Comment la Fondation Hatt-Bucher a numérisé ses processus de gestion des subventions grâce à Optimy

Les défis

Avant d'adopter la solution Optimy, la Fondation Hatt-Bucher se voyait confrontée à plusieurs défis conséquents. La fondation recevait chaque année environ 1 000 demandes sur papier, ce qui rendait le processus fastidieux et chronophage. Le traitement d'un grand nombre de documents, y compris des pièces justificatives détaillées, nécessitait un travail manuel important. 

Notre solution

La fondation a opté pour Optimy sur la base de fortes recommandations de plusieurs organismes subventionnaires homologues et d'une comparaison approfondie avec d'autres solutions. Optimy a pu se distinguer par la flexibilité de sa solution ainsi que par son rapport coût-efficacité. Les principaux aspects de la solution comprenaient la numérisation des demandes, afin d'éliminer le besoin de stockage physique et de réduire considérablement la consommation de papier. L'enregistrement des données et des informations de paiement, ainsi que la synthèse par les demandeurs, ont permis d'alléger la charge de travail du personnel. L'intégration de toutes les demandes dans une plateforme numérique unique a facilité la gestion et le suivi des demandes. Une formation complète et un service d'assistance disponible tout au long du processus ont permis d'assurer une transition en douceur et de résoudre tout problème dans les plus brefs délais.

Les résultats

Malgré les défis posés par la gestion de ce projet de numérisation, la mise en œuvre de Optimy a donné des résultats impressionnants. De nombreux candidats ont exprimé leur satisfaction quant à l'efficacité et à la commodité accrues du système. La fondation a considérablement réduit sa consommation de papier, contribuant ainsi à la durabilité environnementale. La charge de travail administratif, en particulier pour Monica,
une employée de la fondation, a été réduite de 40 %, ce qui a permis à l'équipe de se concentrer sur de nouveaux projets et initiatives. La fondation envoie désormais environ 1 000 courriels par an faisant part des décisions concernant les demandes, ce qui garantit une communication efficace et opportune avec les candidats. 

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