono quelle in materia di lavoro, non quelle relative alla responsabilità sociale d’impresa (CSR). Se il volontariato si svolga durante l’orario di lavoro retribuito, chi lo autorizzi e come vengano trattate le ore dedicate a tale attività sono questioni che rientrano nel diritto del lavoro locale e nelle prassi locali.
- Negli Stati Uniti, secondo le linee guida del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, un dipendente non può svolgere attività di volontariato per conto del proprio datore di lavoro a scopo di lucro senza che tale tempo venga considerato orario di lavoro retribuibile ai sensi del Fair Labor Standards Act. I programmi elaborati a livello centrale spesso trascurano questo aspetto.
- Il consolidamento dipende da una decisione presa sin dall’inizio: un’unica unità di misura, registrata allo stesso modo ovunque. Le ore sono la scelta più comune perché rimangono invariate anche quando si passa da attività molto diverse tra loro.
Gestire un programma di volontariato aziendale in diversi paesi significa conciliare due aspetti: un quadro di riferimento sufficientemente coerente da poter essere oggetto di rendicontazione e una libertà locale tale da consentire alle sedi locali di utilizzarlo effettivamente. La maggior parte dei programmi fallisce su uno dei due fronti, e il fallimento è prevedibile.
I programmi centralizzati generano un calendario pieno di attività che nessuno a livello locale desiderava. I programmi completamente decentrati generano un coinvolgimento autentico che non può essere sintetizzato in qualcosa che un consiglio di amministrazione possa leggere. Il lavoro consiste nel decidere, in modo deliberato, a quale livello debbano essere prese le diverse decisioni.
Perché i programmi di volontariato internazionale si arenano
L'errore più comune non è la mancanza di interesse. È piuttosto il fatto che il centro si appropri di una decisione che dovrebbe spettare alla sede, solitamente la scelta dell'attività e del partner.
Un programma in cui ogni opportunità deve essere creata a livello centrale produce un calendario che riflette ciò che la sede centrale ha avuto il tempo di organizzare, non ciò che i team locali avrebbero potuto mettere in piedi. Il responsabile locale, che è a conoscenza dell’esistenza di tre associazioni locali, non può agire sulla base di tale informazione, quindi smette di provarci, e la partecipazione in quel Paese si azzera mentre il dashboard mostra che il programma è attivo.
Il secondo problema è l’esatto contrario. Le sedi gestiscono le proprie iniziative con i propri strumenti, il coinvolgimento è reale, ma alla fine dell’anno nessuno è in grado di dire cosa abbia fatto l’azienda. Ogni paese redige il proprio rapporto secondo il proprio formato, con la propria definizione di partecipazione, e il consolidamento consiste in una riconciliazione manuale che produce un dato di cui nessuno si fida del tutto.
Un terzo fallimento, più silenzioso, riguarda la lingua. Un programma disponibile solo nella lingua della sede centrale non è un programma globale; è un programma della sede centrale a cui vengono invitati gli altri paesi. I tassi di partecipazione nelle varie sedi di solito lo rendono evidente prima ancora che qualcuno lo ammetta.
Cosa centralizzare e cosa lasciare a livello locale
La distinzione che funziona separa ciò che deve essere comparabile da ciò che deve essere rilevante. La comparabilità è una questione centrale. La rilevanza è invece un aspetto puramente locale.
INSERIRE LA TABELLA QUI
Il principio alla base è questo: centralizzare ciò che deve essere aggregato e delegare ciò che deve essere definito a livello locale. Una sede che non può scegliere autonomamente il proprio partner non ha motivo di interessarsi al programma. Una sede che inventa una propria definizione di “ora di volontariato” rende il programma non rendicontabile.
Un miglioramento che vale la pena integrare fin dall’inizio. Offrire ai responsabili locali la possibilità di proporre un nuovo partner o una nuova categoria di attività, anziché costringerli a scegliere tra l’elenco centrale e l’uscita dalla piattaforma. I programmi che non prevedono questa opzione finiscono per avere un “programma ombra” in un foglio di calcolo.
Contattaci o richiedi una demo per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso programmi di volontariato più intelligenti e automatizzati.
Le norme locali che presentano effettivamente delle differenze
Le differenze tra i vari paesi riguardano principalmente la legislazione sul lavoro e le prassi locali, non la politica in materia di responsabilità sociale d’impresa. Quattro domande ricorrono spesso.
Il tempo dedicato è retribuito? Il fatto che l’attività di volontariato si svolga durante l’orario di lavoro, nel tempo libero o in una combinazione dei due è la variabile di gran lunga più importante e incide sul trattamento giuridico tanto quanto il tasso di partecipazione. Si tratta di una decisione con cui l’ente locale deve sentirsi a proprio agio.
I dipendenti possono svolgere attività di volontariato per conto del datore di lavoro? Negli Stati Uniti, le linee guida del Dipartimento del Lavoro ai sensi del Fair Labor Standards Act stabiliscono chiaramente che un dipendente di un’azienda privata a scopo di lucro non può svolgere attività di volontariato per lo stesso tipo di servizi per quel datore di lavoro senza che tale tempo diventi orario di lavoro retribuito. I programmi elaborati a livello centrale, in particolare quelli relativi a eventi organizzati dall’azienda, spesso trascurano questo aspetto.
