Come possiamo ridurre il tempo che il nostro team dedica all'esame delle domande di sovvenzione?

La stagione delle revisioni è il periodo in cui i team che si occupano delle piccole sovvenzioni finiscono per esaurirsi in silenzio.

Abbiamo visto dirigenti rileggere duecento lunghi moduli di candidatura, inserire manualmente i dati salienti in una scheda di valutazione e contattare i candidati per richiedere quell’unico documento che avevano dimenticato di allegare. Tutto questo prima ancora che inizi la valutazione vera e propria.

Il lavoro di grande valore, ovvero la valutazione umana su quali progetti meritino di essere finanziati, viene relegato al tempo che rimane dopo la preparazione manuale. E poiché tutti sono ormai stanchi quando arrivano in fondo alla pila, le ultime domande spesso vengono esaminate con meno attenzione rispetto alle prime. Questo non è giusto nei confronti di nessuno.

Le attività che richiedono più tempo sono sorprendentemente sempre le stesse:

• Verifica dei requisiti di ammissibilità che potrebbe essere automatizzata già in fase di compilazione del modulo.
• Gli stessi dati vengono trascritti nuovamente dall'applicazione in una tabella di valutazione.
• Non c'è un riassunto sintetico, quindi i revisori devono leggere ogni singola parola per individuare i pochi punti rilevanti.

I team che risolvono questo problema adottano due misure. Innanzitutto, integrano le regole di ammissibilità nel modulo di candidatura, in modo che le richieste non conformi non arrivino mai al revisore. Inoltre, lasciano che l’intelligenza artificiale rediga una sintesi strutturata di ciascuna candidatura (la richiesta, il budget, l’allineamento) che il revisore possa verificare e su cui possa basarsi.

Il giudizio rimane interamente umano. Ciò che scompare è l’onere amministrativo legato all’inserimento dei dati che lo circonda.