In che modo l’UNIL supporta 190 unità di ricerca con Optimy
Università di Losanna (UNIL)
L’Università di Losanna (UNIL), con sede a Losanna, in Svizzera, conta oltre 190 unità di ricerca che abbracciano i più svariati ambiti accademici. Alcuni di questi progetti di ricerca richiedono un’approvazione etica istituzionale, concessa dalla Commissione Etica della Ricerca. L’UNIL dispone di otto commissioni — una per ogni facoltà — ciascuna con un rappresentante incaricato di comunicare le decisioni. Nel 2019, l’UNIL ha deciso di implementare una soluzione digitale per gestire il proprio processo di approvazione etica. È stato allora che ha scoperto Optimy.
Paese: Svizzera | Unità di ricerca: oltre 190 | Facoltà: 8 commissioni
50 richieste relative all'etica per semestre — con inserimento manuale dei dati e scambi di e-mail
Ogni semestre, la commissione riceve circa 50 richieste di convalida etica, ciascuna delle quali richiede un rigoroso processo di revisione in più fasi prima che possa essere rilasciato un certificato di conformità etica. Gestire tutto ciò tramite inserimenti manuali e catene di e-mail sparse richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori.
- circa 50 richieste di convalida etica per semestre, ciascuna delle quali richiede un processo di revisione strutturato
- L'inserimento manuale dei dati e il coordinamento tramite e-mail fanno perdere tempo al team delle commissioni
- Difficoltà nel condividere file e nel collaborare tra le diverse commissioni di facoltà
- Necessità di strumenti di comunicazione e gestione dei documenti più efficaci — idealmente in un’unica piattaforma
Un processo di revisione chiaro e tracciabile, con funzionalità di collaborazione in team integrate
Optimy alla Commissione Etica della Ricerca dell’UNIL un flusso di lavoro digitale strutturato che copre l’intero ciclo di convalida, dalla domanda iniziale alla revisione, alla decisione e alla certificazione. I membri della Commissione possono ora collaborare, condividere file e generare documenti direttamente all’interno dello strumento, con un supporto proattivo dedicato al successo del cliente sempre a disposizione.
- Flusso di lavoro strutturato per la revisione etica: ogni richiesta segue un processo definito e tracciabile, garantendo una valutazione coerente e una chiara tracciabilità per ogni progetto sottoposto a revisione.
- Condivisione di file e creazione di documenti all’interno della piattaforma: i membri della commissione condividono i file pertinenti e creano nuovi documenti a partire da modelli direttamente in Optimy senza bisogno di ricorrere a piattaforme di terze parti.
- Strumenti per la gestione dei team e la delega delle attività: creazione semplice di team, responsabili di team e attività delegate, garantendo a tutti chiarezza sulle responsabilità senza attriti.
- Assistenza proattiva per il successo dei clienti: quando sono necessari cambiamenti o adeguamenti di ampia portata, il responsabile di account dedicato (William) risponde prontamente — un servizio che il coordinatore delle commissioni ha definito “capace di cambiare la vita”.
Tutto ciò che è reperibile — e un processo di cui il team non potrebbe fare a meno
Da quando ha adottato Optimy, il team della commissione dell’UNIL ha risparmiato molto tempo nell’inserimento manuale dei dati, ha definito un processo di revisione più chiaro e ha facilitato la collaborazione tra tutti i membri della commissione, consentendo loro di portare avanti lo sviluppo di un progetto in qualsiasi fase. Il coordinatore sottolinea che, senza Optimy, il carico di lavoro non sarebbe stato semplicemente gestibile.
Oltre 190 unità di ricerca
In tutte le diverse facoltà dell'UNIL
8 commissioni
Uno per ogni facoltà, tutti gestiti tramite Optimy
50 richieste relative all'etica per semestre
Gestiti in modo sistematico — ciascuno con una chiara traccia di controllo
Nessun file perso
Tutto è reperibile — nessun documento è andato perso o è stato smarrito
Questo strumento ci permette di esaminare un maggior numero di progetti in modo più efficace. È davvero utile per tenere traccia di ogni progetto e risalire alla valutazione che è stata effettuata. Ora, grazie a Optimy, tutto è facilmente reperibile — e senza questo strumento non ce l'avremmo mai fatta.
Coordinatore della Commissione — UNIL
La Commissione per l'etica della ricerca dell'UNIL gestisce ora oltre 50 richieste a semestre con piena tracciabilità, collaborazione in team e generazione di documenti — il tutto su un'unica piattaforma che definiscono indispensabile.
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