Coordinamento dei volontari: assegnare il collaboratore giusto all’opportunità giusta

Che cos’è il coordinamento dei volontari?

Il coordinamento dei volontari consiste nel lavoro quotidiano volto a trasformare un’intenzione in una partecipazione effettiva. Comprende la pubblicazione delle opportunità in un formato che consenta ai dipendenti di agire di conseguenza, l’abbinamento delle persone alle attività più adatte alle loro competenze e disponibilità, la gestione delle iscrizioni e delle disiscrizioni, nonché la conferma del numero dei partecipanti all’organizzazione ospitante.

È una questione poco affascinante ma decisiva. Un’azienda può avere un programma finanziato, un diritto retribuito e dipendenti disponibili, eppure registrare quasi nessuna ora, perché nessuno ha colmato il divario tra la volontà di dare una mano e il sapere a cosa partecipare giovedì.

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In che cosa si differenzia dal volontariato aziendale?

I due termini vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile, ma non dovrebbero esserlo. Il volontariato aziendale è il programma: la politica, i diritti, le cause che un’azienda sceglie di sostenere. Il coordinamento è il livello operativo che ne costituisce la base.

Questa distinzione è importante quando un programma non raggiunge i risultati previsti, poiché i due tipi di problema hanno cause diverse e richiedono soluzioni diverse. Un problema legato al programma riguarda la politica, il bilancio o la leadership. Un problema di coordinamento riguarda invece la visibilità delle opportunità, la possibilità di prenotarle e la disponibilità del personale adeguato, ed è solitamente il più economico da risolvere tra i due.

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Dove di solito si interrompe il coordinamento

La maggior parte dei problemi è dovuta a tre fattori. Opportunità pubblicate senza i dettagli pratici necessari affinché un dipendente possa impegnarsi, per cui l’annuncio suscita interesse ma non porta a nessuna prenotazione. Iscrizioni che non si traducono mai in partecipazione, perché non è stato inviato alcun promemoria e nessuno se ne è accorto. E organizzazioni partner lasciate a tirare a indovinare sui numeri: è così che un’azienda perde un partner dopo una sola assenza.

Un quarto aspetto è di natura strutturale. Laddove il coordinamento dipenda da una sola persona motivata in ogni sede, il programma ha la stessa durata del mandato di tale persona. Il coordinamento che si basa su un processo sopravvive; quello che si basa su una persona, no.

L'indicatore da tenere d'occhio è il divario tra le iscrizioni e le ore effettivamente svolte. Si tratta dell'indicatore più diretto della qualità del coordinamento di un programma ed è più utile del semplice tasso di coinvolgimento dei volontari, che riporta i risultati raggiunti senza specificare dove si siano verificate le perdite.

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Coordinamento delle attività di volontariato su una piattaforma

Una piattaforma software dedicata al volontariato aziendale gestisce direttamente il coordinamento. Le opportunità vengono pubblicate su un portale personalizzato con il marchio aziendale; i dipendenti vengono abbinati a esse in base alle loro competenze e ai loro interessi e si iscrivono autonomamente; il percorso di approvazione e l’invio delle e-mail di promemoria avvengono automaticamente, senza che sia necessario che qualcuno se ne occupi manualmente.

Poiché l’iscrizione e le ore registrate figurano nello stesso record, la partecipazione viene rilevata come risultato indiretto del processo anziché essere raccolta a posteriori. Il divario tra le iscrizioni e le ore completate compare quindi nei report insieme al monitoraggio delle ore di volontariato, invece di rimanere nascosto finché qualcuno non chiede perché i totali sembrino esigui.