Come gestiamo il volontariato dei dipendenti negli uffici locali di piccole dimensioni?

Un programma di volontariato globale viene quasi sempre strutturato in funzione della sede principale, per poi fallire silenziosamente ovunque altrove.

L'ipotesi di progetto prevede un evento di squadra: quaranta persone, un'organizzazione benefica locale partner, una giornata fuori dall'ufficio. In un ufficio nazionale composto da sei persone, quell'evento non può avere luogo. Non ci sono abbastanza persone per partecipare, nessuno ha tempo per organizzarlo e l'unica persona che potrebbe farlo si occupa anche della contabilità e delle risorse umane per la regione.

Ciò che funziona su quella scala è un’impostazione predefinita diversa.

L'individuo prima della collettività. Il fatto che una persona dedichi quattro ore al volontariato è un risultato normale in un ufficio di sei persone. Dovrebbe essere considerato un risultato positivo piuttosto che un fallimento dell'attività di gruppo.

Le competenze contano più della manodopera. Il volontariato basato sulle competenze si adatta alle situazioni in cui le attività di gruppo non lo fanno. Un responsabile finanziario che aiuta un’associazione locale con la contabilità offre un contributo maggiore rispetto alla stessa persona che dipinge un muro, e non richiede un numero minimo di partecipanti.

Individuazione a livello locale, approvazione a livello centrale. La sede centrale non è in grado di individuare partner affidabili in dodici paesi. Chi opera sul campo invece sì, e sa già chi sono gli attori seri a livello locale. Offrite loro un canale per proporre un’iniziativa e ottenere una risposta rapida, piuttosto che un elenco prestabilito che non contiene nulla nel raggio di 300 chilometri.

Due cose da evitare.

Non giudicate i siti più piccoli in base al numero assoluto di partecipanti. Dieci ore di lavoro da un ufficio di sei persone rappresentano una percentuale più alta rispetto a quattrocento ore da un sito di ottocento persone, e riportare solo i totali fa sembrare gli uffici più piccoli inattivi, quando invece spesso sono proprio quelli più coinvolti.

Non creare la figura del coordinatore locale. In un piccolo ufficio, questo ruolo finisce per ricadere su qualcuno che ha già due incarichi, e il programma si interrompe il giorno stesso in cui quella persona se ne va.

Un diritto garantito è più utile di una campagna. Il permesso per il volontariato elimina il conflitto con il lavoro retribuito, che si fa più acuto quando nel team non c’è margine di manovra.

Una piattaforma software dedicata al volontariato aziendale consente di gestire un unico programma su diverse scale: un unico quadro di riferimento e un unico insieme di campi di rendicontazione validi per tutte le regioni, senza compromettere l’autonomia locale, con attività individuali e basate sulle competenze nelle sedi più piccole ed eventi di gruppo laddove l’organico lo consenta. Le ore e le competenze impiegate vengono aggregate in modo identico indipendentemente dal formato, ed è proprio su questo che si basa il monitoraggio tra le diverse sedi.