Audit Trail: come i finanziatori conservano una documentazione giustificabile di ogni decisione

Che cos’è una traccia di audit?

Una traccia di audit è la cronologia registrata delle azioni effettuate relative a una domanda o a una sovvenzione. Essa riporta le presentazioni, le revisioni, i punteggi, le approvazioni e i pagamenti, associando a ciascuna di esse l’utente che l’ha eseguita e l’ora in cui è avvenuta.

Il suo scopo è la ricostruzione. Una traccia di controllo completa consente a un finanziatore di ricostruire esattamente, passo dopo passo, il processo decisionale, anziché affidarsi alla memoria o a e-mail sparse per spiegare perché una determinata sovvenzione sia stata approvata o respinta.

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Perché un finanziatore ha bisogno di una traccia di controllo?

Una traccia di verifica è ciò che rende un processo di finanziamento giustificabile, anziché limitarsi a una semplice affermazione. Quando gli amministratori, i revisori o un candidato non selezionato chiedono come sia stata presa una decisione, la traccia fornisce una risposta fondata su dati documentati, non su ricordi.

Questo aspetto assume particolare rilevanza proprio quando un programma viene messo in discussione. Un finanziatore in grado di mostrare ogni punteggio, commento, approvazione e pagamento, con l’indicazione del nome della persona e della data, si trova in una posizione ben diversa rispetto a chi può solo descrivere il proprio processo in termini generali.

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Perché una traccia di audit automatica è più affidabile?

Il punto debole di un registro tenuto a mano è che dipende dalla memoria delle persone, che devono ricordarsi di annotare ciò che hanno fatto, e che può essere modificato in un secondo momento. Le lacune si verificano proprio dove contano di più, ovvero in relazione a decisioni controverse o prese in fretta.

Una traccia di controllo generata automaticamente dal flusso di lavoro consente di evitare tutto ciò. Poiché ogni azione viene registrata nel momento stesso in cui avviene, come conseguenza naturale dello svolgimento del lavoro piuttosto che come attività a sé stante, la documentazione risulta completa e molto più difficile da contestare a posteriori.

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Una traccia di audit come caratteristica della piattaforma

In una piattaforma software per la gestione delle sovvenzioni, la traccia di audit viene generata automaticamente man mano che ogni fase del processo viene completata. Essa costituisce la base sia per i registri di due diligence che per le approvazioni relative all’erogazione dei fondi, fornendo al finanziatore una cronologia continua e contrassegnata da data e ora di ogni sovvenzione.