Come si convertono gli importi delle sovvenzioni da una valuta all’altra?

Una sovvenzione internazionale viene concordata in una valuta e spesa in un’altra, ed è proprio nella discrepanza tra questi due aspetti che sorgono i problemi di rendicontazione.

La prima questione da chiarire è quale data determini il tasso. Ci sono tre possibili date, che danno risposte diverse: la data della decisione di concessione, la data di erogazione dei fondi e la data di rendicontazione da parte del beneficiario. Una sovvenzione approvata a un tasso, erogata tre mesi dopo a un altro e rendicontata a un terzo produce tre cifre giustificabili per la stessa sovvenzione, e un team finanziario che non riesce a riconciliarle.

Scegline una, indicala nell’accordo di sovvenzione e applicala in modo uniforme a tutto il portafoglio. La scelta conta meno della coerenza.

A questo punto occorre decidere chi si assume il rischio. Il Council on Foundations illustra gli approcci standard alle fluttuazioni valutarie nel settore delle sovvenzioni internazionali: il pagamento anticipato dell’intero importo, il deposito in un conto di garanzia al tasso concordato in sede di negoziazione o la copertura del rischio per tutta la durata della sovvenzione. Ciascuna di queste opzioni attribuisce il rischio a soggetti diversi. Ciò che non è ammesso è lasciare la questione indefinita, poiché in tal caso il beneficiario si fa carico del rischio per default e si rende conto della differenza a metà del progetto.

Vale la pena menzionare due perdite operative, poiché sono evitabili.

Doppia conversione. I fondi convertiti due volte prima di arrivare al beneficiario, solitamente tramite una valuta o un conto intermedio, subiscono una perdita di margine ad ogni fase. Le linee guida finanziarie pubblicate per i beneficiari dei sussidi UK Aid Match segnalano questo fenomeno come un costo ricorrente e superfluo.

Tassi sfavorevoli da parte dell’istituto sbagliato. Le stesse linee guida segnalano che i beneficiari ottengono tassi significativamente peggiori se effettuano la conversione tramite banche locali anziché internazionali. Un finanziatore può aiutare semplicemente sollevando la questione prima del primo pagamento.

Ai fini della rendicontazione, conservate entrambi gli importi. L’importo nella valuta del beneficiario corrisponde a quanto questi ha effettivamente speso e a quanto risulta dalla sua contabilità. L’importo nella vostra valuta corrisponde al costo del programma per voi. Se conservate solo l’importo convertito, non potrete mai rispondere a domande relative al progetto stesso.

Una piattaforma software per la gestione delle sovvenzioni registra l’assegnazione, il pagamento e la rendicontazione nelle rispettive valute, indicando per ciascuna il tasso di cambio e la data, in modo che il totale del portafoglio e la situazione locale di una singola sovvenzione rimangano riconciliabili. È proprio questo che garantisce la comparabilità delle rendicontazioni dei beneficiari quando i partner presentano i propri dati in cinque valute diverse.