Erogazione dei fondi: come gli enti finanziatori erogano i fondi e ne garantiscono il controllo

Che cos’è l’erogazione dei fondi?

L'erogazione dei fondi consiste nel versamento delle somme assegnate ai beneficiari. Avviene dopo che la decisione di finanziamento è stata presa e comunicata: l'erogazione è l'atto di trasferire effettivamente il denaro, non quello di decidere a chi destinarlo.

Un esborso può consistere in un unico trasferimento o in una serie di rate. La scelta del finanziatore dipende dall’entità e dal rischio della sovvenzione, nonché dalla sua intenzione di vincolare i pagamenti all’avanzamento dei lavori piuttosto che erogare l’intero importo in anticipo.

‍

Pagamento forfettario vs. erogazione in base al raggiungimento di traguardi

Un esborso forfettario prevede l’erogazione immediata dell’intero importo concesso, soluzione adatta a sovvenzioni di entità ridotta o a basso rischio, per le quali un monitoraggio ravvicinato comporterebbe costi superiori ai benefici. Si tratta di una procedura semplice, ma che offre al finanziatore scarsa possibilità di intervento qualora un progetto dovesse subire una battuta d’arresto.

L'erogazione a tranche, o basata su tappe fondamentali, prevede il versamento dei fondi in fasi successive, ciascuna delle quali è legata a un risultato, a una relazione o a una condizione concordata. Ciò consente di allineare i fondi all'effettivo stato di avanzamento dei lavori ed è la prassi standard per le sovvenzioni di importo elevato o pluriennali, in cui l'erogazione anticipata dell'intero importo comporterebbe un rischio finanziario concreto.

‍

Perché monitorare l'erogazione in relazione alle condizioni?

Il monitoraggio di ogni pagamento in relazione alla sua approvazione e alle relative condizioni è ciò che consente a un programma di mantenere il controllo sul proprio bilancio. Un finanziatore deve sapere, in qualsiasi momento, quale importo è stato stanziato, quale importo è stato effettivamente versato e quale importo rimane disponibile per ciascuna sovvenzione e ciascun programma.

Anche questa registrazione è fondamentale ai fini della tracciabilità. Ogni esborso collegato a una condizione documentata e a un’approvazione consente al finanziatore di dimostrare che i fondi sono stati erogati in modo appropriato, il che è essenziale sia per i controlli interni che per le verifiche esterne.

‍

Gestione dell'erogazione dei fondi in una piattaforma dedicata alle sovvenzioni

Una piattaforma software per la gestione delle sovvenzioni collega ogni erogazione all’accordo di sovvenzione e alle relative condizioni, tiene traccia in tempo reale degli importi impegnati rispetto a quelli pagati e registra ogni pagamento nella traccia di audit. Le erogazioni basate su tappe fondamentali possono essere collegate alla rendicontazione del beneficiario, in modo che la tranche successiva dipenda dai progressi verificati.