Inserimento dei volontari: cosa occorre fare prima del primo turno

Che cos’è l’inserimento dei volontari?

Il percorso di inserimento dei volontari è l'insieme delle fasi che intercorrono tra il momento in cui una persona accetta di fare volontariato e la sua prima ora di attività effettiva. A seconda del ruolo, può includere una sessione di orientamento, la firma di un accordo o di un codice di condotta, un controllo dei precedenti personali, un briefing su salute e sicurezza e semplici aspetti logistici quali l'accesso, il parcheggio e l'abbigliamento.

Esiste a beneficio dell’organizzazione ospitante piuttosto che del volontario. Un partner che lo trascura finisce per dover supervisionare persone che non sanno cosa stanno facendo, il che è peggio che non avere alcun volontario.

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In che cosa si differenzia dal coordinamento dei volontari?

Si siedono uno accanto all’altro e rispondono a domande diverse. Il coordinamento dei volontari chiede chi partecipa, quando e a quale attività. Il team di inserimento verifica se quella persona è pronta e autorizzata a farlo.

L'ordine è importante. Un errore di coordinamento che ha portato a iscrivere qualcuno a un'attività che richiede una verifica che non è stata ancora avviata ha causato una cancellazione, non una prenotazione. Per i ruoli che richiedono un periodo di preparazione, il processo di inserimento deve iniziare prima che l'attività venga programmata, anziché dopo.

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Perché è proprio durante la fase di inserimento che i volontari aziendali abbandonano l’iniziativa

Perché l’onere ricade sul dipendente proprio nel momento in cui la sua motivazione è al massimo e la sua pazienza è al minimo. Chi ha accettato di dedicare quattro ore non sarà disposto a compilare un modulo di quaranta minuti, a cercare una referenza e ad aspettare tre settimane per ottenere l’autorizzazione.

I ruoli che prevedono il contatto con minori o adulti vulnerabili richiedono solitamente un controllo formale dei precedenti penali. Il nome di tale controllo, l’ente che lo effettua, i tempi necessari per completarlo e la durata della sua validità variano da paese a paese, il che rappresenta un vero e proprio ostacolo per qualsiasi programma che cerchi di applicare un’unica procedura ovunque.

Ci sono due modi per ridurre le perdite. Comunicare i requisiti alle persone prima che si impegnino, non dopo, in modo che lo sforzo rappresenti un costo previsto anziché una spiacevole sorpresa. E conservare in archivio tutto ciò che il partner ha già accettato, in modo che un dipendente che si offra volontario per la seconda volta presso la stessa organizzazione non debba ricominciare da capo.

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Supportare l'onboarding su una piattaforma

Una piattaforma software dedicata al volontariato aziendale interviene proprio nei due punti in cui si verificano le lacune nel processo di inserimento. L’elenco delle opportunità descrive in dettaglio cosa comporta il ruolo, così il dipendente può valutare l’impegno richiesto prima di iscriversi, anziché dopo; inoltre, i moduli di registrazione raccolgono le informazioni richieste dal partner, con funzionalità di caricamento dei documenti, regole di convalida e supporto multilingue, evitando così uno scambio di e-mail separato di cui nessuno tiene traccia.

Ciò che la piattaforma non stabilisce è il requisito stesso. Questo spetta all’organizzazione partner e alla legislazione locale. Un programma che lo consideri una formalità amministrativa piuttosto che un vero e proprio vincolo continuerà a perdere partecipanti proprio in quella fase, indipendentemente dal software su cui si basa.