Come la Lotteria Nazionale è passata da SharePoint a Optimy
Lotteria Nazionale (Loterie Nationale)
La Lotteria Nazionale Belga è stata fondata nel 1934 con la missione di organizzare lotterie pubbliche, scommesse, concorsi e giochi d’azzardo nell’interesse pubblico. Grazie ai contributi di milioni di giocatori, la Lotteria premia i vincitori e sostiene vari progetti sociali e cause benefiche. Con un budget annuale destinato alla beneficenza pari a 345 milioni di euro, destinato alla cultura, allo sport, alle scienze, alla lotta alla povertà e allo sviluppo sostenibile, la Lotteria gestisce un ampio e complesso portafoglio di sponsorizzazioni e sovvenzioni, in parte sotto la supervisione del governo e soggetto a rigorosi controlli normativi.
Paese: Belgio | Bilancio annuale: 345 milioni di euro | Progetti gestiti: oltre 15.000 dal lancio del sistema
Un sistema basato su SharePoint incapace di soddisfare i requisiti normativi e operativi
Il precedente sistema basato su SharePoint era profondamente integrato nella struttura federale della Lotteria, ma non soddisfaceva i requisiti di flessibilità e conformità necessari. Gestire centinaia di progetti all’anno con un backend incapace di adattarsi ai rigidi controlli governativi era insostenibile.
- Il backend di SharePoint non è sufficiente a soddisfare i rigorosi requisiti normativi e di conformità federale
- Oltre 100 progetti gestiti ogni anno in cinque settori di beneficenza senza uno strumento unificato
- Le attività amministrative vengono ancora gestite nel vecchio backend, creando duplicazioni e complessità
- È necessario trasferire quasi 30 anni di dati relativi ai progetti in un nuovo sistema conforme alle normative
Una migrazione graduale — dal front-end al backend pienamente conforme
Il passaggio a Optimy effettuato in due fasi ben definite. Innanzitutto, è stata implementata l’interfaccia utente intuitiva Optimy per la raccolta delle domande di sovvenzione. Successivamente, nell’arco di quasi un anno, è stato sviluppato uno strumento di backend personalizzato per garantire la conformità alle normative statali e il database, che copriva un arco temporale di 30 anni, è stato completamente migrato.
- Fase 1: Raccolta delle domande in formato digitale: è stato implementato il front-end Optimy per raccogliere le domande di sovvenzione in formato digitale, sostituendo immediatamente il processo precedente.
- Fase 2: Backend normativo personalizzato: un backend su misura, realizzato in stretta collaborazione con il team della Lotteria nell'arco di circa 12 mesi, per garantire la piena conformità ai controlli governativi.
- Migrazione di un database con 30 anni di dati: quasi tre decenni di storia del progetto sono stati migrati con successo, preservando la memoria istituzionale senza alcuna perdita di dati.
- Modulo di convalida e valutazione delle commissioni: le convalide esterne delle commissioni vengono gestite in modo trasparente in Optimy; i progetti interni vengono gestiti tramite il modulo di valutazione della piattaforma.
Oltre 15.000 progetti gestiti — e il numero è in crescita
Da quando è entrata pienamente in funzione nel 2023, la Lotteria Nazionale ha registrato un aumento significativo del volume dei progetti rispetto all’era di SharePoint. La piattaforma funge ora da hub centrale per tutte le attività di gestione delle sponsorizzazioni e delle sovvenzioni, con trasparenza, tracciabilità e conformità integrate fin dall’inizio.
Bilancio annuale di 345 milioni di euro
Sovvenzioni benefiche in 5 settori gestite tramite Optimy
15,000+
Da quando è stato lanciato — un aumento significativo rispetto all’era di SharePoint
Completo
database conservato dal sistema precedente
Stato
Conforme (backend personalizzato realizzato per soddisfare tutti i requisiti normativi federali)
La facilità d'uso e la flessibilità offerte da Optimy ci Optimy di personalizzarlo continuamente. Questa adattabilità è fondamentale per costruire il nostro flusso di lavoro unico, caratterizzato da processi molto rigorosi, dato che siamo parzialmente soggetti al controllo del governo.
Responsabile dei processi PSD — Loterie Nationale
Un ente pubblico con un bilancio annuale di 345 milioni di euro ha sostituito un sistema SharePoint in uso da 30 anni con una Optimy pienamente conforme, scalabile e flessibile, che copre sia le sponsorizzazioni che le sovvenzioni.
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