Fase precedente all’assegnazione: tutto ciò che avviene prima che venga presa una decisione in merito al finanziamento

Che cos’è la fase precedente all’assegnazione?

La fase preliminare all’assegnazione copre il periodo che va dal momento in cui viene pubblicato un bando di finanziamento fino al momento in cui viene presa una decisione. Essa termina con la decisione di assegnazione, non con il pagamento.

Questa fase costituisce un concetto a sé stante perché il lavoro che essa comporta è di natura diversa. La fase precedente all’aggiudicazione consiste nella selezione in regime di concorrenza e sotto pressione temporale; ciò che segue è la gestione di un impegno già assunto.

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Cosa succede nella fase precedente all'aggiudicazione

Il bando viene definito e pubblicato: cosa finanzierà il finanziatore, chi può presentare domanda, in base a quali criteri e entro quale termine. Un bando che lasci implicito uno qualsiasi di questi aspetti genera candidature che il programma non avrebbe mai finanziato.

Le candidature pervengono e vengono selezionate in base a criteri di ammissibilità: si tratta di una verifica binaria, non di una valutazione della qualità. Quelle ammissibili vengono poi sottoposte a una valutazione in base a una griglia di valutazione pubblicata, solitamente da parte di più di un revisore.

Viene stilata una lista ristretta che viene sottoposta a chi ha il potere decisionale: un comitato, un consiglio di amministrazione o un responsabile autorizzato. Rifiutare le altre candidature fa parte di questa fase, e farlo in modo tempestivo e chiaro contribuisce alla reputazione del finanziatore.

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Quando il processo di pre-aggiudicazione va storto

L'errore più costoso è che il volume di lavoro finisca nelle mani sbagliate. Quando le domande non ammissibili vengono filtrate da una persona anziché da una regola, il tempo dei revisori viene sprecato su richieste che non avrebbero mai potuto ricevere finanziamenti, mentre le domande ammissibili vengono esaminate da persone stanche.

Il secondo è la mancanza di uniformità tra i valutatori. In assenza di criteri di valutazione condivisi, i punteggi non sono comparabili, per cui la rosa dei candidati selezionati riflette tanto chi ha valutato la candidatura quanto il contenuto della stessa.

Il terzo è il silenzio. I richiedenti lasciati senza risposta per mesi rappresentano la causa principale di danno alla reputazione nel settore delle sovvenzioni, e si tratta esclusivamente di un problema di procedura.

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Pre-assegnazione su una piattaforma dedicata alle sovvenzioni

Una piattaforma software per la gestione delle sovvenzioni applica automaticamente le regole di ammissibilità man mano che arrivano le domande, in modo che i valutatori vedano solo le richieste che soddisfano i requisiti, mentre le restanti vengono indirizzate verso un messaggio di rifiuto personalizzato con il marchio dell'ente.

Successivamente, gestisce la griglia di valutazione, distribuisce le domande ai revisori, escludendo quelli con conflitti di interesse, e redige l’elenco dei candidati preselezionati sulla base dei punteggi ottenuti anziché di un foglio di calcolo, trasmettendo una raccomandazione documentata alla fase di assegnazione del ciclo di gestione della sovvenzione.