Fase successiva all’assegnazione: gestione di una sovvenzione dopo l’impegno dei fondi

Che cos’è la fase successiva all’aggiudicazione?

La fase post-assegnazione ha inizio quando l’assegnazione viene confermata e termina quando la sovvenzione viene formalmente chiusa. Tra questi due momenti si collocano l’accordo, i pagamenti, il monitoraggio e la rendicontazione.

Si tratta della fase più lunga del ciclo di vita e, di solito, quella con meno risorse a disposizione. Una fase di selezione è un evento con una scadenza; la fase post-assegnazione è invece un obbligo permanente che riguarda tutte le sovvenzioni che un finanziatore ha mai concesso e che non sono ancora state chiuse.

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Cosa succede dopo l'aggiudicazione

Viene sottoscritto l'accordo di sovvenzione, che stabilisce la finalità, l'importo, il calendario e gli obblighi di rendicontazione. I pagamenti vengono quindi erogati in base a tale calendario, sia in un'unica rata sia in base al raggiungimento di determinati traguardi.

La spesa viene monitorata rispetto al bilancio approvato e gli scostamenti vengono gestiti in modo esplicito — approvati, respinti o rinegoziati — anziché essere individuati solo nella relazione finale.

Il beneficiario presenta relazioni sulle attività, sulle spese e sui risultati. Tali relazioni costituiscono la base per la rendicontazione dell’impatto destinata al consiglio di amministrazione, al donatore o all’autorità di vigilanza, e la sovvenzione viene chiusa una volta completata la documentazione.

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Perché la fase post-assegnazione è quella che i finanziatori tendono a trascurare

Perché non c’è nulla che lo imponga. Il mancato rispetto della scadenza per la presentazione della domanda è immediatamente evidente; una relazione del beneficiario che non arriva mai è visibile solo a chi avrebbe dovuto sollecitarla, e spesso nemmeno in quel caso.

La conseguenza si manifesta in due modi. Esternamente, un finanziatore non è in grado di dimostrare quali risultati siano stati ottenuti grazie ai propri fondi, che è esattamente ciò che oggi richiedono i rendiconti sulla sostenibilità e sull’impatto. Internamente, il prossimo ciclo di finanziamenti viene deciso senza sapere quali sovvenzioni dell’ultimo ciclo abbiano dato risultati positivi.

I portafogli pluriennali e multinazionali rendono il tutto ancora più complesso. I cicli di rendicontazione non sono più sincronizzati, i tassi di cambio variano tra l’impegno e l’erogazione e il numero di impegni in essere cresce a ogni ciclo.

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Fase successiva all'assegnazione in una piattaforma per le sovvenzioni

Una piattaforma software per la gestione delle sovvenzioni pianifica i pagamenti e le scadenze per la rendicontazione una volta confermata l'assegnazione della sovvenzione, per poi monitorarne automaticamente lo stato; in questo modo, gli impegni ancora in essere vengono individuati senza che sia necessario tenere un elenco.

Inoltre, colma la lacuna creata dai processi manuali: i risultati comunicati dai beneficiari vengono registrati in relazione agli obiettivi fissati nella prima fase del ciclo di vita della sovvenzione, ed è proprio questo che permette a un finanziatore di stabilire non solo dove sono stati destinati i fondi, ma anche quali cambiamenti ne sono derivati.