- La fase della lettera di intenti è un filtro applicato dal finanziatore, non un documento che il richiedente deve perfezionare. Lettera di intenti, lettera di richiesta di informazioni e nota concettuale descrivono tutte la stessa cosa: una breve presentazione iniziale che determina se valga la pena dedicare tempo alla domanda completa.
- Non si tratta di una verifica dei requisiti di ammissibilità. L’ammissibilità è un concetto binario e rientra nella logica del modulo. Una lettera di intenti (LOI) risponde a una domanda a cui nessuna regola può dare risposta, ovvero se si tratti del tipo di progetto che il programma intende finanziare.
- Di solito bastano cinque domande, e quella che mette più alla prova è: “Perché proprio questa richiesta?”. Un candidato che invia la stessa lettera di intenti a dodici finanziatori non è in grado di rispondere adeguatamente.
- Questa fase è utile solo se il rifiuto è rapido. Una lettera di intenti (LOI) alla quale ci vogliono sei settimane per rispondere non fa che allungare i tempi di attesa del candidato senza alleggerirgli il carico di lavoro.
La fase della lettera di intenti consiste in una prima presentazione sintetica che consente al finanziatore di comunicare al richiedente se vale la pena redigere una proposta completa. Il richiedente invia una o due pagine. Il finanziatore risponde con un invito o un rifiuto. Lo scopo di questa fase è quello di evitare che i costi di una domanda respinta ricadano sul richiedente e sulla commissione di valutazione.
Quasi tutto ciò che viene pubblicato sulle lettere di intenti è rivolto a chi le presenta. Questa è invece la prospettiva di chi sta dall’altra parte della scrivania: come impostare il quadro generale, quali domande porre e come prendere una decisione.
Lettera di intenti, lettera di richiesta di informazioni, nota di sintesi
Tre nomi per la stessa fase. Il termine “lettera di intenti” è il più comune nel contesto delle sovvenzioni aziendali e delle fondazioni, mentre “lettera di richiesta di informazioni” ricorre più spesso nel settore filantropico nordamericano e “nota concettuale” è lo standard nel campo della ricerca e dello sviluppo internazionale.
Le differenze sono di natura puramente formale, piuttosto che sostanziale. Tutti e tre i termini descrivono una prima presentazione breve e non vincolante che il finanziatore esamina per verificarne l’idoneità prima di dare il via alla procedura di candidatura completa. Se un bando utilizza un termine e i candidati ne chiedono un altro, in realtà si riferiscono alla stessa cosa.
Ciò che conta più del nome è se a quella fase sia associata una decisione. Una lettera di intenti che invita tutti a trasformarla in una proposta completa non è un filtro. È semplicemente un modulo in più.
A cosa serve davvero il palcoscenico
La fase della lettera di intenti (LOI) risponde a una domanda a cui nessuna regola di ammissibilità può dare risposta: si tratta del tipo di progetto che questo programma intende finanziare?
L'idoneità è binaria e meccanica. Un'organizzazione è un'organizzazione senza scopo di lucro registrata oppure no. Opera nella regione oggetto del finanziamento oppure no. Tali condizioni rientrano nella logica del modulo, applicata al momento dell'invio, e non richiedono alcun intervento umano.
La valutazione è diversa. Una richiesta può soddisfare tutte le condizioni pubblicate e tuttavia non essere idonea per il bando: ad esempio, un’organizzazione adeguata che propone un tipo di attività non idoneo, oppure un’attività che il programma aveva già finanziato tre anni fa e che da allora non è più stata perseguita. Per valutare questi aspetti occorre una persona, e ci vogliono pochi minuti quando la domanda è di due pagine anziché quaranta.
Quel rapporto costituisce l'intero fondamento economico del progetto.
Quando vale la pena avviare una fase di LOI
È vantaggioso quando si verificano contemporaneamente tre condizioni.
Redigere la domanda completa è un’operazione costosa. Se un richiedente impiega un giorno a redigere una proposta completa, questa fase aggiunge un ostacolo senza apportare grandi vantaggi. Se invece ci vogliono settimane, come spesso accade per le proposte di ricerca e di finanziamento, questa fase consente di risparmiare molto lavoro.
Rifiuti la maggior parte di ciò che ricevi. Un programma che finanzia una domanda su tre ottiene ben poco. Un programma che ne finanzia una su venti sta chiedendo a diciannove organizzazioni di svolgere un lavoro che si potrebbe evitare.
È possibile rispondere rapidamente. Questa è la condizione che più spesso viene trascurata. Una richiesta di informazioni (LOI) alla quale occorre sei settimane per rispondere aggiunge una fase all’attesa del candidato senza alleggerirne in alcun modo l’impegno. Se la commissione non è in grado di evadere le richieste di informazioni entro circa due settimane, tale fase peggiora il processo anziché migliorarlo.
Non vale la pena candidarsi a un programma a porte chiuse in cui i candidati vengono invitati direttamente, oppure in cui il numero di candidati è talmente ridotto da consentire di esaminare tutte le candidature complete.
Le cinque domande che una LOI dovrebbe porre
I moduli di manifestazione di interesse troppo lunghi vanificano lo scopo. Di solito bastano cinque domande, a cui è possibile rispondere in circa quindici minuti, per prendere una decisione.
- Chi lo chiede. Organizzazione, forma giuridica, paese in cui opera e una breve descrizione delle sue attività.
- Cosa si propongono di fare. Un paragrafo. Non una metodologia, né un piano di lavoro.
- A chi è rivolto e su quale scala. La popolazione raggiunta e, approssimativamente, il numero di persone coinvolte.
