Cosa rende semplice la gestione di una piattaforma di volontariato per i dipendenti?

"Semplice" è la parola che gli acquirenti usano più spesso quando parlano di software per il volontariato, ma è anche quella che definiscono meno chiaramente. Vale la pena tradurla in elementi che si possano effettivamente testare durante una demo, perché ogni piattaforma la sbandiera.

Il primo test riguarda il punto di vista dei dipendenti. È possibile per qualcuno trovare un’attività, iscriversi ed essere conteggiato senza leggere le istruzioni? Il volontariato è un’attività facoltativa, quindi eventuali difficoltà non generano lamentele, ma solo silenzio. Una procedura di iscrizione che richiede più di un paio di minuti allontana proprio quelle persone per cui il programma è stato ideato.

Il secondo aspetto riguarda il livello locale. Un responsabile di sede può occuparsi autonomamente del coordinamento dei volontari, pubblicando un’opportunità in collaborazione con un proprio partner, senza dover chiedere l’autorizzazione alla sede centrale? È proprio qui che i programmi centralizzati si arenano silenziosamente. Se ogni attività deve essere creata a livello centrale, il calendario riflette ciò che la sede centrale ha avuto il tempo di organizzare, non ciò che i team locali avrebbero potuto mettere in piedi.

Il terzo aspetto è quello amministrativo. Una volta completata la fase di onboarding, quante ore al mese richiede il programma a una persona il cui lavoro non consiste nel gestirlo? Se la risposta prevede di dover sollecitare le ore via e-mail, reinserire i dati da un tool all’altro o ricreare lo stesso report ogni trimestre, la piattaforma sta semplicemente spostando il carico di lavoro anziché eliminarlo.

La semplicità a livello transnazionale è una questione a sé stante e, di solito, la più complessa. Un programma è semplice in dieci paesi solo se il quadro di riferimento è condiviso, pur lasciando ai team locali la libertà di gestire le proprie attività, e se le persone possono utilizzarlo nella propria lingua. Un unico modello imposto ovunque è semplice da gestire a livello centrale, ma inutilizzabile a livello locale.

Il termine viene spesso usato in modo improprio quando si tratta di confrontare le funzionalità. Una piattaforma con meno funzionalità non è più semplice se quelle che le mancano sono proprio quelle di cui hai bisogno, perché il lavoro ricompare sotto forma di foglio di calcolo da compilare a parte. La semplicità riguarda lo sforzo richiesto da un’attività, non la lunghezza dell’elenco delle funzionalità.

Una precisazione sincera. Alcuni aspetti che sembrano complicati non dipendono dal software. Le regole di approvazione, la questione se il volontariato avvenga durante l’orario di lavoro e chi debba dare l’autorizzazione sono decisioni di natura normativa. Nessuno strumento rende semplici queste questioni, e una piattaforma che le nasconde tende a peggiorare la situazione.

Una piattaforma di volontariato aziendale è strutturata attorno a questa suddivisione: un portale per i dipendenti con il marchio aziendale, una vista dedicata ai responsabili dei programmi locali che consente alle sedi di gestire le proprie attività, un unico quadro di riferimento per regione senza limitare l'autonomia locale e il supporto per oltre 22 lingue.