Come si gestiscono le sponsorizzazioni senza fogli di calcolo?

La maggior parte dei programmi di sponsorizzazione nasce da un foglio di calcolo, e per poche operazioni all’anno un foglio di calcolo rappresenta una soluzione ragionevole. A un certo punto, però, smette di esserlo, e vale la pena sapere quale sia quel punto.

La prima cosa che un foglio di calcolo non può fare è ricevere. Le richieste arrivano via e-mail, tramite un modulo di contatto, attraverso un collega che conosce qualcuno e, occasionalmente, in occasione di un evento. Qualcuno deve trascriverle nelle righe. Ciò che non viene trascritto rimane invisibile, ed è per questo che i programmi gestiti in questo modo tendono a scoprire richieste a cui non hanno mai risposto.

Il secondo aspetto è la tracciabilità delle decisioni. Una cella registra il risultato, non chi ha preso la decisione, su quali basi o quando. Questo va bene finché non si deve spiegare una decisione: a un collega che eredita il portafoglio, alla direzione finanziaria al momento della definizione del bilancio, o a un’organizzazione che chiede perché una richiesta sia stata respinta mentre un’altra simile è stata finanziata.

Il terzo aspetto riguarda ciò che accade dopo la firma. I diritti acquisiti sono sanciti in un contratto, i risultati attesi si trovano nella casella di posta in arrivo, mentre la documentazione di ciò che è stato effettivamente consegnato non è conservata da nessuna parte. I team se ne rendono conto solitamente al momento della rendicontazione, quando è necessario ricostruire i fatti basandosi solo sulla memoria.

C’è poi il problema delle versioni, che riguarda meno lo strumento che il team stesso. Nel momento in cui due persone modificano i dati relativi alle sponsorizzazioni, o un ufficio locale gestisce un proprio file, non esiste più una risposta univoca alla domanda su quale sia l’ammontare del budget stanziato. Ogni consolidamento si trasforma in una riconciliazione manuale, solitamente nel momento peggiore dell’anno.

Ciò che sostituisce il foglio di calcolo non è un unico grande sistema, bensì tre funzionalità: un unico punto di ingresso per le richieste, una decisione documentata con un approvatore identificato e uno spazio in cui i risultati finali e le spese siano associati all’operazione a cui appartengono. Un programma che disponga di queste tre funzionalità può continuare a utilizzare il foglio di calcolo per l’analisi, che è ciò in cui i fogli di calcolo eccellono davvero.

Un limite fondamentale. Cambiare strumento non risolve la mancanza di un processo. Se nessuno ha messo per iscritto quali siano i criteri di ammissibilità di una richiesta o chi debba approvarla al superamento di una determinata soglia, una piattaforma non farà altro che registrare la stessa improvvisazione in modo più rapido. Stabilite prima le regole, poi integratele nello strumento.

Una piattaforma di gestione delle sponsorizzazioni copre questi tre aspetti: moduli di richiesta personalizzati con regole di ammissibilità, processo di approvazione automatizzato con autorizzazioni per i revisori e monitoraggio di attivazione, risultati attesi e budget per ogni singola sponsorizzazione.