- Importo approssimativo richiesto e costo totale del progetto. È sufficiente indicare un intervallo di valori. Lo scopo è verificare se la richiesta rientri o meno nella vostra fascia di finanziamento.
- Perché questa richiesta? Un paragrafo che colleghi il progetto alle priorità pubblicate. Questa domanda svolge gran parte del lavoro di selezione, poiché è l’unica a cui un richiedente che invia la stessa lettera di intenti a dodici finanziatori non è in grado di rispondere in modo adeguato.
Tutto il resto può aspettare fino alla compilazione del modulo di domanda completo. Richiedere un bilancio dettagliato o un modello logico completo nella fase della lettera di intenti (LOI) comporta proprio quei costi che questa fase è stata pensata per evitare.
Una lettera di intenti (LOI) non costituisce una verifica dei requisiti di ammissibilità
Confondere le due cose è l’errore di progettazione più comune e comporta costi elevati in entrambi i casi.
Applicare i criteri di ammissibilità nell'ambito della revisione delle lettere di intenti (LOI) significa che qualcuno sta leggendo proposte che una regola avrebbe dovuto scartare già al momento della presentazione. Applicare i criteri di idoneità come regola automatizzata significa che il programma respinge le proposte in base a parole chiave e perde così proposte che avrebbe voluto accettare.
La procedura standard prevede che, in primo luogo, venga verificata automaticamente l’idoneità, prima ancora che il modulo LOI accetti l’invio della domanda. Successivamente, la LOI viene esaminata da una persona per verificarne la conformità. La nostra guida alla selezione automatizzata delle domande di sovvenzione illustra le cinque fasi a cui appartiene questa procedura.
Come vagliare le lettere di intenti senza dover ricominciare da capo l'intero processo di valutazione
Il rischio in questa fase è quello di un eccesso di complessità. Una griglia di valutazione ponderata con sei criteri e valori di riferimento ben definiti è lo strumento giusto per le proposte complete. Se applicata a una lettera di intenti di due pagine, però, produce una precisione ingannevole, poiché le informazioni contenute nella pagina non sono sufficienti per distinguere un 6 da un 7.
Tre principi garantiscono il rispetto del principio di proporzionalità.
Decidere, non assegnare un punteggio. Accettare, rifiutare o mettere in attesa. Tre esiti, un solo revisore, con una seconda opinione solo sui casi messi in attesa.
Scrivi una frase di motivazione per ogni decisione. Non per il richiedente, ma per il verbale. Sei mesi dopo, quando qualcuno chiederà perché una nota organizzazione sia stata respinta prima ancora che qualcuno leggesse la proposta, quella frase sarà la risposta.
Leggete un lotto, non una coda. La valutazione è relativa. I revisori che valutano le lettere di interesse una alla volta man mano che arrivano applicano un criterio variabile. I revisori che ne leggono quaranta in una sola seduta applicano invece un criterio coerente.
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Cosa dire ai candidati che non vengono selezionati
Un rifiuto della lettera di intenti (LOI) è l’esperienza positiva più economica che un finanziatore possa offrire, e la maggior parte dei finanziatori la spreca.
Il richiedente ha dedicato quindici minuti alla domanda e riceve un rifiuto prima ancora di aver trascorso tre settimane. Si tratta di un favore, e viene percepito come tale se il messaggio specifica quali delle priorità pubblicate il progetto non soddisfacesse. Viene invece percepito come un rifiuto sbrigativo se si afferma che il programma ha ricevuto molte candidature valide.
Bastano due righe: una motivazione specifica e l’indicazione se sono invitati a presentare domanda per un prossimo ciclo. I finanziatori che adottano questo approccio ricevono l’anno successivo lettere di interesse (LOI) più mirate dalle stesse organizzazioni, il che rappresenta il rendimento composto di questa fase.
In che fase si trova la LOI
Questa fase rientra nella fase precedente all’assegnazione del finanziamento, compresa tra la pubblicazione del bando e la presentazione della domanda completa. Non si tratta di aggiungere un’ulteriore fase al ciclo, ma di modificarne la struttura: una valutazione approfondita viene sostituita da un filtro rapido seguito da una valutazione più sintetica.
Per quanto riguarda le modalità del bando che lo precede, consulta la nostra guida su come lanciare un bando per la presentazione di candidature. Per quanto riguarda il seguito delle proposte selezionate, subentrano la commissione di valutazione e i relativi criteri di valutazione; la nostra nota su come ridurre il tempo dedicato dai revisori affronta lo stesso problema dal punto di vista della commissione.
Come funziona l'elaborazione in due fasi delle richieste in “ Optimy ”
Optimy applica automaticamente i criteri di ammissibilità al momento dell'invio, in base alle condizioni stabilite per la sede del candidato, e presenta un breve questionario prima del modulo completo, in modo che le richieste non ammissibili o fuori ambito vengano filtrate in pochi minuti anziché in settimane. Ai candidati invitati viene consentito l'accesso al modulo completo. I candidati respinti ricevono una risposta immediata anziché alla fine del ciclo di selezione.
Entrambe le fasi fanno parte dello stesso fascicolo, quindi la lettera di intenti (LOI), la decisione, la motivazione e la proposta completa rimangono raggruppate per l’intero ciclo di vita della richiesta. Consulta la pagina dedicata al software di gestione delle sovvenzioni oppure le pagine relative alle sovvenzioni di ricerca se i tuoi bandi prevedono la presentazione di note concettuali. Per seguire passo passo il tuo processo in due fasi, prenota una sessione di guida.