Chi approva l’assenza? In alcuni paesi la decisione spetta al responsabile diretto, in altri passa per le Risorse Umane, mentre in pochi casi dipende dagli accordi con il comitato aziendale. Si tratta di una questione di flusso di lavoro con una risposta diversa per ogni paese, e impostare centralmente un’unica risposta fissa è ciò che rende un programma inutilizzabile in metà dei territori in cui è attivo.
Quali informazioni è possibile registrare su una persona? Le norme sulla protezione dei dati variano e i dati forniti volontariamente dai dipendenti sono da considerarsi dati dei dipendenti. Cosa è possibile conservare, per quanto tempo e se tali dati possano essere trasferiti all’estero sono questioni da chiarire prima dell’avvio del programma, piuttosto che in occasione della prima verifica.
Nessuna di queste domande ha un'unica risposta giusta, ed è proprio questo il punto. Il quadro di riferimento deve tenere conto di quattro risposte diverse senza ricorrere a quattro sistemi distinti. Vale la pena leggere, parallelamente a questo testo, i dettagli pratici relativi alla gestione del volontariato in contesti caratterizzati da normative locali diverse, così come il caso specifico dei piccoli uffici nazionali, dove l'onere amministrativo ricade su una sola persona che se ne occupa oltre al proprio lavoro quotidiano.
Come consolidare la rendicontazione senza appiattire il programma
Il consolidamento dipende da una decisione presa sin dall’inizio: un’unica unità di misura, registrata allo stesso modo ovunque. Le ore sono la scelta più comune, perché mantengono il loro significato anche quando si passa da un’attività all’altra che non hanno nient’altro in comune. Una pulizia della spiaggia, una sessione di mentoring e un audit pro bono sono comparabili in termini di tempo e praticamente nient’altro.
In tale contesto, tre elementi rendono un rapporto attendibile. La categoria di attività, tratta da un elenco centrale, che consente di specificare il tipo di lavoro svolto dall’azienda. L’organizzazione partner, in modo da poter attribuire il contributo. E la sede, affinché la partecipazione possa essere analizzata per paese anziché come una singola media che nasconde la dispersione dei dati.
Indicare separatamente il numero di partecipanti e le ore prestate. Una sede con un numero elevato di iscritti e poche ore di volontariato registrate non è una sede con volontari motivati; è una sede in cui qualcosa ostacola le persone nel passare dall’intenzione all’azione, solitamente per motivi di calendario o di approvazione da parte dei responsabili. Questa distinzione non risulta evidente se i due dati vengono accorpati.
Resistete alla tentazione di classificare i paesi basandovi esclusivamente sul tasso di partecipazione. Le dimensioni degli enti locali, il settore, le tipologie di contratto e la percentuale di personale impiegato sul campo sono tutti fattori che influenzano tale dato per ragioni estranee all’efficacia della gestione del programma.
I limiti, espressi chiaramente
Un quadro comune non garantisce una partecipazione equa, né ci si dovrebbe aspettare che lo faccia. I paesi differiscono per quanto riguarda la cultura del volontariato, il tempo che i dipendenti possono realisticamente dedicare a questa attività e la visibilità del programma a livello locale. La convergenza non è l'obiettivo giusto; il parametro utile è il confronto di ciascuna sede con il proprio percorso.
Esiste inoltre un vero e proprio compromesso nella suddivisione stessa. Ogni decisione che si sposta verso il centro garantisce comparabilità ma compromette la rilevanza, e viceversa. Non esiste una configurazione che massimizzi entrambe le caratteristiche, ma solo una posizione che si sceglie deliberatamente e che si rivaluta nel tempo.
E un programma non può essere più semplice della politica che ne sta alla base. Se l’azienda non ha deciso se il volontariato debba svolgersi durante l’orario di lavoro, nessuno strumento potrà chiarirlo ai dipendenti. Il software registra una decisione, ma non la prende.
Come gestisce " Optimy " il volontariato in più paesi
Optimy si basa proprio su questa suddivisione: un framework per ogni regione, senza intaccare l’autonomia locale, in modo che le sedi gestiscano le proprie attività nell’ambito delle categorie e degli obiettivi definiti a livello centrale. Una vista dedicata ai responsabili locali del programma consente a ciascuna sede di controllare i contenuti pubblicati, mentre un portale per i dipendenti personalizzato con il marchio garantisce un’esperienza coerente per i partecipanti. La piattaforma supporta oltre 22 lingue, il che rende il programma effettivamente fruibile, e non solo semplicemente disponibile, al di fuori della sede centrale.
Per ogni attività vengono monitorati i tempi e il budget, con l'indicazione degli importi stanziati e quelli impegnati e la differenza tra i due; i report mettono in relazione la partecipazione, la fidelizzazione e i risultati aziendali in un formato comprensibile per il consiglio di amministrazione.
Se state valutando diverse piattaforme anziché progettare il programma, il nostro confronto tra i migliori software per il volontariato aziendale illustra le principali opzioni disponibili. Per capire come si articola la vostra struttura tra livello locale e centrale, consultate la pagina dedicata al volontariato aziendale oppure prenotate una presentazione.
