Comment la Fondation Alstom optimise la sélection de ses partenaires à l'échelle mondiale grâce à Optimy
Fondation Alstom
Créée en 2007, la Fondation Alstom a pour mission d’améliorer la qualité de vie des communautés vivant à proximité des sites d’activité d’Alstom. La Fondation soutient dans le monde entier des projets visant à améliorer le niveau de vie, autour de quatre axes : le développement économique et social ; la protection de l'environnement ; l'accès à l'énergie et à l'eau ; et l'accès à la mobilité. Chaque année, la Fondation sélectionne les idées de projets les plus originales et les plus intéressantes proposées par les collaborateurs — qu'il s'agisse d'améliorer le transport des produits agricoles au Vietnam ou de développer l'énergie solaire pour un village d'enfants en Algérie.
année de création : 2007 | périmètre d'action : mondial (communautés situées à proximité des sites d'Alstom)
Un programme mondial ne comportant pas de processus centralisé de sélection des partenaires
La gestion d'un programme mondial de subventions dans le cadre duquel des ONG soumettent des demandes provenant de différentes régions — avec des informations hétérogènes et en l'absence de base de données centralisée — rendait très difficile la sélection des meilleurs partenaires sur la base de données comparables et fiables. Ce processus manuel était également coûteux, puisqu'il nécessitait l'intervention d'un stagiaire dédié à la gestion des demandes.
- Il n'existe pas de registre centralisé des demandes des ONG — les réponses varient d'une région à l'autre
- Il est difficile d'extraire des résumés cohérents à des fins d'évaluation comparative et d'établissement de rapports
- Il fallait faire appel à un stagiaire dédié pour gérer le processus de soumission, ce qui entraînait des coûts et des frais généraux supplémentaires
- La sélection des partenaires n'était pas entièrement fondée sur des données — elle reposait trop sur des informations incomplètes et saisies manuellement
Une base de données centrale sur les ONG — contenant des informations cohérentes, des résumés et permettant une sélection fondée sur les données
L'adoption Optimy la plateforme de gestion des subventions Optimy a permis à la Fondation Alstom de disposer d'un référentiel centralisé où toute ONG soumettant une demande doit respecter des directives claires. Cette cohérence a permis à la fondation de recueillir des réponses comparables, d'extraire des synthèses pour ses rapports et de prendre des décisions concernant ses partenaires en s'appuyant sur des données, tout en réduisant considérablement ses coûts opérationnels.
- Répertoire centralisé des demandes des ONG : toutes les organisations qui soumettent des demandes suivent les mêmes directives structurées, ce qui permet d'obtenir des réponses cohérentes et comparables dans toutes les régions du monde.
- Résumés exploitables pour les rapports : les données transmises par les chefs de projet sont exportées sous forme de résumés directement réutilisables dans d’autres rapports, ce qui permet d’harmoniser la documentation relative aux décisions de la Fondation.
- Sélection des partenaires fondée sur les données : choisir les meilleurs partenaires de projet en s'appuyant sur des informations complètes, exactes et comparables, afin d'améliorer la qualité des décisions et l'alignement stratégique.
- Plus besoin de faire appel à un stagiaire dédié : l'automatisation des processus a rendu inutile le recours à un stagiaire à temps plein pour gérer les soumissions, ce qui a permis de réaliser des économies directes tout en améliorant l'efficacité.
Davantage de propositions, de meilleures décisions et un poste à temps plein en moins à pourvoir
Depuis l'adoption Optimy, la Fondation Alstom a constaté une augmentation notable du nombre d'organisations soumettant des demandes : ce processus numérique et accessible a réduit les obstacles à la participation. La qualité de la sélection s'est améliorée et les coûts opérationnels ont baissé grâce à la suppression du poste de stagiaire.
Fondée en 2007
Soutenir les communautés situées à proximité des sites d'Alstom à travers le monde
4 piliers stratégiques
Économie, environnement, énergie/eau et mobilité
Plus de contributions
La numérisation des procédures a entraîné une augmentation du nombre de demandes reçues de la part des ONG
Suppression des coûts liés aux stagiaires
Ce n'est plus nécessaire : l'automatisation prend en charge ce que le personnel faisait autrefois manuellement
Avant, nous devions embaucher un stagiaire pour nous aider dans ce processus, mais désormais, grâce à Optimy , il n'est plus nécessaire d'y affecter quelqu'un à temps plein.
Secrétaire général — Fondation Alstom
La Fondation Alstom a centralisé les candidatures des ONG du monde entier dans un référentiel unique contenant des données harmonisées, ce qui a permis d'améliorer la qualité de la sélection, d'augmenter le volume des candidatures et de supprimer un poste de stagiaire à temps plein.
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