Come si fa a scegliere tra candidature che soddisfano tutte i criteri?

Ogni fase del concorso arriva sempre allo stesso punto. La selezione preliminare ha scremato il possibile, i criteri di valutazione hanno fatto il loro lavoro, eppure le candidature valide sono ancora più numerose rispetto al budget disponibile. I punteggi da soli non bastano più quando diverse candidature si trovano a un punto di distanza l’una dall’altra.

Il primo passo è riconoscere che il pareggio è reale, anziché cercare di inventare una precisione che non c’è. Aggiungere cifre decimali a un punteggio non permette di distinguere due candidature che la commissione valuta effettivamente allo stesso modo; serve solo a far sembrare calcolata una scelta arbitraria. Dite apertamente che la valutazione numerica ha fatto il suo lavoro e che ora entra in gioco un secondo criterio.

Questo secondo criterio dovrebbe essere scelto prima del round, non durante lo stesso. In pratica, i finanziatori ne utilizzano quattro, che non sono intercambiabili. Equilibrio del portafoglio, per evitare di finanziare cinque versioni dello stesso progetto o della stessa regione. Portata, privilegiando la candidatura che coinvolge un numero maggiore di persone o una popolazione meno servita. Addizionalità, privilegiando il progetto che non verrebbe realizzato senza il vostro contributo. Storia dei rapporti, privilegiando un’organizzazione che in passato ha fornito rendiconti affidabili.

Ognuno di essi comporta un costo che vale la pena menzionare. L’equilibrio del portafoglio penalizza una candidatura eccellente proprio per il tipo di aziende con cui si associa. La portata favorisce le grandi organizzazioni in grado di contare un numero elevato di beneficiari. La storia delle relazioni chiude silenziosamente la porta ai candidati alle prime armi, il che è l’opposto di ciò che la maggior parte dei finanziatori dichiara di volere. Sceglierne uno significa accettarne consapevolmente i pregiudizi, piuttosto che scoprirli solo dopo tre anni di dati.

Ciò che non funziona è affidarsi al giudizio della sala. Una commissione di selezione che risolve i casi di parità tramite discussione tende a premiare chi argomenta meglio o per ultimo, e produce decisioni che nessuno è in grado di ricostruire in seguito. La discussione è utile per far emergere informazioni che i punteggi non hanno colto; di per sé, però, è uno strumento inadeguato per risolvere i casi di parità.

A questo proposito occorre adottare due misure di salvaguardia. Verificare nuovamente l’esistenza di conflitti di interesse nella fase di spareggio, poiché è proprio in questa fase che la familiarità personale ha maggiore possibilità di influire. Inoltre, è necessario registrare quale regola di spareggio è stata applicata per ciascuna decisione, non solo il risultato.

Quel verbale è il punto cruciale. Un anno dopo, un candidato non selezionato o un membro del comitato chiederà perché un progetto sia stato finanziato e uno simile no. Rispondere “ha ottenuto un punteggio più alto” non è possibile quando i punteggi erano uguali. Rispondere “applichiamo il principio dell’equilibrio del portafoglio e abbiamo già finanziato due progetti in quella regione” è una risposta difendibile, ma è valida solo se è stata messa per iscritto in quel momento.

Una piattaforma di gestione delle sovvenzioni raccoglie in un unico documento i punteggi, i nomi dei valutatori, la decisione e la motivazione, in modo che, in caso di contestazione, sia ancora possibile consultare gli elementi alla base di una decisione presa a margine.