Come gestiamo il volontariato alla luce delle diverse normative locali?

Una politica unica e globale in materia di volontariato è la soluzione più diffusa, ma presenta due problemi contemporaneamente: risulta troppo restrittiva laddove le norme locali sono permissive e non conforme laddove queste ultime non lo sono.

Tre ambiti in cui la variazione è reale.

Se i dipendenti possano svolgere attività di volontariato per conto del proprio datore di lavoro. Questo aspetto spesso sorprende. Negli Stati Uniti, il Fair Labor Standards Act non consente ai dipendenti di prestare servizi di volontariato a un datore di lavoro del settore privato a scopo di lucro, e le linee guida del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti in materia di salari e orari di lavoro considerano tale tempo come ore lavorative retribuite qualora l’attività di volontariato sia dello stesso tipo di lavoro per cui il dipendente viene retribuito, qualora il datore di lavoro la diriga o la controlli, oppure qualora il servizio non sia offerto liberamente senza coercizione o pressioni indebite. Un programma che organizzi giornate di volontariato interno negli Stati Uniti deve essere strutturato tenendo conto di questo aspetto.

Permessi retribuiti per il volontariato. Non esiste uno standard comune. Alcune giurisdizioni prevedono il congedo o la continuazione della retribuzione per specifici ruoli civici, altre lasciano la decisione interamente al datore di lavoro, mentre il diritto al permesso per il volontariato a livello aziendale si aggiunge a quanto già previsto dalla legislazione locale. È opportuno verificare la situazione paese per paese, piuttosto che dare per scontato che tale diritto sia uniforme.

Dati dei dipendenti. La registrazione di chi si è offerto volontario, quando e presso quale organizzazione costituisce un trattamento di dati personali dei dipendenti. Nell’Unione Europea ciò fa rientrare il programma negli obblighi in materia di protezione dei dati, compresi i periodi di conservazione e le persone autorizzate a consultare i dati registrati; si tratta dello stesso problema che i programmi di sovvenzioni devono affrontare con i dati dei richiedenti.

Poi c'è l'aspetto pratico, che crea più problemi di quello giuridico.

Le festività non coincidono. Una settimana dedicata al volontariato a livello globale fissata dalla sede centrale potrebbe cadere in un giorno festivo nazionale in un paese, in una festività religiosa in un altro e nel pieno della stagione di punta in un terzo. Stabilire un periodo di diverse settimane anziché una singola data risolve gran parte del problema.

La struttura di riferimento è un unico quadro con configurazione locale: la stessa struttura del programma e gli stessi campi di rendicontazione ovunque, mentre le attività ammissibili, l’iter di approvazione e il calendario sono definiti a livello regionale.

È proprio una piattaforma software dedicata al volontariato aziendale a rendere tutto ciò fattibile: un unico quadro di riferimento valido in tutte le regioni senza compromettere l’autonomia locale, moduli e opportunità disponibili nelle lingue effettivamente utilizzate nelle vostre sedi, e un percorso di approvazione configurato a livello regionale anziché centralizzato.

Ciò che nessuna piattaforma è in grado di fare è illustrarvi quali siano le norme locali. Questo aspetto spetta al vostro referente legale o delle risorse umane in ciascun Paese, ed è opportuno chiarirlo prima del lancio del programma piuttosto che dopo il primo reclamo.