Comment la Fondation DOEN génère un impact social à grande échelle grâce à Optimy
Fondation DOEN
La Fondation DOEN soutient les pionniers engagés en faveur d’une société verte, sociale et créative — en finançant des initiatives autour de trois thèmes : l’environnement (durabilité planétaire), le social (inclusion et participation) et la créativité (art et culture). En 2020, DOEN a lancé le PostcodeLoterij Buurtfonds, une nouvelle initiative visant à soutenir de petits projets de quartier afin d’améliorer la cohésion communautaire et la qualité de vie. Aujourd’hui, ce fonds traite des centaines de demandes de A à Z grâce à Optimy.
pays : Pays-Bas | thèmes : Environnement, Social, Créativité | fonds : PostcodeLoterij Buurtfonds
Créer un tout nouveau fonds à partir de zéro — avec une flexibilité totale dans le processus
Lors de la création du PostcodeLoterij Buurtfonds, la Fondation DOEN a délibérément choisi de ne pas réutiliser ses processus ni ses systèmes existants. Elle souhaitait concevoir le processus à partir de zéro. La plupart des systèmes de gestion des subventions limitent ce type de liberté dans la conception des processus… jusqu’à ce qu’elle découvre Optimy.
- Ce nouveau fonds nécessitait un processus entièrement sur mesure — et non une simple copie des flux de travail existants de DOEN
- La plupart des applications de gestion des subventions imposent des contraintes à la conception des processus, ce qui limite la flexibilité.
- Un volume élevé de demandes nécessitant un processus de réception et d'examen rationalisé et à l'épreuve des erreurs
- L'équipe devait configurer et ajuster elle-même les processus, sans dépendre du service informatique
Une plateforme entièrement modulable — et des paiements bancaires automatisés dès validation
L'interface flexible et conviviale Optimy a permis à l'équipe de la Fondation DOEN de concevoir son processus de A à Z et de l'adapter au fur et à mesure. Même les collaborateurs les moins à l'aise avec la technologie ont rapidement acquis les compétences nécessaires pour l'utiliser en toute confiance. Au-delà de la conception des processus, l'intégration bancaire Optimy a permis d'automatiser le versement des subventions dès leur approbation, éliminant ainsi la quasi-totalité des tâches manuelles liées aux décaissements.
- Conception de processus entièrement personnalisable : l'équipe a développé de A à Z l'ensemble de l'application PostcodeLoterij Buurtfonds et le processus de validation, en l'adaptant à tout moment pour rester en phase avec la stratégie.
- Intégration des paiements bancaires automatisés : dès qu’un projet est approuvé dans Optimy, un processus automatisé déclenche une communication avec l’environnement bancaire de la Fondation, ce qui réduit au minimum les tâches manuelles liées au versement des fonds.
- Facile à utiliser pour tous les membres de l'équipe : même les collègues les moins à l'aise avec la technologie ont Optimy adopté Optimy — l'interface a été décrite comme capable de convaincre même les utilisateurs les plus réfractaires à la technologie.
- Gestion d'un volume élevé de demandes : des centaines de demandes de projets de quartier gérées de bout en bout — de la réception à la sélection et au paiement —, l'équipe se concentrant sur l'impact plutôt que sur les tâches administratives.
PostcodeLoterij Buurtfonds — un immense succès, fondé sur un processus à toute épreuve
Le PostcodeLoterij Buurtfonds a reçu un grand nombre de candidatures et remplit sa mission, qui consiste à favoriser la cohésion de quartier à travers les Pays-Bas. Grâce à Optimy, l'équipe dispose du temps et de la tranquillité d'esprit nécessaires pour se consacrer entièrement à l'impact social.
100s
Demandes traitées
2020
Lancement d'un fonds de quartier
Auto
Paiements bancaires sous réserve d'acceptation
Libre-service
Modifications apportées aux formulaires et aux processus de travail
Nous sommes nouveaux dans cette opération, et c'est formidable de pouvoir faire des configurations nous-mêmes. Optimy nous permet d'ajuster notre stratégie et de faire des choses que nous n'aurions même pas cru possibles sans un système.
Responsable du développement durable — Fondation DOEN
La Fondation DOEN a mis en place, de A à Z, un tout nouveau fonds de subventions sur Optimy avec des paiements automatisés, des processus configurés en toute autonomie et des centaines de demandes traitées en toute fluidité.
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